Особливості систем спеціального документування

Крім загального діловодства існують спеціальні системи документування, серед яких виділяють судову, військову, дипломатичну і деякі інші різновиди.

Загальне діловодство пов'язують з документуванням загальноуправлінських операцій, що зустрічаються в усіх установах, відомствах, організаціях і відображають зв'язку з підлеглими і вищестоящими установами. Говорячи про спеціальностями діловодство, автори вказують на їх зв'язок з обслуговуванням спеціальних функцій апарату, документуванням окремих операцій в роботі установ і відомств.

Істотними особливостями відрізняється судово-слідча документація, специфіка якої обумовлена неординарністю зафіксованих подій, залежністю від матеріального та процесуального законодавства відповідної епохи. Серед вітчизняних істориків ставлення до групи джерел, що представляли діловодну документацію правоохоронних органів, норою залишається скептичним. Певною мірою це стало наслідком "викривального" настрою російській історіографії кінця 1980-х - 1990-х рр., Яка вважала, що в сталінській Росії терор замінив кримінальне судочинство. Тим самим зумовлювалося думка про ущербність судової статистики, документів органів юстиції та прокуратури. Проте навіть з урахуванням того, що в таких документах фіксувалася не норма, а відхилення від неї (свого роду патологія), судово-слідчі матеріали дозволяють реконструювати і самі норми (правові та моральні), і політику влади щодо їх підтримки. Розглянута в комплексі і критично проаналізована, судово-слідча документація являє собою унікальний джерело, що відображає різні аспекти взаємин людини з владою, соціальні протиріччя. Розглянуті поза контекстом окремі документи (наприклад, обвинувальний висновок чи вирок) можуть призвести до помилкових висновків.

Важливо вивчати весь діловодний масив:

  • - Матеріали попереднього слідства, яке могло тривати протягом декількох років (постанови про обрання запобіжного заходу, ордера та довідки на арешт, протоколи арешту і обшуку);
  • - Матеріали слідчих справ (анкети заарештованих, протоколи допитів та очних ставок, свідчення заарештованих, постанови про закінчення слідства і пред'явлення слідчого діловодства, обвинувальні висновки), в яких відбивалися результати розслідування;
  • - Матеріали судових засідань (вироки, довідки про приведення вироку у виконання).

Далеко не завжди слідчі справи включали весь регламентований законом перелік документів, нерідко містили неточності і недбалості в оформленні - всі ці особливості належить враховувати при роботі.

Основою для порушення слідства міг стати донос. По можливості треба прагнути встановити особу донощика, спонукальні мотиви і ступінь достовірності які у доносі відомостей.

Найбільш дискусійним залишається питання про можливість вилучення достовірних фактів з матеріалів слідчих справ, зокрема, допитів обвинувачених та свідків, свідчень.

С. В. Журавльов пропонує методику подвійний перевірки даних. На першому етапі відомості перепроверяются шляхом зіставлення показань різних заарештованих, які у різних слідчих справах; на другому - дані, отримані на слідстві, аналізуються за допомогою інших джерел, у тому числі документів інших архівних фондів, джерел особового походження. Необхідно зіставлення містяться в матеріалах справ документів з характеристиками, довідками, послужним списком фігурантів.

Слід мати на увазі, що користуватися відомостями з протоколів, зазвичай містили під час масових кампаній стандартний набір звинувачень, не можна без залучення додаткових матеріалів. Важливо також зібрати максимально можливу інформацію про слідчих, які ведуть справу, свідках. Важливим джерелом служать клопотання, скарги, заяви підслідних, спрямовані у вищі органи суду і прокуратури, уряд, партійним керівникам. Велику цінність мають збережені в справах речові докази: фотографії, листівки, щоденники, листи.

Особливу важливість набувають наглядові справи, в яких представлені відомості про подальшу долю обвинуваченого, у тому числі матеріали перегляду складу злочину та реабілітації. Залучення цих документів дає можливість скорегувати тенденційність представлених в слідчих справах матеріалів і сприяє встановленню істини.

Дипломатичні документи, будучи однією з форм дипломатичної діяльності держави, відображають особливості, притаманні політичному і соціально-економічному ладу країни, її мови, культури. Однак загальним для дипломатичній документації є те, що до неї пред'являються особливі вимоги; дотримується техніка дипломатичного листування і враховуються традиції країни перебування. Дипломатичний документ вимагає відповіді, відсутність якого може бути сприйнятий як відповідь негативного характеру.

До числа дипломатичних документів відносяться послання, ноти, меморандуми, листи, телеграми глав держав і урядів з викладенням у них позиції з актуальних проблем: за визнанням незалежності держав, встановленню дипломатичних відносин, протести з приводу дій на міжнародній арені та ін.

Найважливіша роль у дипломатичній практиці належить листуванні, традиційними видами якої є:

  • - Особисті ноти;
  • - Вербальні ноти;
  • - Пам'ятні записки;
  • - Меморандуми.

Специфікою особистих і вербальних нот є включення в їх текст так званих формул ввічливості (компліментів), наприклад: "Прошу Вас, пане Міністр (пан Посол), прийняти запевнення у моїй найвищому повазі". Характер компліменту повинен враховувати принцип взаємності: відомства закордонних справ деяких країн можуть нс використовувати компліменти у своїй дипломатичній переписці.

Найбільш поширений в даний час документ - вербальна нота, в якій викладаються політичні, економічні, науково-технічні проблеми як двостороннього, так і багатостороннього характеру. Зазвичай вербальні ноти починаються і закінчуються компліментом, який може бути опущений, якщо нота містить протест у зв'язку з діями представників посольства або держави, а також в нотах з виразом співчуття.

Під час Другої світової війни, коли обстановка диктувала прийняття главами держав антигітлерівської коаліції термінових і відповідальних рішень, склалася практика обміну між ними особистими листами, посланнями. Зважаючи високого становища відправника і одержувача і великого значення таких документів їх прийнято виділяти в самостійний вид дипломатичного листування. У них також є протокольні формули - звернення і заключний комплімент.

У 1950-і рр. з'явилася практика обміну нотами безпосередньо між урядами. Такі ноти є офіційними документами, незалежно від характеру викладеного в них питання. Як правило, в них компліментів немає. Не вимагають комплиментарного оформлення також пам'ятні записки (передані особисто або спрямовані з кур'єром) і меморандуми.

Багато держав використовують також такі не мають суворої форми дипломатичні документи, як декларації, послання, заяви глав держав, урядів, міністрів закордонних справ, вищих законодавчих органів з питань міжнародних відносин.

Дипломатичний протокол уважно стежить за дотриманням традиційних норм і правил листування, рішуче виступаючи проти їх порушення і нанесення збитку достоїнству країни. Будь-який документ починається зі звернення: точний титул та прізвище особи, якій він адресується, часом не менш важливі, ніж його зміст. Форма звернення в дипломатичному листуванні залежить від конкретного випадку та місцевої практики. Дипломатичні документи ізготовліваются на папері вищої якості, при друкуванні тексту нс допускаються підчистки і виправлення. Від руки пишуться тільки особисті листи напівофіційного характеру. Однак якщо автор хоче проявити до адресата знак особливої уваги, звернення до нього і заключний комплімент пишуться від руки.

Особливості спеціальних делопроизводств слід враховувати при роботі з документацією відповідних відомств.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >