Проблеми організації офісної діяльності

Розгляд структури і функцій офісної діяльності, вироблене вище, вказує на наявність істотно різнорідних і досить численних, але взаємопов'язаних компонентів і процесів. Ефективна реалізація офісної діяльності передбачає забезпечення функціонування цих компонентів і процесів як таких, так і в сукупності, в цілому. Таке завдання в загальному є досить поширеною (принаймні, в рамках системного підходу) і змістовно пов'язана з поняттям "організація".

Помстимося, зокрема, що поняття "організація" носить такий же багатозначний характер, як і поняття "система" і "управління", розглянуті в параграфі 1.1.

Визначення цього поняття в універсальних словниках різному за обсягом і якісним характеристикам. Найбільш повним є зміст визначення, даного в Радянському енциклопедичному словнику.

"Організація (фр. Organisation, від позднелат. Organize - повідомляю стрункий вигляд, влаштовую): 1) внутрішня упорядкованість, узгодженість, взаємодія більш або менш диференційованих і автономних частин цілого, обумовлені його будовою; 2) сукупність процесів або дій, що ведуть до утворення і вдосконалення взаємозв'язків між частинами цілого; 3) об'єднання людей, спільно реалізують програму або мету і діють на основі певних правил і процедур.

Застосовується до біологічних, соціальних і деяким технічним об'єктам, фіксуючи динамічні закономірності, тобто відносяться до функціонування, поведінки і взаємодії частин; зазвичай співвідноситься з поняттями структури, системи, управління "[1].[1]

Виникає питання: яке з наведених значень є первинним, визначальним? На наш погляд, таким є друге (організація як діяльність), у той час як перше виділяє організацію як результат певного роду діяльності (а саме, в сенсі другого значення). Що стосується третього значення, то воно лише підкреслює первинність другого в тому сенсі, що визначає форму існування і функціонування групи людей по реалізації організації в сенсі діяльності.

Організація як діяльність передбачає [2]:[2]

  • - Визначення цілі, завдання (або завдань);
  • - Розробку системи заходів для реалізації мети і поділу завдання на окремі види робіт;
  • - Інтеграцію окремих робіт у відповідних підрозділах, які могли б їх координувати різними засобами, включаючи сюди і формальну ієрархічну структуру;
  • - Мотивацію, взаємодія, поведінка, погляди персоналу, які почасти визначаються заходами, спрямованими на реалізацію поставлених цілей, а почасти ж носять особистий, випадковий характер;
  • - Прийняття рішень, комунікацію, інформаційні потоки, контроль, заохочення і покарання, що мають вирішальне значення для забезпечення виконання поставлених цілей;
  • - Єдину організаційну систему, яка розуміється не як особливий, додатковий ознака, а як внутрішня узгодженість, яка повинна бути досягнута між усіма перерахованими елементами.

Представлене розкриття змісту організації як діяльності вельми широко і неявно містить компоненти організації як результату діяльності. Тому необхідна певна конкретизація з погляду організації офісної діяльності.

Цілі, завдання офісної діяльності визначаються її змістом як процесу, що забезпечує ефективну реалізацію управлінської діяльності в рамках конкретної системи управління. В основному це інформаційне забезпечення управлінської діяльності та забезпечення реалізації прийнятих рішень.

Розробка системи заходів для реалізації мети і поділу завдань на окремі види робіт стосовно до тільки що певним цілям і завданням офісної діяльності передбачає визначення всього складу конкретних функцій інформаційного обслуговування управлінської діяльності в рамках її конкретних просторових і часових характеристик, виділення відповідних завдань, робіт, процедур і операцій з урахуванням послідовності їх виконання і взаємозв'язків.

Інтеграція окремих робіт у відповідних підрозділах здійснюється з урахуванням насамперед просторових характеристик управлінської діяльності та передбачає розподіл виявленої сукупності завдань, робіт, процедур і операцій за відповідними просторовим компонентам (структурним підрозділам) з подальшою їх концентрацією та інтеграцією з метою ефективної реалізації.

Мотивація, взаємодія, поведінка, погляди персоналу визначаються відповідно до кадровими характеристиками необхідної офісної діяльності і багато в чому залежать від необхідної кваліфікаційної підтримки виявленого складу завдань, робіт, процедур і операцій інформаційного обслуговування управлінської діяльності.

Прийняття рішень, комунікації, інформаційні потоки, контроль, заохочення і покарання - ця складова, на перший погляд, відноситься до власне процесу прийняття управлінських рішень для впливу на керований процес, але оскільки ми прийняли положення про те, що офісна діяльність є багато в чому процес управління управлінською діяльністю, то перераховані елементи організації повинні мати місце і розроблятися відповідним чином.

Єдина організаційна система офісної діяльності передбачає зведення воєдино всіх перерахованих компонентів її організації в рамках функціонування офісу у всіх його проявах.

Формулювання і рішення перерахованих проблем організації офісної діяльності в силу їх багатогранності вимагають визначення тієї складової розглянутого процесу забезпечення управлінської діяльності, в якій вони отримують найбільш концентроване втілення. З урахуванням того, що багато в чому організація офісної діяльності пов'язана з визначенням і реалізацією завдань, робіт, процедур і операцій інформаційного обслуговування управлінської діяльності, такої складової є системи і технології документаційного забезпечення управління.

  • [1] Організація // Радянський енциклопедичний словник. М .: Радянська енциклопедія, 1984. С. 931.
  • [2] Гвишиани Д. М. Організація і управління. М .: Наука, 1972.
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >