ОСОБЛИВОСТІ ОФОРМЛЕННЯ НАЙБІЛЬШ ПОШИРЕНИХ ВИДІВ ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВ

На практиці склався перелік найбільш вживаних в управлінській діяльності видів і різновидів документів, які в різний час називалися "адміністративні", "загальноуправлінського", а пізніше - "організаційно-розпорядчі". Перелік цих документів знайшов відображення в Загальноросійському класифікаторі управлінської документації (ОКУД), Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації, Основних положеннях ГСДОУ. У них згадуються такі організаційно-розпорядчі документи, як лист, телефонограма, протокол, акт, доповідна і пояснювальна записки, довідка, заява, довіреність, постанову, рішення, розпорядження, наказ, вказівку і ін.

При всьому різноманітті їх змісту, за кожним з них історично закріпилися певні правила оформлення. Переважна більшість документів, що відправляються з організацій і направляються їм, є інформаційно-довідковими; в них міститься інформація про фактичний стан справ. До інформаційно-довідкових документів належать:

  • - Довідки;
  • - Акти;
  • - Доповідні і пояснювальні записки;
  • - Протоколи;
  • - Заяви та ін.

Протоколи

Протокол - управлінський документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень кількома особами. Обов'язковому протоколюванню підлягають засідання постійно діючих і тимчасових колегіальних органів: колегій міністерств, відомств, зборів трудового колективу, загальних зборів, зборів акціонерів, засідання Ради директорів (засновників).

Проект протоколу складається безпосередньо під час засідання, зміст виступів конспектує, стенографується або фіксується при веденні аудіо- або відеозаписи. Повне оформлення протоколу, як правило, проводиться пізніше. По повноті висвітлення ходу засідання протоколи можуть бути повними і короткими.

Протокол оформляється на бланку для внутрішніх документів або на чистому аркуші паперу, на якому вказується:

  • - вид документа;
  • - Дата;
  • - Номер;
  • - Гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню);
  • - Найменування заходи;
  • - Склад присутніх, у тому числі що підтверджує правомочність його проведення;
  • - Заголовок заходи (порядок денний);
  • - Текст;
  • - Підписи усіх присутніх або тільки двох: голови і секретаря;
  • - Позначка про направлення в справу.

На протоколі проставляється дата засідання, а не остаточного оформлення та підписання протоколу. Якщо захід триває декілька днів, то ставляться дати його початку та закінчення через тире. Номер протоколу зазвичай є порядковим номером засідання колегіального органу протягом року.

Структура протоколу складається з двох частин: перша - заголовна (вступна), містить вказівки голови, секретаря, присутніх, запрошених і порядок денний; друга - основна, фіксує хід засідання, підписи учасників.

Основна частина тексту повного протоколу будується по розділах відповідних пунктах порядку денного. Текст кожного розділу будується в наступній послідовності:

Словом СЛУХАЛИ: починається розділ по кожному пункту порядку денного. Перед ним ставиться номер питання порядку денного. Ці слова пишуться прописними буквами, кожне з нового рядка, після них ставиться двокрапка, таким чином, вони візуально розбивають текст на самостійні логічні частини.

Після двокрапки вказують прізвище та ініціали виступаючих і через тире - короткий виклад тексту виступу. Зміст виступів викладається від третьої особи однини. Якщо є тексти або тези доповідей, виступів, вони не записуються в протокол, а після прізвища виступив вказується: "текст (доповіді, виступи) додається".

Якщо в ході обговорення задавалися питання, вони повинні бути зафіксовані в повному протоколі разом з відповідями. Записи робляться в лаконічній формі в частині ВИСТУПИЛИ:

Завершальна частина розділу по кожному пункту порядку денного ВИРІШИЛИ: - запис ухваленого з обговорюваного питання рішення (постанови). Ця частина тексту зазначається в протоколі повністю, оскільки є найбільш важливою його частиною. Рішення, які містять кілька питань, поділяються на пункти та підпункти.

При виборах посадових осіб у протоколі зазначаються і результати голосування по кожній кандидатурі.

Учасник наради або засідання може представити особливу думку з ухваленим рішенням. Зміст особливої думки записується в протокол після запису відповідного рішення. У протоколі може бути пункт про затвердження обсуждавшегося документа, який додається до протоколу і має посилання на його номер і дату.

У короткому протоколі вказуються тільки розглянуті питання, прізвища тих, хто брав участь в обговоренні, і прийняті рішення. Однак, на розсуд зборів або його голови, особливі думки або важливі виступи можуть бути внесені повністю і в короткий протокол. Короткий протокол допустимо тільки при наявності стенограм або коли тексти доповідей і виступів додаються. Коротко протоколюються також оперативні наради.

Рішення колегіальних органів, прийняті на засіданні, доводяться до відома виконавців та інших зацікавлених осіб і співробітників у вигляді розпорядчих документів - рішень (постанов), у вигляді копії самого протоколу, або у вигляді виписки з протоколу або з пунктів рішень.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >