Попередній розгляд документів

Для диспетчеризації (розподілу по виконавцях) більшості документів недостатньо знайомства з заголовком, потрібно хоча б побіжно ознайомитися з їх змістом. У цьому випадку значним резервом скорочення термінів і інстанцій проходження документів, що надходять є рекомендований ГСДОУ попередній розгляд. Воно може проводитися в службі ДОП на основі делегування керівником прав і полягає у самостійному розподілі довіреною співробітником документів на потоки - для обов'язкового розгляду керівником і направляються безпосередньо в структурні підрозділи виконавцям. При диспетчеризації поступили документів враховується:

  • - Важливість змісту;
  • - Вид документа (закон, розпорядження, лист, звіт і т.д.);
  • - Складність і новизна поставлених питань;
  • - Авторство, тобто суспільне становище особи, автора документа, місце установи-відправника в структурі управління, роль громадської організації в житті суспільства;
  • - Реальна терміновість виконання документа.

Ефективну допомогу при попередньому розгляді кореспонденції чинить використання внутрішніх довідкових матеріалів:

  • - Примірного переліку документів, що вимагають обов'язкового розгляду керівництвом;
  • - Переліку посадових осіб та їх обов'язків;
  • - Технологічних графічних схем послідовності експедиційної обробки та розподілу різних вступників документів і т.д.

Керівництву слід направляти тільки документи, отримані з адміністрації Президента, урядових органів, органів представницької і виконавчої влади, документи вищих управлінських організацій, скарги на дії підлеглих посадових осіб.

Керівник, як правило, не повинен особисто приймати документи від відвідувачів, підлеглих, представників інших організацій. У кожному разі служба ДОУ повинна бути повідомлена, кому документ визначений на виконання і яке рішення керівником прийнято і зафіксовано в резолюції, а самі документи повинні бути зареєстровані, в тому числі і для подальшого інформування зацікавлених організацій за їх запитами про хід виконання документів.

Розгляд кореспонденції керівником

Зазвичай застосовується наступний порядок розгляду:

  • - Документи передаються керівником та відвідувачами на його прохання секретарю;
  • - Секретарі керівників по мірі надходження до них документів від керівників заповнюють спеціальну інформаційну форму (лист, картку, екранний формат), в яку вносять відомості про номер і дату документа, змісті резолюції, терміні виконання і виконавця (підрозділі), якому передає документ на виконання ;
  • - Наприкінці робочого для інформаційні листи секретарів всіх керівників надходять в службу документаційного забезпечення і на їх підставі доповнюються відомості в інформаційно-пошуковій системі організації. Така технологія в діловодної практиці отримала назву "переметка" (рис. 10.1).

Керівники не повинні затримувати документи, залишати їх у себе на невизначений термін; документи повинні бути розглянуті в день їх надходження і в той же день, як виняток - на наступний день, повернуті в службу ДОУ для внесення необхідних відомостей до бази даних.

Зразок заповнення інформаційного листка

Рис. 10.1. Зразок заповнення інформаційного листка

При призначенні в резолюції керівника кількох виконавців документ передається відповідальному виконавцю. Необхідність розмноження документа для його виконання і кількості копій визначається особою, що організує виконання - відповідальним виконавцем або керівником в процесі розгляду документа.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >