Передача документів в структурні підрозділи

Для цього реалізуються декілька технологій, іноді паралельно. Для звичайної кореспонденції в службі ДОП застосовуються сортувальні осередку, аналогічні поштовим, де кожному підрозділу відводиться своя промаркована осередок. Документи з осередків у певний час, у відповідності з графіком роботи служби ДОП, забирають співробітники підрозділів самостійно.

Більш важливі документи, документи з обмеженим доступом розносять з дотриманням точного графіка співробітники служби ДОУ (рис. 10.2). При цьому вони ж забирають у підрозділах і документи, призначені до відправки.

У разі великої терміновості або конфіденційності виробляється разова доставка документів конкретному виконавцю (службою ДОП, секретарем підрозділу, викликається виконавець для отримання документа). Як правило, документи передаються всередині організації без розписки, але для конфіденційних документів, термінових, особливо важливих документів вона обов'язкова. Для цього використовують розносні книги спрощеного графления або другі примірники реєстраційних карток (рис. 10.3). При експлуатації системи комп'ютерної реєстрації документів та автоматизованого документообігу в нормативних методичних документах (інструкціях) повинен бути обговорений спосіб передачі інформації виконавцю: електронну копію документа через комп'ютерну мережу або безпосередньо сам виконуваний документ.

Зразок графіка доставки документів

Рис. 10.2. Зразок графіка доставки документів

Зразок графления розносної книги

Рис. 10.3. Зразок графления розносної книги

Обробка вступників документів може вважатися оптимальною, якщо документ надходить до кінцевого виконавцю протягом наступного дня після його отримання організацією.

Обробка отправляемой кореспонденції

Телефонограми, факсограми, електронні документи зазвичай надсилаються самостійно, безпосередньо з робочих місць, якщо керівництво організації не приймає рішення про підконтрольний службі ДОП централізованої розсилці всіх вихідних документів.

Паперові документи, у тому числі і телеграми, відправляються, як правило, централізовано через експедицію. Відправка документів поштою або передача їх за допомогою кур'єрів (співробітників) вирішується виходячи з конкретної ситуації. При відправці для експедиційної обробки повинні прийматися тільки повністю оформлені, підписані та зареєстровані документи.

На документ, що розсилається більш ніж у чотири адреси, виконавець готує список на розсилку. Після реєстрації документа силами служби ДОУ або виконавцем (це повинно обумовлюватись інструкціях з ДОП) організовується його розмноження у кількості примірників, що забезпечують відправку по всіх вказаними адресами розсилки і збереженні обов'язкового примірника.

Виконавець визначає індекс справи, в яку повинен бути підшитий контрольний примірник документа, що містить позначки про узгодження, і проставляє на ньому відмітку про направлення у справу; якщо документ є відповіддю, то документ-запит здається при реєстрації разом з відповідним документом.

При вирішенні оперативних питань по телефону або особисто на виконаному документі і в реєстраційно-контрольної формі виконавець робить оцінку, що містить вичерпні відомості про виконання, наприклад:

Недооформлені, неправильно оформлені і некомплектні документи службою ДОП повинні повертатися виконавцям.

Документи, що підлягають відправці, повинні оброблятися в день їх надходження в службу ДОУ. При цьому додатково перевіряється:

  • - Наявність адрес розсилки на самому документі або на окремому аркуші;
  • - Наявність необхідного числа копій, без урахування примірника, що залишається в офісі;
  • - Уточнюється форма відправки кореспонденції: кур'єрська, телеграфний, електронна, електрографічний (факс), поштовий. В останньому випадку важливий вид поштового відправлення: бандероль, просте, замовлене, цінний лист.

Співробітник, що здійснює відправку кореспонденції, зазвичай формує єдине поштове відправлення, якщо кілька авторів відправляють документи одному адресату.

Експедиційна обробка документів, що відправляються включає в себе:

  • - Сортування пошти по кореспондентам;
  • - Упаковку та оформлення поштового відправлення;
  • - Передачу кореспонденції у відділення зв'язку.

Відправка документів на машинних носіях, посилок і бандеролей повинна проводитися в упаковці, відповідної технічним вимогам і схоронності носіїв і записаної на них інформації. Відповідальність за упаковку документів повинен нести виконавець документа спільно зі службою ДОП. Обов'язкова супровідна документація до документів на машинних носіях, посилок і бандеролей проходить експедиційну обробку на загальних підставах.

Упаковка та оформлення кореспонденції здійснюється у відповідності з діючими поштовими правилами і повинна проводитися в той же день або не пізніше першої половини наступного робочого дня.

Оформлення та відправлення службових телеграм повинно здійснюватися протягом години після їх реєстрації в службі ДОП.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >