Документообіг виконавця

При налагодженні системи внутрішнього документообігу найважливішою частиною є організація роботи з документами безпосередніх виконавців на робочих місцях в структурних підрозділах.

Виконавці отримують документи не тільки відповідно до резолюцій керівників організації, а й відповідно до вказівок безпосередніх керівників структурних підрозділів, з урахуванням функціональних обов'язків, кваліфікації та рівномірності завантаження співробітників. Тому не рекомендується передавати документи виконавцям без відома керівника структурного підрозділу.

При оптимально налагодженій роботі співробітники повинні знайомитися з документами в день їх отримання. Для документів з тривалими термінами виконання (не менше 6 місяців) намічають етапи виконання, дати проміжного контролю (якщо вони не є типовими), повідомляють їх службі контролю або самостійно вводять інформацію в автоматизовану систему контролю виконання.

Якщо виконання документа доручено кільком особам, відповідальний виконавець, визначений у пункті розпорядчого документа або резолюції (підкреслять, зазначений першим у резолюції), має право скликання решти виконавців. Усі виконавці однаково відповідальні за своєчасне і якісне виконання документа та подання відповідальному виконавцю у встановлені ним строки необхідних матеріалів: проектів, довідок, відомостей.

У тих випадках, коли виконуваний документ не може бути одночасно наданий у розпорядження всіх виконавців, їм направляються екземпляри реєстраційно-контрольної картки документа в паперовому або електронному вигляді для попереднього сповіщення про завданні або отриманому дорученні.

У процесі виконання документів співробітники ведуть власний документообіг. Вони користуються документних і архівними фондами організації, інструкціями та відомчими довідниками (телефонним, з діловодства та ін.), Номенклатурою справ, стандартами на документацію, загальносоюзними класифікаторами техніко-економічної інформації, а також технічними засобами: ложементами для паперів, засобами створення документів, копіювальною технікою і т.д. При підключенні до загальних комп'ютерним інформаційних баз організації виконавець отримує відповідно до наявного правом доступу запитувану ним інформацію, несе відповідальність за повноту, своєчасність, достовірність та конфіденційність використовуваної інформації.

Співробітник повинен бути інформований про наступне:

  • - Чи має він право знімати копії з необхідних йому для виконання доручення документів чи ні;
  • - Чи має він право в процесі роботи робити на документі позначки про час його фактичного надходження на виконання, про хід проміжного виконання, посланих телефонних і письмових запитах і т.д., про дату і результаті остаточного виконання.

Виконавців слід зобов'язувати заводити для документів папки із зазначенням свого прізвища, наприклад: "терміново", "на виконанні". Секретар керівника зазвичай маркує папки за завданнями, наприклад: "до доповіді", "на підпис", "на відправку" та ін. , виходячи із специфіки діяльності.

У разі відрядження, догляду у відпустку, хвороби, звільнення співробітника виконувані ним документи за вказівкою керівника структурного підрозділу повинні передаватися іншим виконавцям з обов'язковим введенням їх прізвищ в реєстраційно-контрольну систему.

Організація руху ініціативних документів та їх проектів

Якщо відповідь на ініціативний документ або доручення документується, виконавець готує проект (відповідного або ініціативного) документа. Значну частину потоків інформації організації становлять саме проекти документів, що вимагають узгодження, підписання або затвердження [1].[1]

В даний час стало загальноприйнятою практикою підготовка, форматування та оформлення документів з використанням засобів обчислювальної техніки самим виконавцем. Проект документа, надрукований і оформлений відповідно до діючих правил його оформлення, виконавець погоджує з керівником, зацікавленими структурними підрозділами та організаціями.

Узгодження проектів і підписання кінцевих варіантів проводиться в зростаючій ієрархічній послідовності. Традиційно прийнято, що при узгодженні проекти частіше передаються через секретарів, а при підписанні представляються автором особисто.

Після узгодження проект документа передається на підписання або затвердження. Право підпису регламентується внутріофісну організаційними і розпорядчими документами. При підготовці документа керівнику на підпис до нього слід докладати матеріали, на підставі яких він готувався. Підписується зазвичай один примірник документа, решта завіряються службою діловодства при реєстрації.

На закінчення виконавець передасть документ на реєстрацію і відправку. У процесі реєстрації підписаних документів повинні перевірятися:

  • - Правильність оформлення реквізитів, особливо що додають документу юридичну силу;
  • - Відповідність підпису посадовій особі, зазначеній у документі;
  • - Наявність необхідного числа копій;
  • - Ідентичність всіх копій підписаним оригіналу.

Всі відсутні або неправильно оформлені реквізити виправляються, якщо це не веде до зміни змісту документа, перевіряється наявність позначки автора про точну адресу направлення документа або його копії в справу. На копії документа з грифом обмеження доступу робиться відмітка про знищення чернеток і варіантів.

Хоча всі ці етапи оформлення документів повинні бути закріплені в табелі, здійснюються вони, як правило, співробітниками підрозділу, який готує документ, а служба ДОУ тільки контролює терміни і правильність їх оформлення.

  • [1] Рух проектів документів за формальними підставами не є частиною документообігу, оскільки останній визначений саме для власне документів.
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >