Підрахунок та оптимізація документообігу

Для державних установ обов'язковий, а для інших організацій рекомендується підрахунок числа отриманих та створених документів. Підрахунок документообігу ведеться з метою:

  • - Визначення умовного обсягу оброблюваної документної інформації;
  • - Визначення інтенсивності праці співробітників;
  • - Складання Табеля документів;
  • - Планування заходів щодо вдосконалення документаційного забезпечення управління;
  • - Визначення технологічної оснащеності процесів роботи з документами;
  • - Сезонного завантаження служби ДОУ та інших аспектів.

Нормативними методичними документами з організації документування управлінської діяльності, як правило, рекомендується запис результатів обліку документів (та їх копій) за рік у вигляді простих дробів, де в чисельнику вказується кількість документів, а в знаменнику кількість їх копій: 34/106.

При підрахунку та аналізі документообігу необхідно мати на увазі наступне:

  • - Відомості про обсяг документообігу, як правило, занижуються через недосконалу методики їх збору;
  • - Самі по собі дані про кількість документів не можуть характеризувати ефективність системи документообігу та управління в цілому;
  • - Збору та аналізу отриманих відомостей повинна передувати постановка задачі, що включає в себе встановлення мети збору відомостей, тривалості аналізованого тимчасового інтервалу, глибини (деталізації) проведення підрахунку, напрямів використання зібраних даних.

Відомості про обсяг документообігу зареєстрованих документів можуть визначатися по базах реєстрації, кількість примірників визначається приблизно у відповідності зі сформованою практикою і при розсилці більше ніж у два-три адреси за списками розсилки. Нереєстровані документи можуть бути враховані тільки при фізичному їх підрахунку в справах.

Для визначення динаміки зміни фізичних обсягів документопотоков часто досить вибіркового обліку та екстраполяції отриманих результатів. Підсумки підрахунків разом з аналітичною довідкою служби ДОУ доводяться до відома керівництва для прийняття рішень.

Вибір конкретних методик підрахунку документообігу, одиниць виміру, часовий період, форм представлення проміжних результатів і підсумкових відомостей встановлюється в інструкції з документаційного забезпечення управління організації та служить цілям проектування раціональної системи ДОУ.

Оптимізація системи ДОУ ґрунтується на положеннях, вироблених, як правило, практикою діловодства та наукової організації праці, наприклад:

  • - Виключення поворотного руху документів;
  • - Однократність перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця;
  • - Участь тієї чи іншої інстанції має бути суворо обумовлено необхідністю обробки документа;
  • - Різні операції повинні виконуватися паралельно для скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання;
  • - Обліково-інформаційні відомості про хід руху й виконання документів, результат контролю та ін., Слід передавати в службу діловодства за допомогою реєстраційних карток, електронних повідомлень, по телефону, виключаючи зворотнийрух самих документів.

Сучасні методики організації документаційного забезпечення як в "традиційному" (паперовому) варіанті, так ще більше в комп'ютеризованому вимагають чіткої диспетчеризації документів, тобто визначення фіксованих шляхів проходження документів. Це цілком досяжна завдання, оскільки більшість документів проходять в офісах цілком певні пункти і етапи обробки. Залишається, користуючись табелем документів як відправною точкою, виявити ці етапи, оцінити їх з точки зору доцільності, необхідності та обов'язковості і закріпити оптимальний порядок руху документів усередині організацій у схемах (технологічних картах, табелі форм і т.д.), що розробляються службою ДОП і комп'ютеризації, і затверджуваних керівництвом організацій.

У технологічні карти повинні бути включені всі, в тому числі і комп'ютерні пункти обробки документної інформації і, якщо вони піддаються нормуванню, терміни проходження і обробки документів. У ці схеми включаються, як правило, всі етапи створення документів від моменту написання чернетки. Схеми руху документів мають передбачати і можливі варіанти руху документів, наприклад: коли документ від керівника надходить безпосередньо виконавцю, минаючи всі інші інстанції; або передачу поштових відправлень, що мають позначку "особисто", безпосередньо зі служби діловодства адресату, минаючи всі інстанції і етапи обробки.

Самостійні карти і схеми рекомендується розробляти для різних потоків і категорій документів: вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по особовому складу і по основній діяльності, наприклад, технологічна карта документування засідання Ради директорів фірми включає цілий ряд послідовних операцій (рис. 10.4).

Зразок технологічної карти документування засідання ради директорів

Рис. 10.4. Зразок технологічної карти документування засідання ради директорів

Після затвердження керівником технологічні карти та графічні схеми руху документів набувають нормативну силу. Поширена і практика їх включення до інструкції з організації документаційного забезпечення управління.

Саме на основі такого підходу проектувалися кращі уніфіковані системи документації, на основі цього підходу будуються технології проектування систем електронного документообігу (СЕД).

Природно, при реальному різноманітті документів, що створюються і обробляються в офісі подібна робота вимагає досить високого рівня кваліфікації та значних витрат праці і часу. Саме через це обставини розробки подібних схем в "традиційних", давно сталих системах управління проводяться рідко, як правило, тільки під тиском обставин. Хоча якісь елементи обов'язково присутні в інструкціях і регламентах з документаційного забезпечення окремих видів робіт, наприклад, колегіальних органів управління; або специфічних видів документів, наприклад, обмеженого доступу, скарг громадян та ін.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >