Положення про службу документаційного забезпечення управління

Положення про службі ДОП - це документ, призначений для нормативно-правової регламентації діяльності служби і визначає її роль і місце в системі управління організацією. Положення повинно розроблятися спільно з керівником служби ДОП, їм підписуватися, узгоджуватися з юрисконсультом (якщо він є) і затверджуватися керівником організації. Підставою для внесення змін до Положення є наказ керівника організації.

Положення повинно бути розроблене відповідно до вимог ГОСТР ІСО 15489.1-2007 "Управління документами" та Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (УСОРД). Текст положення повинен складатися з наступних основних розділів.

  • - Загальні положення.
  • - Основні завдання.
  • - Функції.
  • - Права.
  • - Відповідальність.
  • - Взаємовідносини. Зв'язки.

У розділі "Загальні положення" зазначаються: повне офіційне найменування підрозділу, дата, номер та найменування правового акта, на підставі якого створено і діє підрозділ, чим керується у своїй діяльності, ким очолюється і кому підпорядковується, порядок призначення та звільнення з посади керівника підрозділу, наявність у підрозділу друку.

У розділі "Основні завдання" перераховуються основні завдання, які вирішуються підрозділом і визначають характер і напрямки діяльності підрозділу.

У розділі "Функції" вказуються дії або види робіт, які має виконувати підрозділ для здійснення поставлених перед ним завдань. Функції повинні повністю відображати специфіку діяльності підрозділу.

У розділі "Права" перераховуються права, якими наділяється підрозділ в особі його керівника.

У розділі "Відповідальність" встановлюються види дисциплінарної, адміністративної, при необхідності - і кримінальну відповідальність, яку може нести керівник підрозділу в разі невиконання підрозділом своїх обов'язків.

У розділі "Взаємини" регламентуються інформаційні та документаційні потоки підрозділу; основні документи, створювані ним, а також вказується, з якими підрозділами та організаціями здійснюється взаємодія, яку інформацію одержує та подає підрозділ, періодичність та строки подання; в якому порядку і ким розглядаються виникаючі розбіжності.

Положення про підрозділ оформляється на загальному бланку організації. Обов'язковими реквізитами даного виду документів є найменування організації, найменування виду документа, дата і номер документа, місце складання, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження. Положення про підрозділи підписуються керівником підрозділу, затверджуються керівником організації.

Примірне положення про службу документаційного забезпечення управління

Регламентація діяльності працівників служби документаційного забезпечення управління

Найменування посад та кваліфікаційні вимоги до працівників служби ДОУ встановлені в "Кваліфікаційний довіднику посад керівників, фахівців та інших службовців".

Кваліфікаційні характеристики на підприємствах, в установах і організаціях можуть застосовуватися в якості нормативних документів прямої дії або служити основою для розробки внутрішніх організаційно-розпорядчих документів посадових інструкцій. При необхідності обов'язки, включені в характеристику певної посади, можуть бути розподілені між декількома виконавцями.

Кваліфікаційна характеристика кожної посади має три розділи. У розділі "Посадові обов'язки" встановлені основні трудові функції, які можуть бути доручені повністю або частково працівника, що займає дану посаду з урахуванням технологічної однорідності і взаємопов'язаності робіт, які дозволяють забезпечити оптимальну спеціалізацію службовців.

У розділі "Повинен знати" містяться основні вимоги, що пред'являються до працівника щодо спеціальних знань, а також знань законодавчих і нормативних правових актів, положень, інструкцій та інших керівних матеріалів, методів і засобів, які працівник повинен застосовувати при виконанні посадових обов'язків.

У розділі "Вимоги до кваліфікації" визначені рівень професійної підготовки працівника, необхідний для виконання передбачених посадових обов'язків, і вимоги до стажу роботи. Рівні необхідної професійної підготовки наведені у відповідності з Федеральним законом "Про освіту" від 29.12.2012 № 273-ΦЗ.

У Довідник не включені кваліфікаційні характеристики похідних посад (старших і провідних фахівців, а також заступників керівників підрозділів). Посадові обов'язки цих працівників, вимоги до їх знань і кваліфікації визначаються на основі містяться в Довіднику характеристик відповідних базових посад. Наведемо два приклади.

Приклад кваліфікаційної характеристики завідувача канцелярією

Приклад кваліфікаційної характеристики документознавців

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >