Нормування документаційних робіт служби документаційного забезпечення управління

Нормування праці, встановлення чисельності співробітників, оцінка напруженості праці за окремими видами робіт проводиться відповідно до встановлених норм.

Найважливішими з них є "Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з документаційного забезпечення управління", що включили норми:

  • - Па складання і ведення протягом року номенклатури справ (до 100 справ 28 чол / ч);
  • - Обробку одержуваних і відправляються документів, включаючи їх реєстрацію та доставку виконавцям (на 10 документів 0,78 і 0,80 чол / год відповідно);
  • - Обробку телеграми, телефонограми, оформлення посвідчення про відрядження (0,11; 0,17; 0,15 чол / год відповідно);
  • - Роботи з контролю виконання документів (0,70 чол / год на 10 документів);
  • - На створення і ведення різних діловодних картотек (від 0,15 до 0,24 чол / год на картку);
  • - Формування та оформлення справ, класифіковані за термінами зберігання (від 0,43 до 0,75 чол / год на 1 справа);
  • - Проведення експертизи цінності, складання описів та передачу справ з підрозділів на архівне зберігання (1,0 і 3,2 чол / год відповідно).

Значна частина нормативів присвячена роботам архіву організації:

  • - По складанню науково-довідкового апарату до архівних фондів: передмов до описів, іменних і предметно-тематичних покажчиків;
  • - Виконанню різних запитів: тематичних, соціально-правового характеру;
  • - Видачу архівних довідок;
  • - Забезпечення збереження архівних документів;
  • - Технічного оформлення справ та здачі виділених до знищення справ на утилізацію.

Поряд з досить точними нормами зроблена спроба нормувати та методичну роботу з розробки різних діловодних інструкцій, рекомендацій та інших методичних посібників, контролю за веденням діловодства у підрозділах і консультуванню співробітників але діловодних питань.

Розрахунок чисельності проводиться виходячи з планової трудомісткості робіт, виконуваних протягом року з додаванням коефіцієнта на організаційно-технічне обслуговування робочого місця, особисті потреби, відпочинок, включаючи фізкультурні паузи.

Норматив чисельності визначає кількість співробітників, потрібних для виконання з певною якістю всіх робіт, закріплених за даним підрозділом при існуючих організаційно-технічних умовах.

Наприклад, розрахунок чисельності друкарок виробляється але формулою

де А - річний обсяг робіт в машинописних сторінках, Т - дійсний річний фонд часу (ч), п - норма виробітку продукції (ч).

Необхідна кількість секретарів встановлюють, виходячи з обсягу документообігу за рік і розрахункових норм виробітку на виконання документаційне операцій:

де Ч - необхідна кількість співробітників, Нвр - середня норма часу па обробку одного документа (0,67 год), О - кількість кореспонденції за рік (документообіг), К - коефіцієнт зміни трудомісткості роботи, Т - річний номінальний фонд робочого часів, а - коефіцієнт неявок на роботу (0,3).

Нормативна частина доповнена рекомендаціями щодо організації праці, змістом кожної з виділених робіт, типовому обладнанню робочого місця експедиторів, діловодів, секретарів, архіваріусів.

Є нормативи на створення конкретних документів, що мають типове зміст, наприклад: супровідний лист до договору (0,055 год), специфікація для укладення договору на поставку продукції (0,053 год), товарно-транспортна накладна (0,044 год на одну номенклатурну одиницю) і т.д ., згруповані в "Типові норми часу на підготовку та оформлення документів з постачання і збуту продукції".

З 1989 р введені в дію "Типові норми часу на переклад і переробку науково-технічної літератури і документів", включаючи повний, скорочений і вибірковий письмовий переклад з західно-європейських мов на російську і навпаки. Також введені норми перекладу з російської на державні мови країн СНД і з них на російську.

На додаток до "Єдиним нормам часу (виробітку) на машинописні роботи" додана робота з мікрофільмами і мікрофішами, що вимагає використання прочитуючої апаратури і вдвічі збільшує трудомісткість; є й інші нормативи роботи з документами.

У рекомендаціях з організації праці обов'язково наводяться організаційно-технічні умови праці діловодного персоналу: освітленість робочої поверхні при люмінесцентному освітленні повинна становити 500 люкс; при лампах розжарювання - 300 люкс; температура повітря 18-20 ° С (що явно недостатньо при сидячій роботі); відносна вологість 40-60%; рівень шуму менше 50 дБ; площа одного робочого місця 4 кв. м.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >