Документування переведення співробітників на іншу роботу

Документування перекладу працівника на іншу роботу або посаду включає в себе складання документів: особистої заяви працівника, уявлення (або доповідної записки), нового трудового договору і наказу про переведення.

Оформлення переведення співробітників

Оформлення перекладу включає наступні процедури:

  • - Попередня домовленість про переведення зацікавлених сторін - працівника і роботодавця (в особі керівника організації та керівників структурних підрозділів);
  • - Написання працівником заяви з проханням про переведення і передача його керівнику структурного підрозділу, в якому він працює (зазвичай при перекладі з ініціативи працівника);
  • - Написання керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, подання або доповідної записки про переведення працівника (зазвичай при перекладі з ініціативи роботодавця);
  • - Узгодження (візування) заяви та подання (доповідної записки) з керівником підрозділу, до якого переводиться працівник;
  • - Узгодження заяви та подання (доповідної записки) з керівниками функціональних структурних підрозділів - плановофінансовим підрозділом, кадровою службою та іншими, заступником першого керівника, відповідального за роботу з персоналом;
  • - Передача заяви працівника та подання (доповідної записки) першому керівнику організації для прийняття рішення (резолюції);
  • - При позитивному вирішенні питання - обговорення сторонами змісту контракту, при необхідності - внесення в текст доповнень або змін, узгодження їх з юрисконсультом організації, оформлення і підписання контракту;
  • - Складання (заповнення електронного шаблону) співробітником кадрової служби уніфікованої індивідуальної форми наказу про переведення; роздруківка паперового примірника наказу;
  • - Візування наказу, підписання наказу керівником організації;
  • - Ознайомлення працівника з наказом; видача на його прохання завіреної копії наказу (розпорядження);
  • - Інформування керівників структурних підрозділів про факт переведення працівника та необхідності внесення відповідних змін до Табелі обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати (форми № Т-12 або № Т-13);
  • - Внесення необхідного запису в доповнення до особового листка з обліку кадрів в особовій справі працівника;
  • - Внесення необхідних записів про переведення працівника в облікові форми, у тому числі особисту картку форми № Т-2 або № Т-2ГС, перестановка облікових карток в картотеці;
  • - Внесення необхідних змін до первинні облікові бухгалтерські документи;
  • - Внесення відповідного запису до трудової книжки працівника.

Документування ініціативи про переведення на іншу роботу

Заява про переведення друкується або пишеться від руки в наступній формі, наприклад.

Або в наступній формі.

Подання до перекладу (призначенням) на іншу посаду містить основні анкетні дані співробітника, вказівка місця його роботи та посади, оцінку ділових і моральних якостей, професійних здібностей, стаж роботи в даній організації, оцінку виробничої діяльності, підвищення професійного рівня, вказівка виду перекладу, об'єктивних підстав для переведення на іншу посаду.

Подання готує, підписує і адресує керівнику організації керівник структурного підрозділу, де працює співробітник. Подання узгоджується з керівником структурного підрозділу, куди переводиться працівник, з кадровою службою та іншими зацікавленими функціональними підрозділами.

Якщо посада, на яку перекладається (призначається) співробітник, входить до номенклатуру вищого органу управління, подання оформляється па загальному бланку і направляється в цей орган за підписом першого керівника організації і при необхідності керівника профспілкового органу. Одночасно оформляється або оновлюється комплект документів особової справи відповідно до процедури призначення па посаду.

При перекладах всередині організації часто замість представлення складається доповідна записка, аналогічна за змістом поданням.

Подання або доповідна записка супроводжують, як правило, переклад працівника з ініціативи керівництва організації. Однак переклад з ініціативи працівника не виключає можливості одночасно із заявою складання уявлення, доповідної записки.

У процесі відбору кандидатур для призначення на вакантну посаду перекладом виконуються ті ж процедури або основна їх частина, що супроводжують процес прийому на роботу.

Документування рішення про переведення на іншу роботу

При позитивному рішенні (резолюції) повноважного керівника організації про переведення узгоджується, оформляється і підписується новий трудовий договір. Дійсний трудовий договір анулюється. Анулювання трудового договору здійснюється шляхом проставлення в ньому відмітки про укладення нового договору із зазначенням його дати, номера і розпису керівника кадрової служби.

Переклади на іншу роботу оформляються індивідуальним наказом (розпорядженням) уніфікованої форми № Т-5 або № Т-5а. Ці форми мають порівнянний складу основних інформаційних показників, що характеризують вид перекладу, причина перекладу, істотні умови праці на колишньому і новому місці роботи (цех, відділ, ділянка, категорію персоналу, професію, посаду, розмір тарифної ставки, окладу, надбавки тощо .).

Ці дані засвідчуються (візуються) підписами двох начальників структурних підрозділів (цеху, відділу). Передбачається обов'язкова розпис працівника, підтверджує його згоду з перекладом. Ці уніфіковані форми також не містять реквізитів, що відображають процедуру перекладу, і вимагають складання додаткових документів: висновку медичного огляду, листка проходження інструктажів, довідок про нездані матеріальних цінностях та ін.

Таким чином, переклад співробітників на іншу роботу не пов'язаний зі складанням та оформленням значної кількості документів, однак аналітичні операції з виявлення найбільш гідних кандидатур для перекладу повинні характеризуватися обгрунтованістю і враховувати реальні здібності цієї особи.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >