Формування особової справи співробітника

Склад особової справи

Особиста справа являє собою систематизований комплекс необхідних персональних і вихідних облікових документів, що характеризують трудову діяльність працівника на різних посадах в даній організації або на керівних посадах в певній галузі господарства. Процес формування особової справи включає в себе:

  • - Внесення в опис (журнал) інвентарного обліку особистих справ записи про заклад нового особової справи;
  • - Підготовку обкладинки особової справи: оформлення обкладинки у відповідності зі стандартом, вказівка облікового номера особової справи та дати його закладу; позначення номера особової справи на корінці панки;
  • - Підшивку в папку чистих аркушів внутрішнього опису документів особової справи, заповнення і приміщення в конверт на зворотному боці обкладинки контрольної картки видачі особової справи;
  • - Отримання співробітником кадрової служби від керівника цієї служби первісного комплекту документів для включення в особову справу;
  • - Систематизацію отриманих документів, внесення у внутрішню опис документів відомостей про які розміщені в особову справу документів;
  • - Валову нумерацію аркушів документів та позначення листів розташування документів у внутрішній опису;
  • - Підшивку документів в папку особової справи в послідовності номерів листів;
  • - Перевірку правильності нумерації аркушів;
  • - Приміщення особової справи в закривається шафа для зберігання;
  • - Доповнення, у міру отримання документів, особової справи;
  • - Систематизацію документів, що підлягають включенню до кожне особиста справа, відповідно до необхідною послідовністю їх розташування у справі;
  • - Внесення чергових записів у внутрішню опис документів особової справи, підшивку документів до особової справи, перевірку правильності нумерації аркушів;
  • - Ведення особистого справи: внесення необхідних записів і позначок про перевірку наявності документів особової справи в доповнення до особового листка по обліку кадрів;
  • - Видачу особової справи керівництву організації та кадрової служби під розпис у контрольній картці справи; при поверненні справи - перевірку наявності та цілісності документів;
  • - Ознайомлення у приміщенні кадрової служби працівників організації з документами їх особистих справ відповідно до діючої системою доступу до особових справ;
  • - Внесення відмітки про ознайомлення в доповнення до особового листка але обліку кадрів; завірення позначки розписами співробітника, відповідального за ведення особових справ та ознайомився з особистою справою особи;
  • - Закриття особової справи: перевірку наявності всіх документів особової справи, оформлення листа-завірителя наприкінці справи та внесення підсумкової запису на внутрішню опис документів справи, брошурування комплекту документів, оформлення обкладинки особової справи відповідно до вимог архівної служби;
  • - Здачу особової справи в архів організації під розпис керівника архіву в здавальної опису і (або) журналі інвентарного обліку особистих справ;
  • - Реєстрацію особової справи в опису особистих справ архіву; проставлення номери опису і номера одиниці храпения на обкладинці особової справи;
  • - Внесення архівного номера особової справи в журнал інвентарного обліку особистих справ кадрової служби.

Спочатку особиста справа включає в себе документи, що супроводжували процедуру прийому громадянина на цю посаду, і заводиться воно після видання наказу про прийом на роботу.

До особової справи особи, що заміщає державну посаду Російської Федерації чи державну посаду федеральної державної служби, долучаються додатково:

  • - Заява про згоду на заміщення державної посади або про надходження на федеральну державну службу;
  • - Копія трудової книжки або документа, що підтверджує проходження військової чи іншої служби;
  • - Відомості про доходи особи і про майно, що належить йому на праві власності;
  • - Документи та довідки про результати перевірки достовірності та повноти відомостей, наданих громадянином при призначенні на посаду, та інші документи.

Документи в особовій справі розташовуються в певній послідовності. Для зручності ведення особової справи та довідкової роботи, починаючи зверху, поміщаються:

  • - Внутрішній опис документів, наявних в особовій справі;
  • - Трудовий договір (контракт);
  • - Доповнення до особового листу (анкеті) з обліку кадрів;
  • - Особовий листок (анкета) з обліку кадрів;
  • - Біографічна довідка, довідка-об'єктивка;
  • - Автобіографія;
  • - Напрям або подання до призначення на посаду, обгрунтування до призначення;
  • - Лист вищого органу управління про згоду на призначення на посаді;
  • - Рішення (або витяг з протоколу) конкурсної комісії або колегіального органу про призначення на посаду, при необхідності копія рішення профспілкового органу;
  • - заява про прийом на роботу;
  • - Характеристики, рекомендаційні листи, резюме, медична довідка;
  • - Копії дипломів про освіту та присудження вчених ступенів, атестатів про присвоєння вчених і почесних звань, документів про нагородження, різних свідоцтв та інших документів, що підтверджують ті чи інші персональні дані;
  • - Список наукових праць і винаходів;
  • - Копія наказу (або виписка з наказу) про призначення на посаду;
  • - Копії інших наказів (при необхідності).

До особової справи на розсуд працівників кадрової служби можуть не включатися документи тимчасового терміну зберігання - довідки з місця проживання, довідки про стан здоров'я і т.д., а також дублетні екземпляри документів, якщо в них не містяться персонально цінні поноси. Зазначені документи можуть формуватися у справи тимчасового терміну зберігання.

Так само не підшиваються в особисті справи скарги громадян на співробітників організації і матеріали щодо їх розгляду. В особовій справі співробітника, на якого є скарга, може робитися посилання на листи цієї справи. Підшивка у справу неперевірених або неправильно оформлених документів, вилучення чи заміну документів у справі не допускаються.

Оперативне зберігання особистих справ

Особові справи слід враховувати і реєструвати у книзі (журналі) обліку особистих справ. У журналі повинні бути такі графи: номер справи, прізвище та ініціали працівника, дата постановки справи на облік і дата зняття з обліку, підпис працівника, відповідального за ведення особових справ. У номенклатурі справ кадрової служби особисті справи вписуються одним рядком "Особові справи співробітників".

Особові справи зберігаються в кадровій службі і ведуться працівником цієї служби, призначеним наказом керівника організації відповідальним за цю роботу. Особові справи співробітників, що займають номенклатурні посади, зберігаються в управлінні кадрів вищестоящої організації.

Доступ до особових справ регламентується керівником організації відповідно до загального порядку доступу до конфіденційних документів і персональних даних.

Особиста справа формується в картонній обкладинці (папці-реєстраторі), на якій повинен бути позначений присвоєний їй номер по журналу обліку особистих справ. Обкладинки особистих справ мають порядкову нумерацію, відповідну загальної кількості справ. Обкладинки використовуються для зберігання поміщеного в неї особистої справи тільки працюючого співробітника.

При звільненні співробітника його особиста справа витягується з папки, оформляється відповідно до вимог архівної служби і здається в архів організації. Звільнена обкладинка може бути використана при формуванні нового особової справи під тим же номером.

У відділі кадрів особисті справи зберігаються в послідовності номерів, в архіві - за абеткою прізвищ працювали. Для швидкого пошуку справ служить алфавітна картотека або покажчик. У невеликих організаціях справи розташовуються в шафі в порядку алфавіту. Особові справи зберігаються окремо від трудових книжок.

Щорічно спеціальнопризначається комісія повинна проводити перевірку наявності та стану особових справ. Факт перевірки фіксується в кожному особовій справі. При виявленні втрати особової справи або його псування складається акт і проводиться службове розслідування.

Правильне формування і зберігання особистих справ співробітників організації дає можливість забезпечити повну конфіденційність знаходяться в особистих справах документів, виключити несанкціонований доступ до особистих справах сторонніх осіб. При правильному веденні особистих справ значно полегшується робота зі справами і своєчасне внесення до них необхідних додаткових документів і відомостей.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >