Облік і контроль руху конфіденційних документів

П'ята і, мабуть, найбільш істотна особливість документування конфіденційної інформації, що стосується вже безпосередньо технологічних процедур виготовлення самого документа, полягає в централізованому обліку - присвоєння єдиного облікового номера чернетки і проекту майбутнього документа. Одночасно на ще не виготовлений документ у службі КД заповнюється комплект облікових карток. Отриманий чернеткою документа обліковий номер буде супроводжувати проект документа, а потім і сам документ протягом його подальшого "життєвого циклу".

Обліку підлягають чернетки всіх конфіденційних документів, незалежно від місця їх складання та подальшого виготовлення проекту документа. Обов'язково враховуються чернетки підготовлених конфіденційних електронних документів, телетайпограм, факсів і телеграм. Відповідним документам присвоюється новий обліковий номер. Додатки до підготовленим конфіденційних документів є самостійними документами і мають свої облікові номери, в тому числі реєстраційний номер відкритого документа, якщо додаток не містить захищаються відомостей.

У разі, коли виконавець має дозвіл на самостійне виготовлення конфіденційних документів, перед виконанням цього етапу він зобов'язаний передати чернетку в службу КД для обліку. Після реєстрації чернетку повертається виконавцю під розпис в обліковій картці підготовленого документа.

В обліковій картці підготовленого документа відбивається послідовно хід роботи над проектом документа в процесі його виготовлення, видання, подальшого виконання або відправлення, зберігання або знищення. Облікова картка реєструється в журналі обліку карток підготовлених документів.

Як бачимо, підготовлений чернетку і проект майбутнього документа постійно перебувають під контролем служби КД незалежно від місця і способу їх виготовлення. Цим певною мірою забезпечується збереження інформації, яку керівництво фірми вирішило зафіксувати на тому чи іншому типі носія. Якщо відкриті документи реєструються тільки після їхнього підписання або затвердження керівником, то конфіденційні документи - до виготовлення проекту документа з чернетки.

Процес превентивного, запобіжного контролю за документуванням конфіденційної інформації та технологічна реалізація цього процесу входять обов'язковою складовою частиною в структуру системи захисту інформації від несанкціонованого доступу до інформації сторонньої особи і втрати носія або конфіденційності інформації.

Важливо відзначити, що ще не узгоджений остаточно, чи не підписаний і не затверджений проект конфіденційного документа на етапі закінчення роботи над чернеткою обов'язково повинен бути зафіксований за двома видами обліку: по-перше, обліку носіїв документованої інформації і, по-друге, обліку підготовлених документів, в обліковій картці якого послідовно відбивається хід робіт над проектом документа в процесі його виготовлення, видання, подальшого виконання або відправлення, зберігання або знищення.

Виготовлення конфіденційних документів

Метою етапу виготовлення конфіденційного документа є передрук чернетки

документа і створення оформленого відповідно до державним стандартом оригіналу (чистовик) проекту документа, призначеного після закінчення етану видання стати оригіналом документа.

У процесі виготовлення конфіденційного документа повинні бути вирішені наступні завдання забезпечення захисту інформації:

  • - Запобігання несанкціонованого виготовлення конфіденційного документа ким-небудь з персоналу фірми, навіть за наявності об'єктивних передумов для такої дії; посилання на подальше отримання дозволу на видання не повинні мати сили;
  • - Забезпечення контролю за збереженням носіїв, на яких послідовно виготовляються чернетку, проект документа і його варіанти; контролю за збереженням і порядком знищення зіпсованих носіїв за рахунок встановлення інформаційного зв'язку різних форм обліку: наприклад, обліку носія, обліку чернетки і виготовленого проекту документа, інвентарного обліку та ін .;
  • - Забезпечення таємниці інформації за рахунок виготовлення документа в спеціально обладнаному приміщенні, оснащеному комплексом технічних засобів захисту інформації та виключає знаходження в ньому сторонніх осіб;
  • - Забезпечення оперативних і результативних перевірок наявності, комплектності, цілісності та автентичності документів за рахунок нанесення на проект документа облікових і захисних позначок.

У етап виготовлення конфіденційних документів включаються такі технологічні процедури:

  • - Прийому працівником служби КД від виконавця чернетки документа;
  • - Традиційного або автоматизованого обліку чернетки та проекту підготовленого документа;
  • - Друкування і видачі чернетки та проекту документа виконавцю;
  • - Передруку окремих листів і документа в цілому;
  • - Зняття копій з документа, виробництва виписки і виготовлення додаткових примірників документа;
  • - Щоденної перевірки наявності у працівника служби КД чернеток і проектів документів, що знаходяться на етапі виготовлення.

При повному передруці документа його новий варіант реєструється за новим обліковим номером. Новий обліковий номер присвоюється також копіях і виписками з документа. Додатково тиражовані екземпляри документа обліковуються у картці і за номером основного документа з проставленням відповідної відмітки на тиражувати документі і в обліковій картці.

Цінні текстові і табличні конфіденційні документи з грифом суворої конфіденційності виготовляються централізовано в приміщенні служби КД з використанням друкарських машин або персональних комп'ютерів. Інформаційні показники в чернетках цих документів не вказуються і потім вписуються від руки першим керівником в виготовлений екземпляр документа.

Основна маса типових проектів за змістом конфіденційних документів може з дозволу першого керівника фірми виготовлятися децентрализованно самими виконавцями та керівниками безпосередньо на робочих місцях при наявності спеціального захисного обладнання в їхніх кабінетах, робочих кімнатах і з дотриманням загального прядка обліку цих документів. Проект документа, виготовлений особисто виконавцем або керівником, негайно передається їм в службу КД разом з усіма супутніми матеріалами для внесення необхідної записи в облікову картку. Після виконання цієї операції проект документа повертається виконавцю під підпис в обліковій картці.

При цьому слід пам'ятати, що виконавцям не вирішується передавати чернетки документів для друкування технічним співробітникам підрозділу, які не мають допуску до виконання подібної роботи. Виготовлення конфіденційних документів здійснюється тільки на виділених для цих цілей пишучих машинах, комп'ютерах і принтерах. Ці кошти повинні перебувати під контролем фахівців служби безпеки.

Креслярсько-графічна документація виготовляється децентралізовано виконавцями з дотриманням встановлених правил і під контролем керівника підрозділу (напрямки діяльності) фірми і служби КД.

Конфіденційні документи можуть копіюватися і тиражуватися за допомогою відповідної оргтехніки та з дотриманням чинних вимог щодо захисту інформації та збереження всіх супроводжуючих цей процес проміжних носіїв (друкованих форм). Копіювання та тиражування конфіденційних документів завжди санкціонується повноважною посадовою особою з проставленням необхідних записів в обліковій формі основного документа і на самому документі. Копіювальна техніка повинна розташовуватися в приміщенні служби КД. Розмножувальна техніка обслуговується фахівцями відповідного структурного підрозділу фірми.

На принтері, як правило, виготовляється тільки один екземпляр конфіденційного документа. Після остаточного узгодження з нього на копіювальному апараті знімається кількість копій, вказане на звороті документа (з дотриманням зазначених вище вимог).

У ході виготовлення конфіденційних документів не повинна використовуватися нова фарбувальна стрічка і копіювальний папір. Під валик друкувального пристрою не можна підкладати додаткові ущільнюючі аркуші паперу. Документи не повинні диктуватися або записуватися на диктофон, так як це може утворити ефективний акустичний канал витоку інформації. Зіпсовані аркуші й матеріали, котрі виникли складання та виготовлення документа, не слід викидати в сміттєвий кошик. Вони повинні розриватися, поміщатися в спеціальний збірник (опечатаний ящик) і потім знищуватися в установленому порядку.

Особливо цінні документи на паперових носіях можуть при необхідності забезпечуватися спеціальними захисними засобами, що перешкоджають спробам копіювання або фальсифікації документів, наприклад, використання фарбувальних лепт, відбиток яких не відтворюється при копіюванні або фотографуванні або забезпечують згасання тексту при неправильному поводженні або копіюванні документа, проставлення умовно випадкових знаків у встановлених місцях, не відтворюваних в процесі копіювання або фальсифікації.

При виготовленні документів на машинозчитуваних носіях можуть вироблятися наступні дії, що утрудняють несанкціонований доступ до цих документів: шифрування всього або частини тексту документа, внесення програмних доповнень, що не дозволяють стороннім особам прочитати або копіювати документ. Після виготовлення за допомогою комп'ютера паперового та (або) машиночитаемого конфіденційного документа інформація з магнітного диска, який використовувався при складанні тексту документа, стирається. Носії інформації підлягають багаторазовому форматуванню або фізичному знищенню. Факт знищення інформації підтверджується підписами виконавця і працівника служби КД в обліковій формі документа і апаратному журналі комп'ютера. Факт форматування або знищення носія інформації відображається в картці чи журналі інвентарного обліку носіїв.

Видання конфіденційних документів

Етап видання конфіденційних документів технологічно не відрізняється від процесу додання відкритого документа юридичної сили. Однак при виданні конфіденційних документів повинні бути вирішені наступні завдання забезпечення захисту інформації:

  • - Попередження ознайомлення з документом посадових осіб і співробітників, які не мають службового відношення до даного документу;
  • - Попередження втрати документа або його частин, елементів тексту в процесі передачі документа при виданні;
  • - Перекриття візуальних і акустичних каналів в процесі обговорення з посадовими особами змісту документа.

Видання документа включає в себе наступні послідовно виконувані процедури:

  • - Заключне коригування тексту і підготовка документа до видання (підбір необхідних матеріалів, попередніх документів, уточнення прізвищ керівників і виконавців, термінів виконання, зазначених у тексті, виправлення допущених неточностей та ін.);
  • - Підсумкове внутрішнє погодження документа (попереднє узгодження проводилося при роботі над чернеткою і проектом документа);
  • - Зовнішнє узгодження документа;
  • - Підписання документа керівником;
  • - Твердження, схвалення документа (при необхідності).

Процедури цього етапу організовуються особисто виконавцем документа.

При направлення проекту документа посадовій особі на термін більше одного дня передача здійснюється через службу КД з внесенням необхідних відміток у облікову форму документа і внутрішню опис документів, що знаходяться у посадової особи. Факт передачі документа на строк до одного дня фіксується підписом посадової особи у внутрішній опису документів, що знаходяться у виконавця.

Проекти конфіденційних документів повинні обов'язково візуватися керівником служби КД. При візуванні йому пред'являються всі екземпляри документа з усіма додатками, а також їх облікові форми.

Якщо в процесі візування або підписання проекту документа приймається рішення про зміну рівня грифу конфіденційності, то така зміна має бути терміново внесено в усі екземпляри документа, чернетка, редакції документа, в облікові форми та опису. Зміна грифа у всіх зазначених матеріалах завіряється підписом работка служби КД і датується.

Отже, документування конфіденційних відомостей - виготовлення конфіденційного документа супроводжується рядом специфічних технологічних етапів, необхідних для вирішення завдань забезпечення збереження всіх носіїв та конфіденційності документованої інформації. Інший порядок виготовлення конфіденційних документів неминуче призведе до втрати секретів фірми.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >