Розділ VI. СИСТЕМАТИЗАЦІЯ І ОРГАНІЗАЦІЯ ОПЕРАТИВНОГО ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ

У результаті освоєння матеріалу розділу VI студент повинен:

знати

  • • порядок формування та оформлення справ;
  • • порядок оформлення і ведення номенклатури справ;
  • • склад і структуру примирних, типових і конкретних номенклатур справ;
  • • критерії оцінки інформаційного змісту документів і порядок проведення експертизи цінності документів;
  • • склад і структуру типових та відомчих переліків документів;
  • • порядок оперативного зберігання документів;
  • • склад і можливості засобів оперативного зберігання документів;
  • • порядок оформлення справ, переданих на тривале і постійне зберігання;
  • • порядок виділення документів до знищення і документування зняття їх з обліку;

вміти

  • • складати номенклатуру справ (на основі примирних і типових) конкретних об'єктів своїй професійній області;
  • • визначати порядок проведення експертизи цінності документів з урахуванням особливостей конкретних об'єктів своїй професійній області;
  • • визначати порядок оперативного зберігання документів з урахуванням особливостей конкретних об'єктів своїй професійній області;
  • • визначати порядок оформлення справ, переданих на тривале і постійне зберігання з урахуванням особливостей конкретних об'єктів своїй професійній області;

володіти навичками

• формування, оформлення і ведення справ з урахуванням особливостей конкретних об'єктів своїй професійній області.

Для чіткої організації документаційного забезпечення управління документи в період їх підготовки та в процесі виконання повинні бути систематизовані, а для повторного використання, підготовки управлінських рішень, видачі довідок соціального та службового характеру - збережені. Систематизація та система зберігання повинні забезпечувати у разі необхідності швидкий і точний доступ до необхідних документів.

Система зберігання інформації стала формуватися одночасно з формуванням системи ділової писемності. Зберігання інформації з хаотичного стає системним в результаті оцінки (експертизи) скупчуються документів і розподілу їх на зберігання в залежності від проведеної оцінки. Тому в документаційне забезпечення управління існують два поняття - документальний фонд і архівний фонд (рис. VI.1).

Склад документального фонду

Рис. VI. 1. Склад документального фонду

Документальний фонд об'єднує в своєму складі всю документацію організації:

  • - Документи поточного управління;
  • - Документи, відібрані для постійного або тривалого зберігання, у тому числі і передані на зберігання до Державного Архівний фонд;
  • - Зібрані в довідкових цілях колекції копій документів, у тому числі й інших організацій, надіслані до відома та виконання.

Архівний фонд лише частина документального фонду. Архівний фонд не включає в себе документи з короткими термінами зберігання і має стабільний склад, який повинен тільки поповнюватися. До складу архівного фонду включаються тільки документи, що мають політичне, економічне, наукове, соціальне, культурне, історичне чи інше значення.

ЗАГАЛЬНІ ПРИНЦИПИ ФОРМУВАННЯ СПРАВ, СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ТА ОБЛІК ДОКУМЕНТІВ ОРГАНІЗАЦІЇ

Розподіл виконаних документів у справах

Переважна більшість документів, як приходять в офіс ззовні, гак і створюваних в процесі роботи, виконуються на паперових носіях. Паперові документи на час їх виконання передаються співробітникам і, як правило, зберігаються у виконавця. Порядок зберігання та систематизації документів, які мають цінність тільки для конкретного співробітника, його особиста справа. Їх можна зберігати, як і книги в домашній бібліотеці, і але форматом, і за тематикою, але зручніше за поєднанням цих ознак.

Систематизація та організація зберігання службових документів, що знаходяться у співробітників на виконанні - справа його керівника. З метою не тільки контролю виконавської дисципліни, а й своєчасного їх перерозподілу, в разі потреби до вже зазначених ознаками додаються терміни виконання документів, ступінь конфіденційності, терміни зберігання документів.

Але вже система зберігання документів в цілому по структурному підрозділу, зручність їх пошуку, вилучення необхідної інформації, звільнення від непотрібними документів справа всієї організації в цілому.

Організація зберігання документів в цілому по установі перебуває в компетенції його керівника чи встановлюється як единообразная організація в інструкції з ДОУ.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >