Загальні принципи формування справ

Документи, що не знаходяться на руках у виконавців, групуються з метою такої організації їх зберігання, яка забезпечить насамперед швидкий пошук необхідних документів та інформації. Ця робота по угрупованню документів носить назву "формування справ", так як основна одиниця організації обліку та зберігання паперових документів - справа, непаперових - одиниця зберігання, документів на комп'ютерних носіях - файл даних.

Робота з формування справ складається з наступних операцій:

  • - Розподіл виконаних документів у справах;
  • - Розташування документів всередині справи;
  • - Оформлення обкладинки справи.

В організаціях формування справ може здійснюватися або централізовано тільки секретарем фірми (діловодної службою), або децентралізовано - кількома структурними підрозділами. Па практиці обидва варіанти співіснують паралельно. Так, розпорядчі та організаційні документи формують у справи централізовано, а бухгалтерські, кадрові справи, листування, договори та інші документи концентруються на конкретних робочих місцях в структурних підрозділах.

Формування справ у структурних підрозділах здійснюється або виконавцями, провідними певне коло питань у своєму структурному підрозділі, або централізовано по підрозділу спеціально виділеним співробітником. У другому випадку легше забезпечити методичне єдність і якість формування справ, контроль за ним з боку керівництва і служби ДОУ.

Правильність формування справ встановлюється, а при перевірках оцінюється органами Архівної служби, іншими контролюючими органами (у своїй сфері діяльності) і досягається дотриманням низки правил, обов'язкових для державних організацій. Хоча будь систематизація, в тому числі і систематизація документів, має прикладне значення і може визначатися недержавними організаціями в чому самостійно, але ігнорувати накопичений десятиліттями досвід роботи було б недоцільно.

Групування документів у справи

Так, у справи групуються в більшості випадків документи одного календарного року, за винятком судових, особистих справ, документів виборних органів, які групуються за період їх скликання та ін.

Доцільно і не суперечить правилам збирати документи при їх незначній кількості за ряд років, оформивши справу як перехідне з відповідними відмітками за всі роки накопичення документів у справі.

Документи постійного і тимчасового термінів зберігання слід групувати в справи окремо. Наприклад, слід зберігати в різних справах оригінали та копії документів, річні та квартальні плани роботи і т.д., оскільки ці документи мають різні терміни зберігання.

Допускається тимчасова угруповання в одній справі документів різних термінів зберігання, якщо вони відносяться до одного питання. Після закінчення календарного року та вирішення питання такі документи рекомендується перегрупувати в самостійні справи.

У справу включається тільки один екземпляр документа. Не включаються документи, що підлягають поверненню, чернетки, робочі варіанти (проекти) документів та їх копії. Виняток становлять чорнові матеріали, які мають резолюції, візи, позначки, які є доповненням до основного документа. Недооформлені або неправильно оформлені документи повертають виконавцям на доопрацювання.

Підшивання документів у справи проводиться секретарем згідно з відмітками виконавців на документах: "У справу № ...".

Розташування документів всередині справи

Не слід допускати роз'єднання в справах запитів і відповідей, підшивки супровідних листів без додатків або без відміток про їх місцезнаходження, підшивки в справи документів, що підлягають поверненню кореспондентам.

Від обраної послідовності розташування документів у справі залежить оперативність пошуку необхідних документів, а також розкриття ходу і повноти вирішення питань. Зазвичай документи всередині справи розташовуються в хронологічній послідовності, починаючи від більш ранніх по датах документів і закінчуючи більш пізніми датами.

Часто документи (накази, розпорядження, протоколи, рішення та ін.) Розташовують за порядковими номерами, але і в цьому випадку зберігається хронологічна послідовність вирішення питань.

Інший підхід слід застосовувати, наприклад, до листування, де документ-відповідь підшивається в справу не за датою реєстрації, а слідом за ініціативним документом, або до додатків, які, незалежно від дати їх затвердження або складання, приєднуються до відповідних документів. Якщо додаток становить 250 аркушів і більше, то з нього, як правило, формується окремий том, а в документі робиться про це відповідна відмітка.

Документи можуть розташовуватися і в алфавітній послідовності. В алфавітному порядку доцільно групувати різні опитувальні листи, анкети, зведення, звіти, що надходять від підвідомчих підприємств (в алфавітному порядку назв підприємств), пропозиції, заяви і скарги громадян, інші документи. Кожна група документів відрізняється складом і цінністю інформації, що обумовлює і специфіку формування їх у справи.

Особливості формування у справи деяких груп документів

Розпорядчі документи формуються в окремі справи за видами, при цьому зазвичай уточнюють їх авторську приналежність: накази міністерства, розпорядження генерального директора і т.д. Окремо групуються накази з основної діяльності, накази з адміністративно-господарських питань, накази по особовому складу, так як кожна з цих груп має свої, різні терміни зберігання.

Доручення вищестоящих організацій та документи по їх виконанню групуються для кращого пошуку у справи за напрямками діяльності організації.

Статути, положення, інструкції, затверджені розпорядчими документами, як додатки до них, групуються разом з розпорядчими документами. Якщо ж при їх затвердженні розпорядчі документи не видавалися, то ці документи формуються в самостійні справи.

Протоколи слід формувати у справи з урахуванням авторського ознаки (протоколи колегії, протоколи наради у директора, протоколи профспілкових зборів і т.д.). Протоколи групуються, як правило, разом з документами, на підставі яких вони готувалися (порядку денного, доповіді, проекти рішень та ін.) • Ці документи поміщаються після протоколів у послідовності розгляду питань. При значному обсязі таких документів їх формують в окрему справу за номерами протоколів і в послідовності вирішення питань.

Планова документація - затверджені плани, звіти, ліміти, титульні списки групуються в справи окремо від проектів цих документів і розрахунків по ним. Їх відносять до того року, до якого відноситься їх зміст, незалежно від часу складання, наприклад: "Звіт за 2013 року", складений в 2014 р, повинен включатися у справи 2013

Перспективні бізнес-плани відносяться до початкового року їх дії, звіти про виконання перспективного плану - до останнього року дії плану. Корективи до перспективного плану відносяться до того року, на який вони складені. Звітні документи про фінансову діяльність підприємства, що складаються з балансу, пояснювальної записки та додатків до нього, розташовуються в наступному порядку: спочатку пояснювальна записка до звіту, потім баланс і в кінці - додатки. Послідовність додатків визначається послідовністю статей балансу або відповідними посиланнями в пояснювальній записці.

Статистична документація, що утворюється в управлінській діяльності, групується самостійно або в одній справі з іншими документами з даного питання. Наприклад, до звіту з основної діяльності за 2006 р будуть додаватися форми статистичної звітності, що характеризують діяльність даної організації по основній діяльності.

Вступники до головної організації документи філій, підвідомчих організацій (плани, звіти, зведення, огляди, довідки, доповідні записи та ін.) Групуються, як правило, в самостійні справи по кожній організації або за видами документів (однієї назви) по всіх організаціях, наприклад : "Готові звіти філій про виконання плану по реалізації товарів".

При поновленні листування з певного питання, що почалася в попередньому році, документи групуються в справи поточного року із зазначенням індексу справи попереднього року.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >