Оформлення та ведення номенклатури справ

Єдина форма бланка для номенклатури справ встановлена Архівної службою, опублікована в ГСДОУ, Основних правилах роботи відомчих архівів і є обов'язковою для всіх установ, організацій і підприємств незалежно від відомчої підпорядкованості та форм власності (рис. 16.1).

Необхідним етапом підготовки номенклатури справ є проведення експертизи цінності якості формулювань в заголовках майбутніх справ, логічності схеми їх систематизації, по головне - визначення термінів зберігання на основі оцінки інформаційної цінності документів. Тому в правила оформлення номенклатури справ включено положення про обов'язкове узгодження з експертною комісією, а для деяких державних організацій, склад яких визначається Архівної службою, і з експертно-перевірочною комісією одного з її органів.

Після всіх необхідних погоджень номенклатура справ вводиться в силу грифом затвердження керівника організації до початку нового діловодного року.

При оформленні використовується титульний лист, якщо це міністерство, відомство, або загальний бланк організації.

Форма номенклатури справ

Рис. 16.1. Форма номенклатури справ

В якості розділу номенклатури вказують найменування структурних підрозділів (відділів), їх індекси (номери) включаються до номенклатуру і доповнені порядковим номером справи в межах підрозділу, складають індекс справи.

При складній ієрархічній структурі індекс може складатися з індексу управління, індексу відділу всередині управління і порядкового номера справи. Наприклад, управління справами має індекс 01, його структурні підрозділи матимуть індекси: канцелярія - 01.1, відділ урядової листування 01.2, бюро скарг - 01.3 і т.д. А індекси справ усередині підрозділів - 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 і т.д.

У другій графі номенклатури вказуються повні заголовки справ. При цьому в розділі може бути використана наступна послідовність найменувань справ:

  • - Організаційно-розпорядча документація;
  • - Планова документація;
  • - Звітна документація;
  • - Документація, що відноситься до виконання питань основної діяльності;
  • - Документація, що відноситься до перевірок (ревізій) виконання основної діяльності;
  • - Документація, що відноситься до обліково-довідковій роботі з документами.

Усередині кожного розділу найменування справ рекомендується систематизувати за ступенем їх важливості: документація вищестоящих організацій, власна документація організації. Наприклад, спочатку в номенклатурі будуть вказані справи, в яких згруповані розпорядчі документи вищих органів, а потім справи з розпорядчими документами свого керівництва, колегіального органу і т.д.

Доцільно використовувати єдину послідовність розташування заголовків справ у різних розділах номенклатури однієї організації.

Третя графа номенклатури заповнюється наприкінці року. Кожне справа не повинна перевищувати 250 аркушів, тому при великому обсязі документів, належала до однієї справи, допускається формування томів, частин.

У графі четвертої номенклатури проставляються терміни зберігання справ, визначені експертною комісією.

П'ята графа номенклатури справ "Примітка" заповнюється протягом терміну дії номенклатури службою ДОП, в ній проставляються:

  • - Відмітки про заклад справ - "Заведено" •,
  • - Про перехідні справи - "Перехідний з 2013 р" або "Перехідний на 2014 г.";
  • - Про передачу справ в іншу організацію - "Акт видачі у тимчасове користування від ________ № ___________";
  • - Про місцезнаходження оригіналів документів - "Оригінали у справі 01-02";
  • - Про передачу справ до відомчого архіву - "Передано в архів за описом 07.03.2014" і т.п.

Використання графи "Примітка" підвищує якість і ефективність номенклатури справ.

Порядок ведення та завершення номенклатури справ

Номенклатура справ на наступний діловодний рік складається в останньому кварталі поточного року, після оформлення затверджується керівником організації і набуває статусу нормативного акта. Державні організації в процесі підготовки номенклатури справ погоджують її проект з Архівної службою в особі її територіального органу або з архівом вищестоящої організації, залежно від адреси здачі документів на постійне зберігання.

Затверджена номенклатура справ організації діє протягом п'яти років. У разі докорінної зміни функцій і структури організації номенклатура справ підлягає достроковому Перескладений і пере- твердженням. За відсутності таких змін після незначної коригування та передруки номенклатуру на наступний рік вводять в дію автоматично. Перший примірник номенклатури справ, затверджений керівником організації, повністю заповнений за підсумками минулого року і підписаний керівником служби ДОП, є документом постійного строку зберігання організації ("Перелік типових документів ...", ст. 67).

Після закінчення діловодного року до номенклатури справ службою ДОП складається підсумковий запис зі статистичними відомостями про кількість заведених справ за такими групами:

  • - Справи з термінами зберігання до 10 років;
  • - Справи з термінами зберігання понад 10 років;
  • - Справи з терміном зберігання "постійно".

Арифметичний підрахунок повинен вестися з урахуванням "перехідних справ" і справ, строки зберігання яких визначені не остаточно - з відміткою "ЕК (ЕПК)".

Підсумкові відомості про кількість справ, картотек, файлів та інших одиниць зберігання повідомляються в архів своєї організації і в державний (муніципальний) архів, якщо він приймає документи даної організації на зберігання.

Типові і зразкові номенклатури справ

У великих ієрархічних системах управління для досягнення єдності в класифікації документів і забезпечення їх збереження в якості обов'язкового для всіх нормативного акта складаються типові номенклатури справ, що встановлюють не тільки єдиний склад заводяться справ, а й єдину систему їх індексації. Аналогічний документ рекомендаційного характеру називається приблизною номенклатурою справ і створюється в тих управлінських структурах, де склад документів підрозділів (філій, цехів, кафедр) сильно розрізняється. Зразком може служити "Приблизна номенклатура справ загальноосвітніх установ", затверджена Міністерством освіти РФ 29 вересня 2000

Типові номенклатури використовуються як стандарт формування та найменування справ, і якщо будь-яких справ заведено не буде, то це обумовлюється зазвичай в примітках. Зразкові номенклатури справ використовуються як методика, що дозволяє вносити елемент творчості при розробці конкретної номенклатури справ організації або її підрозділу.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >