ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ І СПРАВ

Оперативне зберігання документів у виконавців

Під час створення, узгодження, використання документів вони зберігаються в папках виконавців у непідшиті вигляді. Для їх систематизації зручно застосовувати прозорі пластикові пакети з системою кріплення в папки - "файли". Електронні документи (документи в цифровій формі) у цей період зберігаються в довгостроковій пам'яті обчислювальної системи офісу або на знімних носіях (дискетах, флеш-картах і ін.). Структура папок і файлів, незалежно від використовуваного носія, для запобігання плутанини має відповідати структурі заголовків в номенклатурі справ. Допустимо не використовувати довгі заголовки, а обмежитися індексами номенклатури справ. Оскільки документи зберігаються не один рік, доцільно до індексу електронної папки додавати позначення року, наприклад: 32-08 / 2012.

Зберігання вже виконаних і копій надісланих документів здійснюється в більшості випадків в підшитому вигляді в папках скоросшивателях різних конструкцій, регламентація стосується тільки правил оформлення обкладинок цих папок. Зберігання креслень, інших документів, підшивка яких може знищити частину тексту або зіпсувати сам носій, наприклад, почесні дипломи, доцільно здійснювати в непідшиті вигляді в спеціальних (з клапанами і зав'язками) панках, що забезпечують їх збереження і коробках.

Зберігання документів в цифровій формі (електронних версій) доцільно здійснювати на знімних носіях в спеціально для них призначених упаковках, наприклад коробках для CD-дисків, оскільки в даний час цей носій найбільш технологічний для запису і зберігання документів.

При закладі справи оформляється обкладинка папки або спеціальний бланк, який наклеюється на обкладинку справи. Оформлення лицьових вкладишів до коробок, в які поміщають CD-диски, аналогічно обкладинкам папок для паперових документів.

На обкладинці (рис. 18.1) вказується повністю в називному відмінку найменування організації і структурного підрозділу, в якому зводиться справу (одиниця зберігання); індекс справи за номенклатурою справ; при закладі наступного томи справи на першому та наступних томах вказується його номер; заголовок справи, який повністю переноситься з номенклатури справ; так само, як і відомості про строк зберігання справи.

Зразок обкладинки футляра магнітного носія (розмір 125 × 120 мм)

Рис. 18.1. Зразок обкладинки футляра магнітного носія (розмір 125 × 120 мм)

Допускається пізніше вносити відомості про дату заведення справи, так як ця дата повинна збігатися з хронологічно першою датою документів, з яких сформовано справу.

Для додаткового обліку одиниць зберігання з технічними носіями (фото-, кіно-, магнітними плівками, різними касетами, комп'ютерними CD- і DVD-дисками) слід запровадити облік самих носіїв інформації.

За основу може бути взята картка з раніше діяли методичних вказівок щодо зберігання документів на машинних носіях (РД 50-524-84 "Методичні вказівки. Порядок зберігання документів на машинних носіях") або розроблена і затверджена керівництвом організації власна облікова форма (рис. 18.2) .

Приблизна форма картки обліку носіїв

Рис. 18.2. Приблизна форма картки обліку носіїв

Для оперативного (поточного) зберігання справ використовують різноманітні засоби зберігання, від традиційних канцелярських дерев'яних і металевих полиць, шаф, сейфів до спеціальних елеваторних картотек. Справи (і одиниці зберігання) розташовуються в них відповідно до номенклатури справ. Там же, наприклад, на внутрішніх поверхнях дверей для швидкого пошуку закріплюють і відповідний розділ номенклатури справ.

Окремі документи, уже підшиті в справи, як правило, з них не вилучаються, за винятком обумовлених законодавчо випадків; переважніше виготовлення копій і їх завірення (при необхідності). У той же час справи, що знаходяться на оперативному зберіганні, часто видаються у тимчасове користування співробітникам і структурним підрозділам для поточної роботи. У цьому випадку служба ДОУ повинна вести облік справ, виданих у тимчасове користування як зовні, так і всередині організації, і стежити за їх своєчасним і повним поверненням. Для контролю за видачею справ співробітникам використовуються картки, в яких за кожну справу окремо розписується в тому, що справи повернуті і претензій до користувача ні, спочатку співробітник структурного підрозділу, а при їх поверненні - фахівець служби ДОУ (рис. 18.3).

Зразок картки обліку видачі справ

Рис. 18.3. Зразок картки обліку видачі справ

При більшому обсязі видачі окремі картки можуть заводитися в цілому на структурний підрозділ або на окремі, часто використовувані справи. У картку в такому випадку необхідно додати інформацію:

"Найменування структурного підрозділу ___" і "Заголовок справи ______". Однакові картки використовуються і для обліку видачі справ на руки в структурних підрозділах. Традиційно термін роботи співробітника з ділом не перевищує 10 днів. Видача справжніх документів і цілком справи в сторонні організації здійснюється у виняткових випадках (наприклад, слідчим органам) і тільки за письмовим розпорядженням керівника організації. Видача оформляється відповідно з архівними правилами. Після закінчення місяця документи повинні бути як правило повернуті або переоформлений акт їх видачі у тимчасове користування.

При втраті справи (справ) співробітники повинні вжити всіх заходів до пошуку зниклих документів, при невдачі керівництво організації повинне провести службове розслідування, вимагати від винних письмових пояснень, вжити заходів до відшкодування втрати. Завершення пошуку оформляється актом, що складається за єдиною з державними архівами формі.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >