АВТОМАТИЗОВАНІ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

Необхідність і завдання комплексної автоматизації документаційного забезпечення управління

Актуальність вдосконалення традиційної системи документаційного забезпечення управління обумовлюється необхідністю підвищення рівня ефективності управлінської діяльності, прискорення руху документів в організації, зменшення трудомісткості їх обробки. Відповідно до цього розробляються і впроваджуються в практику документаційного забезпечення комплексні автоматизовані системи, покликані вирішити зазначені завдання за рахунок утворення єдиного інформаційного простору організації, що дає її працівникам кошти ефективної спільної роботи з документами на будь-якому робочому місці і в будь-який час.

Нагадаємо, що документаційне забезпечення управління - це галузь діяльності, забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами. Документаційне забезпечення управління визначає систему принципів і правил, які єдині вимоги до документування, організації роботи з документами і їх архівного зберігання в процесі здійснення управління з урахуванням використовуваних інформаційних технологій.

Автоматизована система документаційного забезпечення управління (АСДО) покликана підвищити рівень ефективності управлінської діяльності організацій за рахунок автоматизації всього комплексу робіт з документами і повинна вирішувати такі основні завдання:

  • - Документування (підготовка, оформлення, узгодження, затвердження і випуск документів);
  • - Забезпечення документообігу (прийом, реєстрація, організація проходження документів та їх проектів, відправка, передача документів на архівне зберігання);
  • - Забезпечення роботи з документами в процесі здійснення управлінської діяльності (контроль виконання; облік, оперативне зберігання, організація систем класифікації, індексування, пошуку та обробки документів; захист від несанкціонованого доступу; спільне використання документів співробітниками при дотриманні необхідного рівня контролю доступу; забезпечення процесу прийняття рішень та звітності за документами; інформаційне обслуговування користувачів);
  • - Автоматизація процедур архівування, архівного зберігання та знищення документів (виконання правил зберігання, забезпечення пошуку та використання; здійснення передачі на державне зберігання або знищення архівних документів).

Автоматизована система документаційного забезпечення управління створює єдиний інформаційний простір, що надає управлінському персоналу засоби спільної роботи з усіма документами організації: надходить і вихідною кореспонденцією, внутрішніми організаційно-розпорядчими матеріалами, а також із супровідною листуванням. Після завершення активного використання документів система повинна підтримувати їх архівне зберігання або фіксувати інформацію про їх знищення або передачі на державне зберігання.

Основні способи створення автоматизованої системи документаційного забезпечення управління

Здійснити розробку та впровадження автоматизованої системи документаційного забезпечення управління в організаціях можна одним з наступних двох способів:

  • - Замовити в спеціалізованій проектній фірмі або виконати власними силами розробку системи, безпосередньо орієнтовану на предметну область організації;
  • - Придбати готову систему з числа пропонованих на російському ринку і налаштувати її на предметну область організації.

Головна особливість створення автоматизованих систем полягає в концентрації складності на початкових етапах аналізу вимог і проектування специфікацій при відносно невисокої складності і трудомісткості наступних етапів. Фактично тут формується розуміння того, що повинна робити майбутня система, яким чином вона повинна функціонувати, щоб задовольняти пропонованим до неї вимогам. Нечіткість і неповнота системних вимог, невирішені питання і помилки, допущені на етапах аналізу і проектування, породжують на наступних етапах важкі, часто нерозв'язні проблеми і в кінцевому рахунку призводять до неуспіху всієї роботи в цілому.

Тому відповідальним і необхідним у процесі створення автоматизованих систем є етап передпроектного дослідження організації. Основне його завдання - виявлення та обґрунтування потреб системи у використанні засобів автоматизації. Етап дослідження визначає здійснення розробки або покупки автоматизованої системи та супроводжується наступними основними проблемами:

  • - Розпливчастість формулювань, неузгодженість, а часом і суперечливість численних вимог користувачів до створюваної автоматизованій системі;
  • - Відсутність професійних знань розробників про предметної області автоматизируемой діяльності користувачів;
  • - Апріорна, принципово неусувна невизначеність переліку даних, які можуть знадобитися для прийняття управлінських рішень у всіх можливих ситуаціях, що виникає з складності організаційних систем, неможливості опису внутрішнього стану системи кінцевим переліком даних про стан керованого об'єкта і навколишнього середовища, швидкого старіння інформації;
  • - Значні темпи зміни керованих процесів в організації, подій реального світу і вдосконалення програмно-технічних засобів, співмірні з часом впровадження автоматизованої системи.
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >