Порядок створення системи управління документами

Розробка автоматизованих систем документаційного забезпечення управління повинна здійснюватися відповідно до методології створення систем управління документами.

Процес проектування та впровадження системи управління документами (у тому числі і автоматизованій) складається з наступних етапів:

  • - Попереднє обстеження;
  • - Аналіз діяльності та процесів організації;
  • - Визначення складу вимог до управлінських документів організації;
  • - Оцінка існуючих систем управління документами та інших інформаційних систем;
  • - Визначення стратегії дотримання вимог до документів;
  • - Проектування системи;
  • - впровадження системи;
  • - Обстеження системи після впровадження.

Попереднє обстеження

На цьому етапі створення або модернізації системи проводиться обстеження, в ході якого визначаються і документально фіксуються цілі і сфера діяльності організації, її організаційна структура, зовнішнє середовище її функціонування в різних аспектах (адміністративна, нормативно-правова, ділова, соціальна), прийняті в організації принципи побудови документаційного забезпечення. При цьому виявляються основні фактори, що викликають необхідність створення і збереження документів даною організацією.

Крім того, на етапі попереднього обстеження в загальних рисах оцінюються позитивні та негативні сторони організації в галузі управління документами. Це є основою для визначення глибини розрахунку проекту та обґрунтування необхідності його підтримки керівництвом.

Аналіз діяльності та процесів організації

Документи служать доказом і джерелом інформації про кожну функції управління і вироблених при її реалізації видах діяльності. У зв'язку з цим в рамках другого етапу створення або модернізації системи проводиться аналіз управлінської діяльності організації і визначаються управлінські процеси, протікання яких супроводжується документами.

У результаті такого аналізу може бути складено детальний опис управлінської діяльності організації у вигляді ієрархічної класифікаційної схеми, яка демонструє управлінські функції, види діяльності та окремі операції, що супроводжуються документами. Крім того, можливе створення поопераційних технологічних схем управлінських процесів, що відображають моменти створення або одержання документів в ході управлінської діяльності організації.

Визначення складу вимог до управлінських документів організації

На третьому етапі визначається склад вимог до створення, одержання та збереженню даних про кожної управлінської функції і виді діяльності (аж до окремих операцій та процедур), що реалізуються за допомогою документів.

Перш за все, аналізуються нормативні правові акти, що регулюють роботу з документами в організації. Крім того, вимоги до документів визначаються шляхом аналізу управлінських потреб і відповідальності перед суспільством. Цьому сприяє оцінка ризику, якого може зазнати організація, якщо документи не створюються або нс зберігаються.

Далі визначається, як кожне вимога може бути виконана в рамках процесів управління документами. Вимоги до документів чітко формулюються і документально оформляються у структурованому і зручному вигляді.

По завершенні цього етапу можуть бути створені:

  • - Список всіх джерел, що містять відповідні для даної організації вимоги до документів;
  • - Список вимог до збереження документів.

У результаті підготовляється звіт про оцінку ризику, що відображає правові та інші наслідки, які можуть виникнути у разі, якщо документи не були б створені і збережені.

На даному етапі також відбувається відбір видів документів, найкраще відповідних кожному компоненту управлінської діяльності (функції, виду діяльності або операції).

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >