Оцінка існуючих систем управління документами та інших інформаційних систем

Четвертий етап полягає в аналізі вже існуючих в організації інформаційних систем для оцінки їх експлуатаційних характеристик на предмет відповідності вимогам, що пред'являються до документів. Така оцінка забезпечує основу для розробки нових систем або модернізації існуючих систем з метою задоволення певних на попередніх етапах потреб в області роботи з документами.

Результати даного етапу можуть включати в себе перелік інформаційних систем, що існують в організації, і звіт, в якому описується, якою мірою ці системи відповідають сформульованим на попередніх етапах вимогам до документів.

Визначення стратегії дотримання вимог до документів

При проектуванні та впровадженні систем необхідно враховувати вимоги до роботи з документами і їх збереженню, встановлені на третьому етапі. Метою п'ятого етапу є визначення найбільш підходящих положень, процедур, стандартів та інших компонентів системи, які організація повинна прийняти для забезпечення процесів створення і збереження необхідних документів.

При виборі стратегії необхідно брати до уваги такі фактори, як особливості функціонування організації (у тому числі її цілі і історія), методи управління, використовувані технології, особливості корпоративної культури та будь-які інші фактори.

Коли даний етап завершено, створюється основа для реалізації планового, системного та відповідного встановленим вимогам підходу до створення, включенню в систему, збереженню, використання та забезпечення схоронності документів, що дозволяє ефективно здійснити проектування або модернізацію системи управління документами.

Результати цього етапу включають в себе:

  • - Опис стратегії проектування системи, що відповідає вимогам до документів в організації і в той же час задовольняє інші управлінські потреби;
  • - Матеріали, що відображають відповідність стратегії встановленим вимогам;
  • - Звіт вищому керівництву організації з рекомендаціями з проектування системи відповідно до представленої стратегією.

Проектування системи

Шостий етап полягає в розробці документів, що закріплюють обрану на п'ятому етапі стратегію. У них повинні бути враховані вимоги, сформульовані і документально зафіксовані на третьому етан, а також визначено дії щодо усунення недоліків діючої системи, виявлених на четвертому етапі. В рамках даного етапу вносяться необхідні зміни в чинні положення, процеси та процедури, адаптуються або вводяться технологічні рішення, визначаються способи ефективного здійснення змін в управління документами в організації.

Цей етап передбачає участь фахівців в галузі управління документами та інших експертів, спільно працюючих з користувачами системи над формуванням технічних специфікацій, найкращим чином відповідають вимогам до документів. Це забезпечить гарантію того, що користувачі зрозуміють принципи функціонування системи, краще освоять необхідні дії, будуть ефективно використовувати її за призначенням.

В результаті виконання шостого етапу складаються:

  • - План розробки системи, що включає перелік завдань, відповідальність і терміни їх виконання;
  • - Технічне завдання на створення системи;
  • - План впровадження системи;
  • - Діаграми, що відбивають архітектуру і компоненти системи;
  • - Приблизні плани навчання і контролю навчання та ін.

У Російській Федерації ці процеси регулює "Технічне завдання на створення (розвиток або модернізацію) системи", а порядок його розробки, погодження та затвердження встановлює стандарт ГОСТ 34.602-89.

Впровадження системи

На сьомому етапі реалізується план впровадження системи, розроблений на попередньому етапі і визначальний, як повинні узгоджуватися різні компоненти системи управління документами (технології, процеси, процедури і персонал).

Після завершення цього етапу повинна бути отримана вдосконалена організація управління документами при мінімальних змінах у діловій активності, що відповідає вимогам в галузі управління якістю, що приносить вигоду від довгострокових інвестицій, зроблених на попередніх шести етапах.

Документація, створювана по завершенні цього етапу, повинна включати в себе:

  • - Докладний план проекту, що описує обрану стратегію управління документами;
  • - Документально зафіксовані основні організаційні положення, процедури та стандарти управління документами;
  • - Навчальні матеріали, необхідні для підготовки чи перепідготовки персоналу для роботи в умовах функціонування системи управління документами;
  • - Звіти по техніко-економічним і експлуатаційним характеристиками системи;
  • - Звіти керівництву.

Обстеження системи після впровадження

Восьмий етап - процес збору інформації про роботу системи управління документами. Перевірка системи після впровадження проводиться з метою оцінки ефективності се функціонування, своєчасного усунення виявлених недоліків і встановлення режиму безперервного відстеження та регулярної оцінки роботи системи.

У рамках цього етапу:

  • - Виконується аналіз відповідності створюваних і використовуваних документів потребам управлінської діяльності;
  • - Проводяться опитування керівництва, персоналу та інших зацікавлених сторін, спостереження і вибіркова перевірка проводяться з документами процедур і операцій;
  • - Здійснюється перевірка документації, розробленої в процесі проектування системи.

У результаті організація матиме:

  • - Методологію об'єктивної оцінки системи управління документами;
  • - Документально зафіксовані техніко-економічні та експлуатаційні характеристики системи управління документами;
  • - Представлений керівництву звіт з документально зафіксованими результатами і рекомендаціями.
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >