Співбесіда

При проведенні співбесіди важливо використовувати невербальні засоби. Господар кабінету повинен піднятися назустріч ввійшов, посміхнутися, простягнути руку для рукостискання, запропонувати сісти. Слід звертатися до кандидата на вакантне місце по імені та по батькові.

Співбесіда при прийомі на роботу, з одного боку, має бути підготовлено заздалегідь (система питань до здобувачу), а з іншого - носити творчий характер, що дозволить навіть при короткій зустрічі краще зрозуміти співрозмовника.

Дисциплінарна бесіда

Проведення таких бесід вимагає не просто витримки і такту, але й уміння чітко і однозначно сформулювати претензії до працівника. На початку дисциплінарної бесіди слід дати можливість співробітникові висловитися, пояснити причину свого проступку.

Засуджувати треба конкретні вчинки співрозмовника, а не особисті якості. Не слід вживати знижену, грубу лексику. Підвищений тон заважає встановленню контакту і не сприяє усвідомленню співробітником своєї помилки. Можна використовувати під час подібної бесіди чергування зауважень і компліментів. Бажано завершити розмову дружелюбним висловлюванням.

Проблемна бесіда

Проблемна бесіда - це ділова розмова, пов'язана з необхідністю вирішення різних конфліктних ситуацій, що виникають у службовій, виробничої і комерційної діяльності. Найважливішою особливістю проблемної бесіди є серйозний і всебічний аналіз конфліктної (або потенційно конфліктної) ситуації, з'ясування її причин і всіх обставин, пов'язаних з нею, розгляд можливостей зняття конфліктів, пошук оптимального рішення. Проблемна бесіда може включати елементи як власне бесіди, так і суперечки, в якій особливо важливі логічні аргументи.

Організаційна бесіда

Організаційна бесіда - це бесіда, в якій обговорюються технологія і специфіка виконання якого-небудь службового (виробничого) завдання, аналізуються отримані результати, висловлюються критичні міркування з приводу вирішення поставлених завдань. Надзвичайно важливо, щоб подібна бесіда протікала у вигляді діалогу-унісону або продуктивного спору, для чого учасники подібної бесіди повинні заздалегідь підготувати план свого виступу.

Творча розмова

Цей вид ділової бесіди орієнтований на вироблення цілісної концепції роботи підприємства чи організації, обговорення принципів виконання різних програм, проектів та завдань, визначення перспектив розвитку, розробку нових ідей у взаємодії з колегами. У творчих бесідах особливо важливі точність вираження думки, вміння знайти переконливі аргументи для того, щоб відстояти свою позицію. Цей різновид бесіди також включає елементи спору та дискусії.

Бесіда з відвідувачами

Бесіда з відвідувачами (співробітниками, представниками яких-небудь інших організацій, прохачами і т.д.) вимагає насамперед точного формулювання питання для обговорення, виділення суті пропонованої проблеми, прохання, пропозиції. У подібній бесіді надзвичайно важливо уважно вислухати співрозмовника, разом з ним домогтися чіткого формулювання запитань. Обов'язкові також конкретні формулювання висловлювань приймаючої особи, які дозволять відвідувачеві правильно зрозуміти відповідь.

Навіть якщо керівник не має можливості вирішити проблему, він може привернути до себе співрозмовника, уважно слухаючи його, зацікавлено задаючи питання, демонструючи повагу і бажання посприяти.

Специфічною різновидом ділової бесіди є переговори. Вони розрізняються за метою, яку ставлять перед собою їх учасники. Традиційно виділяються наступні види переговорів:

  • • про координацію спільних дій;
  • • про зміни в договорі;
  • • про укладення угоди або продовженні діючих домовленостей;
  • • про виконання угод і знятті конфліктних моментів;
  • • про притягнення уваги громадськості до обговорюваних питань.

Підготовка до переговорів пов'язана зі збором інформації, плануванням самого процесу переговорів, підбором оптимальних формулювань. Для вироблення оптимальної моделі процесу переговорів необхідно знати їх основні структурні елементи:

  • 1) вітання учасників, представлення сторін одна одній;
  • 2) виклад проблем і цілей переговорів;
  • 3) діалог учасників, пов'язаний з уточненням, обговоренням і узгодженням позицій;
  • 4) прийняття рішень;
  • 5) підведення підсумків.

У ділових переговорах нерідко використовуються тактичні прийоми, пов'язані з традиційними вивертами, характерними для спору. Назвемо деякі з них:

  • 1) "відхід" від теми або вживання висловлювань, тільки побічно пов'язаних з даним питанням (або не пов'язаних з ним взагалі);
  • 2) вичікування, при якому учасники намагаються спочатку вислухати думку опонента і лише потім формулювати власну позицію;
  • 3) узгодження з уже висловленою думкою партнера, іноді з використанням прийому "так, але ...";
  • 4) повільне розкриття власної позиції з метою затягти переговори або отримати більше інформації від іншої сторони;
  • 5) пакетування, тобто обговорення не окремих питань, а цілого комплексу обговорюваних проблем;
  • 6) поділ проблеми на окремі складові;
  • 7) поступове підвищення складності обговорюваних питань;
  • 8) висування вимог в самому кінці переговорів, коли всі питання вже вирішені, що може змусити комунікантів піти на поступки.

Слід мати на увазі, що при переговорах можуть використовуватися також маніпулятивні прийоми (див. П. 11.2, 11.3) або прийоми, які межують з маніпулятивними: спотворення використовуваної інформації, спотворення позиції опонента, тиск на опонента (попередження про можливі неприємні наслідки; вказівка на можливість переривання переговорів; вказівка на можливість переговорів іншими партнерами; висунення неприйнятних вимог; пред'явлення ультиматуму). Ці прийоми необхідно вміти вчасно розпізнавати і протидіяти їм.

Важливе місце в діловому спілкуванні займають розмови по телефону. Ділова бесіда по телефону має свою структуру і представлена наступними елементами:

  • 1) подання;
  • 2) введення співрозмовника в курс справи;
  • 3) обговорення ситуації (на цьому етапі необхідно мати продуманий заздалегідь перелік головних і другорядних питань, які потребують конкретної відповіді, які бажано сформулювати письмово у вигляді тез);
  • 4) завершення розмови.

Як і в особистій бесіді, у розмові по телефону дуже важливо, які слова прозвучать на початку розмови і в кінці, яким тоном вони будуть сказані, оскільки від цього значною мірою залежить загальне враження про співрозмовника і, в кінцевому рахунку, успішність розмови.

Основні вимоги, пропоновані до розмови по телефону: лаконічність, логічність, відсутність повторів, доброзичливий тон, гарна дикція, нормальний темп мови і середня гучність голосу.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >