Ситуація 4: звільнення

Процедура звільнення - одна з найболючіших не лише для звільнюваного, а й для керівника, на плечі якого лягає обов'язок повідомити про це співробітнику. За даними журналу "Бізнес уїк", 60% опитаних керуючих та керівників відділів кадрів міжнародних компаній зізналися, що найсильніший стрес вони відчувають тоді, коли їм доводиться повідомляти працівникові про його звільнення.

Фахівці, що займаються проблемою звільнення, переконані, що в цій ситуації не слід імпровізувати. Діловий етикет виробив ряд правил, дотримання яких здатне полегшити тяжкість цієї процедури для обох сторін.

Порада фахівця

  • 1. Якщо Ви звільняєте:
    • - Не призначайте розмова про майбутнє звільнення перед вихідними днями або святами;
    • - Не слід проводити подібну розмову на робочому місці звільнюваного, у присутності його товаришів по службі;
    • - Повідомлення про майбутнє звільнення не повинно передаватися через третіх осіб;
    • - Поводьтеся офіційно; уникайте фраз типу "Розумієте, якщо б рішення залежало від мене ...";
    • - Зробіть зустріч короткою і абсолютно приватній;
    • - Не вводьте співрозмовника в оману, намагаючись приховати справжні причини звільнення;
    • - Зберігайте в таємниці сказане конфіденційно.
  • 2. Якщо Вас звільняють:
    • - Ведіть себе з гідністю; зберігайте самоповагу;
    • - Не скаржтеся і не плачте перед колегами;
    • - Продовжуйте робити кар'єру.

Ситуація 5: спілкування з підлеглими

Дотримання правил службового етикету в спілкуванні керівника з підлеглими не тільки полегшує відносини між ними, але і служить вірним засобом створення сприятливих умов для ефективної праці та здорового морального клімату в колективі. Тільки в цьому випадку вони можуть "резонувати один з одним і в процесі взаємодії дати синергетичний ефект" [1].[1]

Спілкування - складний багатоплановий процес встановлення і розвитку контактів між людьми, породжуваний потребою спільній діяльності і включає в себе обмін інформацією, вироблення єдиної стратегії взаємодії, сприйняття і розуміння іншої людини.

Ділове спілкування - процес взаємозв'язку і взаємодії, що передбачає постановку цілі та конкретні завдання, в якому відбувається обмін діяльністю, інформацією і досвідом.

Службове спілкування - складова частина ділового спілкування, процес взаємозв'язку і взаємодії державних і муніципальних службовців, що здійснюється у процесі виконання службових обов'язків.

Приводи для спілкування керівника з співробітниками можуть бути різні.

1. Бесіда може ініціюватися керівником і стосуватися оцінки результатів роботи підлеглого. У цьому випадку важливе значення має вибір місця і дати її проведення. Місце бесіди повинно розташовувати до спокійного, тривалість розмови з позитивним підсумком, який не повинен перериватися телефонними дзвінками і вторгненнями інших співробітників "у терміновій справі".

Дату проведення такої розмови також слід визначити заздалегідь, щоб обидві сторони змогли як слід підготуватися до нього, проаналізували прорахунки, упущення і викликали їх причини.

Результативність подібної бесіди багато в чому визначається вмінням керівника з самого початку створити невимушену атмосферу, яка сяяла б напругу і скутість, проявити доброзичливість, щирість, прагнення зрозуміти стан співрозмовника і в ненав'язливій, необразливій формі допомогти йому усвідомити свої помилки, не позбавляючи його при цьому почуття самоповаги і впевненості у своїх силах. Не слід поспішати з висловлюванням своєї оцінки роботи підлеглого, краще підвести його питаннями до самооцінки. Стриманість, тактовність і делікатність - найкращі помічники керівника в досягненні позитивного виховного ефекту подібної бесіди.

  • 2. Ініціатором зустрічі може бути підлеглий. У багатьох організаціях введена практика прийому співробітників з особистих питань. Поведінка керівника в цій ситуації також вимагає проходження певними правилами службового етикету:
    • - На відведені для прийому співробітників з особистих питань годинник не рекомендується призначати ніяких інших справ, які могли б відвернути керівника і змусити співробітників нудитися чекаючи прийому;
    • - Телефон на час прийому співробітників краще перемкнути на секретаря, відклавши всі телефонні розмови на більш пізній термін;
    • - Не слід ділити питання, з якими приходять на прийом співробітники, на гідні уваги і дріб'язкові: для службовця проблема, з якою він прийшов до вас, завжди найважливіша;
    • - Перш ніж вислухати людину, запропонуйте йому сісти: цим ви покажете, що не поспішайте і готові витратити на обговорення його проблеми стільки часу, скільки буде потрібно для того, щоб знайти шляхи її вирішення;
    • - Звертайтеся до співробітника по імені та по батькові. Якщо ви їх не пам'ятаєте, попросіть секретаря перед початком прийому підготувати список всіх записалися. Таке звернення розташовує до довірчості і більшої відвертості і знімає напруженість;
    • - Постарайтеся, щоб бесіда проходила в спокійній, доброзичливій обстановці. Нервозність і дратівливість, які можуть проявитися в поведінці співробітника, не повинні провокувати на відповідну реакцію;
    • - Всіх відвідувачів слід приймати з однаковою увагою і повагою, не виділяючи "улюбленців" і не демонструючи своєї неприязні до тих, з ким у вас не склалися стосунки;
    • - Під час прийому не слід переглядати папери, що не відносяться до теми розмови, поглядати на годинник, нетерпляче і роздратовано переривати мовця, барабанити пальцями по столу;
    • - Щоб делікатно показати, що проблема вичерпана і бесіда закінчена, досить дати це зрозуміти, піднявшись зі стільця;
    • - Якщо керівник встав, підлеглому слід зробити те ж саме, навіть якщо йому здається, що розмова ще не завершений;
    • - У разі відмови в прохання співробітника або незгоди з його позицією слід в м'якій формі пояснити об'єктивну причину відмови або незгоди, переконати у вашому доброму намірі знайти всі можливі шляхи вирішення проблеми;
    • - Ніколи не слід, з метою економії або дефіциту часу, приймати одночасно кілька співробітників: вони могли прийти до вас із питаннями, що вимагають приватного обговорення, і має право розраховувати на довірчий характер розмови віч-на-віч;
    • - Найважливіша вимога службового етикету в цій ситуації - вміння слухати співрозмовника. З усіх умінь, що визначають успіх спілкування, це вміння найнеобхідніше.

  • [1] Делокаров К. X., Демидов Ф. Д. У пошуках нової парадигми. Синергетика, філософія, наукова раціональність. М .: Наука, 1999. С. 83.
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >