Підготовка текстових слайдів

У більшості презентацій використовуються слайди, що містять текст. Вони необхідні в тих випадках, коли треба ознайомити аудиторію з логікою і змістом виступу, звернути увагу на важливі положення, перерахувати впливають на ситуацію фактори. У деяких випадках неможливо замінити слова малюнками, цифрами, символами, так як виступаючий очікує однозначного розуміння своїх слів, а не емоційного, найчастіше "розмитого" сприйняття інформації. У той же час використання тексту в презентаційних матеріалах вимагає особливої уваги. Не варто думати, що текст слайда - найпростіша частина презентації. Саме в цій частині найчастіше робляться помилки. Наприклад, доповідачі просто виносять на слайд фрази з своєї доповіді, навіть не обтяжуючи себе перефразування пропозицій. У підсумку мова, заготовлена як усний виступ, викладена в письмовому вигляді па великому екрані, може зіпсувати враження від презентації в цілому.

Текст, представлений на слайді, повинен відповідати певним вимогам.

Перш за все, слід пам'ятати, що текстові слайди створюються не для того, щоб замінити виступаючого, а для того, щоб супроводжувати його виступ. У цьому полягає основна складність презентації зі слайдами. Аудиторія одночасно слухає доповідача і дивиться на екран, тобто її увагу постійно переключається. Тому необхідно домагатися повної відповідності того, що аудиторія бачить і чує. Найменші невідповідності звертають на себе увагу, і аудиторія відволікається на їх розглядання і обдумування. Далеко не всі люди здатні читати один набір слів, одночасно слухаючи інший. Таким чином, необхідно домагатися смислового відповідності мови і тексту слайдів.

Текстові слайди можуть бути двох видів: перерахування у вигляді списку і розміщення па слайді цілих речень.

"Список" містить перерахування ключових думок, факторів, умов і т.д., які, по суті, є тезами виступу або заголовками до окремих частин доповіді. Кожен з тез може бути розкритий доповідачем більш-менш повно.

У списку небажано робити підпункти, утяжеляющие структуру слайда, а також використовувати причастя та дієприслівники. Список повинен читатися легко. Для цієї мети навіть рекомендується робити побудова слайда "симетричним".

"Щоб ваш слайд-список був чітким і ясним, намагайтеся дотримуватися формули" чотири на чотири ": чотири рядки вниз, чотири слова в рядку. Або, якщо цього вимагає тема, можна скористатися формулою« шість на чотири ": шість рядків вниз, але , знову ж, по чотири слова в рядку "[1].[1]

Особливу увагу слід приділити граматичній формі формулювань, представлених у списку. Це обумовлено тим же самим обставиною - бажаної легкістю сприйняття. Так, якщо думка, укладена в кожному пункті, буде виражена різними частинами мови при різному побудові речень, то потрібно більше часу і сил на усвідомлення сенсу.

Приклад невдалої формулювання з погляду граматичної форми.

Завдання освітнього центру:

  • • формувати загальну культуру учнів;
  • • готувати фахівців за професіями, можливим до реалізації людьми з порушенням здоров'я;
  • • прищеплювати учням навички в області механізованої обробки інформації;
  • • отримувати більш високий прибуток від діяльності Центру.

У наведеному прикладі немає граматичного однаковості, пункти списку не узгоджуються між собою. Зрозуміти, що хотів сказати автор можна, але для сприйняття аудиторії така побудова списку некомфортно. Для того щоб усунути цей недолік потрібно переформулювати список так, щоб в кожному пункті з'явилося щось спільне, в даному випадку мається на увазі не зміст, а побудова фрази. Так, наприклад, кожен пункт списку може починатися з дієслова: формувати культуру, готувати фахівців, прищеплювати навички, отримувати прибуток. Або, інший варіант - кожен пункт списку може починатися з іменника: формування культури, підготовка фахівців, оволодіння навичками, отримання прибутку.

Приведення всіх пунктів списку до єдиної, граматично однаковій формі, прискорює і полегшує сприйняття.

Рекомендується також використовувати чітко помітні однакові на всіх слайдах, маркувальні символи, щоб глядачі могли швидко і без особливих зусиль схопити основну ідею.

Розміщення на слайді цілих речень доцільно тоді, коли необхідно привести чиєсь висловлювання (цитату), звернути увагу на якусь статтю закону і т.п., тобто потрібно домогтися однозначного розуміння і сприйняття будь-якої інформації. Однак потрібно мати на увазі, що такий текст зазвичай має більше слів і важче сприймається аудиторією.

Текст слайда повинен бути скорочений наскільки це можливо, тобто він повинен містити кількість слів, мінімально необхідне для вираження думки. При цьому довгі розгорнуті пропозиції потрібно "стиснути". Перш за все, це робиться шляхом виключення пояснень і коментарів ("наприклад", "наприклад"), уточнень ("тобто", "або", "іншими словами"). Можна також виключити слова і словосполучення, які нічого не додають до сенсу висловлювання, відображають очевидне чи добре відоме.

Для прикладу розглянемо текст одного зі слайдів презентації, представленою на нараді в компанії ЗАТ "Машхолдінг", де розглядалося питання про створення кадрового резерву (рис. 6.3).

Приклад неправильно складеного тексту слайда

Мал. 6.3. Приклад неправильно складеного тексту слайда

Доводи, які доповідач розмістив на цьому слайді, сформульовані надто багатослівно. Такі формулювання швидше підійшли б для службової записки, в якій обґрунтовується точка зору її автора, зокрема, доводи про необхідність створення кадрового резерву. Навіть для усної доповіді наведені формулювання занадто великовагових, так як вони важко сприймаються на слух. Не підходять вони і для тексту слайда, так як на читання перерахованих доводів потрібно багато часу. Це відволіче увагу від доповіді. При таких складних формулюваннях або аудиторія слухає те, що говориться, або читає те, що написано. Друге є зайвим.

Тексту на слайді не повинно бути багато і з іншої причини. Швидкість читання у людей різна. Коли одні люди ще читають, інші вже прочитали і відволіклися від теми, переключилися на інші справи і думки. У результаті доповідачу буває важко утримувати увагу аудиторії.

Наведений малюнку текст слайда можна скоротити, чи не спотворивши при цьому сенс, а повний варіант кожного з наведених доводів продемонструвати в усному доповіді трохи полегшивши формулювання. Розглянемо можливості скорочення тексту слайда.

Тема "Мотиви компанії ЗАТ" Машхолдінг "" щодо прийняття рішення про створення кадрового резерву "потрібно замінити на інший. Це потрібно зробити з наступних причин:

  • - По-перше, заголовок занадто довгий;
  • - По-друге, він не узгоджується з текстом слайда;
  • - По-третє, містить зайву інформацію.

При формулюванні заголовка слід пам'ятати, що бажано зробити його розміром в один рядок. Справа в тому, що читаючи текст на великому екрані, глядач змушений долати поглядом великі відстані (від декількох десятків сантиметрів до декількох метрів), а це вимагає від нього більше зусиль, більше часу і відволікає увагу від мови виступаючого. Кожне із зазначених наслідків довгою формулювання заголовка в кінцевому підсумку заважає досягненню мети презентації.

В даному випадку заголовок "Мотиви компанії ЗАТ" Машхолдінг "" щодо прийняття рішення про створення кадрового резерву "можна замінити, наприклад, на заголовок" Ефект від створення кадрового резерву ". Термін ефект в цьому випадку точніше відображає зміст слайда, так як мотиви - це спонукальні причини до якого-небудь дії, а ефект - це результат, наслідок яких-небудь причин, дій. Оскільки на слайді представлені не причини, а очікувані результати, то в даному випадку назва не відповідає змісту і потрібно змінити або назва, або зміст.

Розглянемо приклад встановлення змістового відповідності заголовка та змісту слайда. Так, якщо автор презентації хоче зберегти в заголовку слово "мотив", то в змісті повинні називатися причини бажаних змін. В даному випадку це:

  • - Великі витрати на пошук, навчання та адаптацію нових співробітників, великі кадрові ризики компанії;
  • - Необхідність мотивації і збереження для ЗАТ "Машхолдінг" цінних фахівців, підвищення їх лояльності та терміну роботи;
  • - Ймовірність витоку конфіденційної інформації.

Якщо в заголовку слово "мотив" замінити на "ефект", то формулювання, запропоновані автором, можуть бути збережені за змістом, але змінені за формою, про що йтиметься нижче.

Вказівка на назву компанії в заголовку слайда можна опустити, оскільки презентація створена для внутрішнього користування, і назва є очевидним.

Текст першого доводу доповідача "Економія ресурсів, які холдинг витрачає на пошук, навчання та адаптацію нових співробітників, зменшення кадрових ризиків компанії" доцільно розбити на дві частини. Новий текст першої частини може виглядати так: "зменшення витрат на пошук, навчання та адаптацію нових співробітників". Друга частина: "зменшення кадрових ризиків компанії".

Другий аргумент: "мотивація і збереження цінних для ЗАТ" Машхолдінг "" фахівців: підвищення лояльності до компанії і терміну роботи в ній "також вимагає переробки. Мотивація і збереження співробітників є настільки важливими факторами, що має сенс розділити їх на два пункти, підкресливши тим самим важливість кожного. Можна запропонувати такі змінені формулювання:

  • - Підвищення мотивації і лояльності співробітників;
  • - Збереження фахівців.

Третій доказ: "зменшення ймовірності витоку конфіденційної внутрішньої інформації про компанію, а також про розроблених нею нових технологіях, її ноу-хау, моделях побудови внутрішніх бізнес-процесів і т.д." в зміненому вигляді може мати вигляд: "зменшення ймовірності витоку конфіденційної інформації".

У табл. 6.2 зіставлені старі і нові формулювання тексту слайда.

Таблиця 6.2

Зміна формулювань тексту для розміщення на слайді

Стара формулювання

Нове формулювання

"Мотиви компанії ЗАТ" Маш- холдинг "" щодо прийняття рішення про створення кадрового резерву "

"ефект від створення кадрового резерву"

"Економія ресурсів, які холдинг витрачає на пошук, навчання та адаптацію нових співробітників, зменшення кадрових ризиків компанії"

  • - "Скорочення витрат на пошук, навчання та адаптацію нових співробітників";
  • - "Зменшення кадрових ризиків компанії"

"Мотивація і збереження цінних для ЗАТ" Машхолдінг "" фахівців: підвищення лояльності до компанії і терміну роботи в ній "

- "Підвищення мотивації

і лояльності співробітників ";

- "Збереження фахівців"

"Зменшення вірогідності витоку конфіденційної внутрішньої інформації про компанію, а також про розроблених нею нових технологіях, її ноу-хау, моделях побудови внутрішніх бізнес-процесів і т.д."

"зниження ймовірності витоку конфіденційної інформації"

Таким чином, ми змінили формулювання, зберігши їх первісний зміст. Новий слайд буде виглядати як короткий конспект цієї частини виступу. Кожна формулювання повинна нагадувати про те, що вважає важливим доповідач, не відволікаючи уваги аудиторії на частковості. У той же час виступає може легко охопити слайд поглядом, щоб зорієнтуватися, про що говорити далі. Тому можна не боятися відриватися від заготовленого тексту виступу, наводити приклади і конкретні ситуації.

На рис. 6.4 приведений новий варіант слайда.

Приклад виправленого тексту слайда

Мал. 6.4. Приклад виправленого тексту слайда

З коротким слайдом легко повернутися до основної лінії свого виступу. У разі довгих речень це зробити набагато важче, особливо якщо враховувати обов'язкову при подібному виступі хвилювання.

  • [1] Див .: Вайсман Д. Блискуча презентація. Як завоювати аудиторію. С. 146.
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >