Планування часу керівника

Найважливішим, притому непоправних ресурсом менеджера, від якого в першу чергу залежить ефективність і результативність роботи менеджера, є час.

Втрачений час неможливо заповнити ні матеріальними, ні фінансовими, ні людськими ресурсами. Несвоєчасно прийняте рішення призводить до таких втрат, які є критичними, тобто ставлять питання про саме існування організації. Питання управління часом зазвичай виділяються в самостійну дисципліну - "тайм-менеджмент".

Разом з тим існує ряд підходів, що забезпечують ефективний розподіл часу менеджера таким чином, яке дозволяє інтенсифікувати роботу окремого менеджера. Йдеться, насамперед, про принципи В. Парето і Д. Ейзенхауера.

Принцип Парето, або принцип 20/80, є ключовим. У роботі менеджера він говорить, що 20% часу менеджер витрачає на ту основну роботу (прийняття рішень, стратегічне бачення і т.д.), яка дає 80% результату. Решта 20% результату дає поточна робота, котра також важлива (складання звітів, відповіді на запити, складання листів, телефонні та інші переговори і т.д.), яка є вкрай трудовитрат (трудомісткою), тобто "з'їдає" 80% часу менеджера.

Це не суперечить підходу, викладеному в "Чарівному квадраті", оскільки весь тягар переговорів з постачальниками / споживачами, узгодження термінів / комплектація поставок та інші поточні питання припадають на низовий рівень управління. Наради, засідання, "летючки" і "п'ятихвилинки" є основними "поглиначами" часу менеджерів середньої ланки, а виконання "представницьких функцій" - топ-менеджерів.

В узагальненому вигляді цей принцип говорить, що 20% зусиль дають 80% результату, а інші 80% зусиль - лише 20% результату.

Для виконання основної діяльності цей принцип говорить, що 20% найбільш великих і "вигідних" клієнтів приносять 80% прибутку, а решту 80% дрібних споживачів дають тільки 20% прибутку і т.д.

Зазвичай даний принцип графічно зображується у вигляді логарифмічній залежності так, як це показано на рис. 1.5.

На малюнку видно, що на ділянці 0 - 20% незначна зміна зусиль приводить до значної зміни результату, однак далі для отримання помітного результату необхідно прикладати все більше і більше зусиль.

Мал. 1.5. "Принцип Парето", або принцип "зусилля - результат"

Принцип Ейзенхауера якраз і дозволяє розподілити роботу таким чином, щоб максимізувати результат.

Д. Ейзенхауер, минулого генерал армії в роки Другої світової війни і президент США, для підвищення ефективності своєї діяльності використовував наступний принцип, що отримав його ім'я. Він розділив всі справи (питання, проблеми) за ступенем їх важливості і терміновості (рис. 1.6).

Інші види робіт Ейзенхауером не розглядалися як не заслуговують уваги.

При завершенні робочого тижня необхідно дати оцінку планом використання часу за тиждень і досягнутим кінцевим результатом. За таким же принципом розробляються плани і на більш тривалий період.

Найважливішою ланкою річного плану є визначення ключових напрямків діяльності, і на цій основі розробляється особистий план керівника і бюджет на майбутній рік.

До проблем неефективного використання робочого часу можна віднести наступні:

  • • відкладання роботи;
  • • неефективне делегування повноважень;

Принцип Ейзенхауера

Мал. 1.6. Принцип Ейзенхауера:

А - робота, що вимагає негайного виконання. В - робота, для виконання якої необхідно встановити чіткі терміни. Виконується тільки після того, як закінчена робота А. З - робота, виконання якої необхідно делегувати на нижче стоять рівні, залишивши за собою функцію контролю

  • • невміння справлятися з канцелярською роботою;
  • • проведення непотрібних нарад;
  • • невміння розставляти пріоритети.

Важливим елементом роботи менеджера є визначення цілей на різні часові перспективи. Цілі, намічені керівником, не тільки визначають необхідні для їх здійснення дії, а й стимулюють їх здійснення.

Цілі мають бути:

SMART:

• конкретними,

S PECIFIC

• вимірними,

M EASURABLE

• досяжними,

A CHIEVABLE

• реалістичними,

R EALISTIC

• узгодженими і обмеженими за часом конкретними термінами.

T IMED

Після того як цілі визначені, керівнику необхідно вирішити питання, як буде організований контроль за ходом виконання, оскільки контроль за виконанням завдань і використанням робочого часу є завершальним пунктом в системі індивідуального планування. Контроль дозволяє визначити керівникові, наскільки об'єктивним було планування робочого часу стосовно до різних періодів і рівням планування і наскільки плани були інтенсивні.

Крім того, не можна забувати про культуру спілкування, ввічливості, доброзичливості та інших елементах міжособистісної комунікації. Необхідно мати свій, цивілізований стиль поведінки, бізнес-образ, тобто той самий імідж менеджера, який гарантує не тільки половину успіху, але й сприяє розвитку почуття задоволення від роботи.

Необхідним атрибутом успішної діяльності менеджера в будь-якій організації є обладнання та організація робочого місця своїх співробітників. Необхідно правильно продумати і розмістити столи, персональні комп'ютери, додаткове обладнання, постачити цех всіма необхідними машинами, забезпечити правильне освітлення, кондиціонування і захисні пристрої. Обладнання повинно бути встановлене так, щоб було зручно працівникові, безпечно з точки зору техніки безпеки і функціонально з точки зору робочого процесу. Якщо це торговий зал, то касові апарати повинні бути встановлені відповідно до інструкції про прийом готівкових коштів і зал повинен бути забезпечений спеціальними відеокамерами для перегляду торгового залу. Співробітники повинні бути забезпечені всіма необхідними засобами для того, щоб здійснювати свою роботу. Менеджер повинен піклуватися про те, щоб створити сприятливу, зручну обстановку під час робочого процесу, тому що даний факт прямо впливає на продуктивність, якість обслуговування, ступінь використання творчого та інтелектуального потенціалу працівників, збереження здоров'я і тривалість життя працівників.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >