Ділові комунікації за допомогою письмових документів

[1]

Вивчивши матеріал глави, студент повинен:

знати

  • • про типи управлінських ділових документів, їх легітимності, юридичній силі;
  • • основні правила ділових комунікацій допомогою письмових документів, прийняті в нашій країні;
  • • етичні норми спілкування за допомогою ділової документації;
  • • істотну роль ділової документації у створенні позитивного іміджу організації;
  • • можливості такого повідомлення поганих новин, яке дозволяє мінімізувати негативну реакцію на нього;
  • • нормативний складу комерційного договору та особливості виконання його окремих розділів;

вміти

  • • складати ділові листи і комерційні угоди, накази, службові записки, протоколи, акти, довідки, інші організаційно-розпорядчі документи та документи з особового складу;
  • • вести діловодство;

володіти

  • • навичками складання, обліку, зберігання, захисту, передачі службової документації відповідно до вимог документообігу;
  • • умінням логічно вірно, аргументовано і ясно будувати письмову мову;
  • • здатністю до ведення ділової переписки, у тому числі за допомогою сучасних технічних засобів та інформаційних технологій;
  • • навичками дбайливого ставлення до діловим документам як до цінності, методами їх створення, переміщення та зберігання;
  • • навичками компетентного використання візитної картки;
  • • навичками пошуку, збору, систематизації та використання письмової інформації;
  • • навичками практичного використання засобів організаційної та обчислювальної техніки в процесі документування управлінської діяльності.

Найважливішим носієм інформації, особливо в діловій сфері, є численні форми і види документів.

Документи - один з основних засобів спілкування. Але ділові документи є не тільки засобом ділового спілкування, але і юридичним обґрунтуванням прав і обов'язків партнерів по бізнесу. Діловий лист - це ще й заочне самопредставлення, елемент і показник іміджу організації, воно багато що говорить про культуру та наміри партнерів, демонструє їх орієнтацію на справу або на односторонній успіх, показує справжню суть бізнесмена. Зміст і оформлення ділового листа може дати відповідь на питання, чи варто мати справу з партнером. Уміння спілкуватися за допомогою ділових паперів, здійснювати "правильне" діловодство - один з факторів ділового успіху. Грамотно і ефективно організоване діловодство сприяє підвищенню швидкості і якості прийняття управлінських рішень, зниження ступеня їхнього ризику, економії часу керівників.

За визначенням, діловодство (документаційне забезпечення управління) - це галузь діяльності, забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами [2].[2]

Менеджер і будь-який службовець організації повинні володіти навичками пошуку, збору, систематизації та використання інформації, вміти практично використовувати засоби організаційної та обчислювальної техніки.

Значення документаційного забезпечення управління

Вітчизняне законодавство, зокрема, Федеральний закон "Про інформацію, інформаційні технології і захист інформації" від 27.07.2006 № 149-ФЗ, Федеральний закон від 22.10.2004 № 125-ФЗ "Про архівну справу в Російській Федерації" (ред. Від 11.02 .2013), ДСТУ ISO 15489-1-2007 "Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Загальні вимоги", Федеральний закон від 27.06.2006 № 152-ФЗ (ред. від 23.07.2013) "Про персональних даних "та інші, регламентують процеси управління документами державних, комерційних та громадських організацій, що призначалися для внутрішнього або зовнішнього користування, відносини, що виникають в процесі пошуку, отримання, передачі, виробництва і поширення інформації, застосування інформаційних технологій та забезпечення захисту інформації, а також організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів архівного фонду РФ та інших архівних документів незалежно від їх форм власності і, крім того, відносини у сфері управління архівною справою в Російській Федерації в інтересах громадян, суспільства і держави.

Як і будь-яка інша важлива діяльність, документаційне забезпечення управління вимагає уваги керівника (менеджера) і розуміння ним важливості і особливостей цієї роботи. Будь-який керівник є, з одного боку, організатором виробництва і управління, і в цьому сенсі зобов'язаний приділяти увагу документаційного забезпечення управління, його організації, персоналу, що займається діловодством, а з іншого боку, керівник сам є суб'єктом діловодства, працюючим з документами, визначальним їх призначення , порядок роботи з ними і що містяться в них рішеннями і пропозиціями. Статус керівника перетворює його в ланку діловодства, і тому йому необхідний набір знань, що забезпечують ефективну участь в роботі з документами.

В силу недосконалості людської моральності, переважання у людини тяги до забезпечення в першу чергу своїх інтересів залишається необхідність закріплювати ухвалені рішення в документах, що мають юридичну силу і дозволяють забезпечити захист, гарантію дотримання інтересів взаємодіючих сторін. Юридична сила документа забезпечується чинним законодавством, компетенцією видав органу і встановленим порядком оформлення. Розповіді про усні угоди, скоєних російськими купцями в минулі століття, не включають зазвичай згадка про наявність купецькихгільдій, вступ в які було пов'язане з перевіркою на чесність і поручительством інших членів гільдії. Виняток з гільдії за порушення даного слова вело до втрати клієнтури і розорення "нехлюя". Усні ж домовленості сучасних зарубіжних бізнесменів підкріплюються, як правило, складанням юристами та економістами фірм - учасників угоди повноцінного комерційної угоди.

  • [1] Ця глава, у якій розглянуті особливості спілкування за допомогою ділових документів і складання договору купівлі-продажу, розроблені на основі: Співак В. А. Документування управлінської діяльності (Діловодство): Короткий курс. СПб .: Питер, 2010.
  • [2] Див .: Чуковенков А. 10., Янкова В. Ф. Правила оформлення документів. М .: Велбі, 2004. С. 187.
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >