Вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів в Росії: ГОСТ Р 6.30-2003

З 1 липня 2003 р введено в дію новий стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів". Стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи, що відносяться до Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), - постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та ін., Включені в ОК 011-93 "Загальноросійський класифікатор управлінської документації" (ОКУД) (клас 0200000). Вимоги стандарту є рекомендованими, проте їх повне і навіть часткове ігнорування здатне привести до нерозуміння партнерами один одного і підриву ділової репутації приблизно так само, як відступ від правил використовуваної мови спілкування. Звернемо увагу на деякі вимоги цього стандарту та інших нормативних документів, пов'язаними із здійсненням комунікацій допомогою ділових документів.

Згідно з Правилами надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Уряду Російської Федерації від 15.04.2005 № 221, реквізити адреси на поштових відправленнях і бланках поштових переказів грошових коштів пишуться в наступному порядку:

  • а) для юридичної особи - повне або коротке найменування, для громадянина - прізвище, ім'я, по батькові;
  • б) банківські реквізити (для поштових переказів, що направляються юридичній особі або прийнятих від юридичної особи);
  • в) назва вулиці, номер будинку, номер квартири;
  • г) назва населеного пункту (міста, селища і т.п.);
  • д) назва району;
  • е) назва республіки, краю, області, автономного округу (області);
  • ж) назва країни (для міжнародних поштових відправлень);
  • з) поштовий індекс.

У такому ж порядку провадиться написання адреси відправника.

Зверніть увагу на те, що повне написання імені та по батькові одержувача необхідно в деяких випадках, встановлених Правилами надання послуг поштового зв'язку (ПОУПС), оскільки видача поштових відправлень може проводитися тільки після пред'явлення документів, що засвідчують особу.

Приклад написання адреси адресата:

Образцову Олегу Петровичу

вул. Садова, д. 5, кв. 12

р Липки, Киреевский р-н, Тульська обл.

301 264

або:

ВНИИДАД

Директору І. І. Іванову

Профспілкова вул., Д. 82, Москва, 117393

Адреса адресата пишеться в правій частині поштового конверта, поштового пакету, поштової картки або оболонки поштового відправлення, а адреса відправника - у лівому верхньому куті.

Граничні розміри для письмової кореспонденції встановлені таким чином: максимальний розмір 229 '324 мм; мінімальний розмір 110 '220 мм або 114' 162 мм.

Щоб документ менше измять, доцільно використовувати конверти для розміщення в них ділових паперів формату А4, складених удвічі (конверт 162 '229 мм) або втричі (конверт 110' 220 мм), з таким розташуванням реквізитів на них (рис. 7.1).

Розташування інформації на поштовому конверті

Мал. 7.1. Розташування інформації на поштовому конверті

Документи виготовляють на бланках.

Встановлюють два стандартних формату бланків документів - А4 (210 × 297 мм) і А5 (148 × 210 мм).

Для довідки. Основний ряд форматів (розміру) паперу формується шляхом послідовного ділення попереднього формату по довгій стороні навпіл: АТ - 841 × тисяча сто вісімдесят дев'ять мм; А1 - 594 × 841 мм; А2 - 420 × 594 мм; А3 - 297 × 420 мм; А4 - 210 × 297 мм; А5 - 148 × 210 мм і т.д., аж до формату А13 - 9 х 13 мм. Для порівняння, основний формат у США - 8 1/2 × 11 дюймів, тобто 216 × 279 мм.

Кожен лист документа, оформлений як на бланку, так і без нього, повинен мати поля не менше:

  • 20 мм - ліве;
  • 10 мм - праве;
  • 20 мм - верхнє;
  • 20 мм - нижнє.
  • 2. Бланки документів слід виготовляти на білому папері або папері світлих тонів.

Бланки документів оформляють відповідно до додатка А до стандарту. Орієнтовні межі зон розташування реквізитів позначені пунктиром. Кожна зона визначається сукупністю входять до неї реквізитів.

Залежно від розташування реквізитів встановлюють два варіанти бланків - кутовий (рис. 7.2) і поздовжній (рис. 7.3).

При виготовленні документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки нумерують.

Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля аркуша.

Схема розташування реквізитів і кордони зон на форматі А4 кутового бланка

Мал. 7.2. Схема розташування реквізитів і кордони зон на форматі А4 кутового бланка

Схема розташування реквізитів і кордони зон на форматі А4 поздовжнього бланка

Мал. 7.3. Схема розташування реквізитів і кордони зон на форматі А4 поздовжнього бланка

Допускається виготовляти документи на друкарській машинці або за допомогою друкувальних пристроїв засобів обчислювальної техніки. Окремі внутрішні документи, авторами яких є посадові особи, допускається писати від руки (заяви, пояснювальні записки тощо).

Допускається друкування документів з використанням зворотного боку аркуша.

Бланки з гербами РФ і суб'єктів РФ підлягають суворому обліку та реєстрації.

Приклади оформлення копії (відпуску) вихідного листа, що залишається у автора, і вхідного листа, що надійшов до адресата, наводяться далі.

Приклади вихідного і вхідного ділових листів, оформлених відповідно до Держстандарту, наведено на рис. 7.4 і 7.5.

Приклад оформлення копії (відпуску) вихідного (в організації-відправника) службового листа, згідно з ГОСТ Р 6.30-2003

Мал. 7.4. Приклад оформлення копії (відпуску) вихідного (в організації-відправника) службового листа, згідно з ГОСТ Р 6.30-2003

Приклад оформлення вхідного (в організації-одержувачі) службового листа, згідно з ГОСТ Р 6.30-2003

Мал. 7.5. Приклад оформлення вхідного (в організації-одержувачі) службового листа, згідно з ГОСТ Р 6.30-2003

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >