Заходи проти шахрайства

Ваше завдання - ускладнити можливість фальсифікації документів вашої організації, не провокувати шахрая легкістю здійснення фальсифікації, забезпечити надійність даних у разі проведення документографіческая або почеркознавчої експертизи. Для цього корисно застосовувати такі заходи.

  • 1. Виконання підпису посадовими особами за допомогою пір'яних ручок вицвітають кольоровими чорнилом (синіми, фіолетовими).
  • 2. Виконання друку кольоровими чорнилом (синіми, фіолетовими).
  • 3. Забезпечення повного візуального сприйняття всіх елементів підпису - найменування посади, підпису, розшифрування підпису, печатки, що дозволяє встановити їх взаємну відповідність, а отже, і додасть гарантії справжності.
  • 4. Відсутність на бланках документів банківських реквізитів.
  • 5. Бажано виробити "читану" підпис, хоча б три-п'ять перших букв.

Етичні норми при складанні тексту ділового листа. Проблема визначення форми ввічливого поводження

Ось як визначають вимоги до тексту листа, щоб воно було ефективним, американські фахівці в області бізнес-комунікацій [1]:[1]

  • - Тактовність;
  • - Персональность;
  • - Позитивність;
  • - Енергійність, активність;
  • - Цілісність;
  • - Зв'язність;
  • - Ясність;
  • - Стислість;
  • - Удобочитаемость;
  • - Наявність елементів уніфікації.

Зокрема, удобочитаемость забезпечують такі фактори, як розумна стислість пропозицій і використовуваних слів.

У книзі Д. М. Лейхіффа і Д. М. Пенроуза наводяться численні рекомендації та приклади написання ділових листів, покликаних забезпечити досягнення різноманітних цілей. Наведемо пам'ятку по написанню рекламного листа, приклад такого листа та коментар до нього [2].[2]

"ПАМ'ЯТКА з написання рекламного листа

Починайте з короткої заяви або питання, який би міг привернути увагу.

Переконайтеся в тому, що вступна фраза чітко відповідає пропонованого товару.

Утримуйте увагу одержувача повідомлення, роблячи акцент на основному аргументі продажу, який буде йому цікавий.

У розділі листи, присвяченому пробудженню бажання, спробуйте шляхом приведення додаткових доказів цінності товару переконати одержувача повідомлення, що йому дійсно необхідний цей товар. Нагадайте також одержувачу про основний аргументі продажу.

Зменшіть тенденцію до неприйняття ціни шляхом того, що ви не загострюєте на неї увагу. При згадці ціни згадайте також найбільш важливі достоїнства товару.

Коротко, але чітко вкажіть, які дії слід зробити одержувачу повідомлення, і ще раз згадайте причини, за якими одержувачу слід дотримуватися певної послідовності дій.

Нижче представлений приклад рекламного листа професійної школи, яке містить всі чотири згадані частини. Частини листи не завжди можна так чітко визначити і розмежувати. У деяких рекламних листах частина, присвячена пробудженню інтересу, і частина, присвячена стимулюванню бажання, можуть бути невиразні. Ви можете не зуміти визначити, де закінчується одна частина і починається інша, але послідовність думок очевидна. Проходження їй більш важливо, ніж розмежування частин.

Інститут TROTTER

Л / я 1981, Балтимор, MD 21 233

30 липня 1997

Пану Чарльзу Данбару

186 Грінкрест Стріт

Аніта, РА 15711

Шановний пан Данбар!

Чи відомо Вам, що для того, щоб отримати хорошу роботу, Вам не обов'язково закінчувати коледж?

Мабуть, Ви читали статті в газетах про те, що можливості отримання роботи або просування по службі сьогодні зменшуються. У той же самий час, існують області діяльності, де такі можливості зростають. Американське Бюро трудової статистикою повідомляє, що в найближчі 10 років потреба в технічних фахівцях у галузі електроніки збільшиться на 21 відсоток. Це означає, що на кожні 10 нині працюючих технічних фахівців припадатиме ще двоє фахівців, необхідність в яких виникне. Будучи технічним фахівцем в галузі електроніки, Ви можете сподіватися на те, що у Вас буде можливість зробити вибір з великої кількості високооплачуваних посад, подразумевающих хороші умови праці.

Однією з найкращих особливостей освіти в галузі електроніки є той факт, що Вам не потрібно залишати місце свого проживання для того, щоб його отримати. Інститут електроніки TROTTER пропонує однорічний заочний курс з отриманням Сертифікату в галузі електроніки. Дуже скоро Ви зможете задуматися про кар'єрний ріст в галузі електроніки.

Можливо, Ви вважаєте, що будь-який з курсів, пропонований Інститутом TROTTER буде дорого коштувати. Ви будете здивовані! Ви отримуєте підручники, методичні вказівки і користуєтеся консультаціями наших висококваліфікованих викладачів всього за $ 450,00, і це включаючи одержання рекомендацій для влаштування на роботу після закінчення курсу. Тепер Ви бачите, що отримати більш хорошу роботу простіше, ніж Ви думали.

Для того, щоб отримати хорошу перспективну роботу, заповніть додається реєстраційний бланк, і вже через 10 днів Ви будете набагато ближче до отримання цікавої високооплачуваної посади.

З повагою,

Майкл Т. Ленгфорд

Член приймальної комісії

Коментарі до рекламного листа.

  • • Перший абзац - привертається увага шляхом пропозиції одержувачеві листа можливої вигоди.
  • • Другий абзац - пробуджується інтерес шляхом підкреслення вигоди, яка може бути залучена з отримання освіти.
  • • Третій і четвертий абзаци - виробляється вказівку корисних характеристик: представляється ціна, але її значення применшується допомогою одночасного згадки позитивних сторін здобуття освіти.
  • • П'ятий абзац - одержувач листа збуджується зробити певні дії, і йому знову нагадують про отримання вигод.

Ми вже говорили про те, що у вітчизняних стандартах радянських і пострадянських часів на складання організаційно-розпорядчої документації, включаючи останній за часом ГОСТ Р 6.30-2003, не передбачений, на відміну від міжнародної практики, реквізит (тобто невід'ємний елемент документа) формула ввічливого поводження, або вступне звернення. Автори вітчизняних стандартів виходили, ймовірно, з міркувань економії місця на бланку і з небажаність внесення особистого моменту в офіційні документи. Що ж робити зараз, коли багато державні організації, наприклад міністерства, вимагають від вітчизняних кореспондентів точного дотримання вимог вітчизняного стандарту з оформлення службових документів, але кореспондент вважає, що особисте звернення сприятиме формуванню позитивної установки при сприйнятті його листи? І яка форма ввічливого поводження доречна?

Відомий російський прозаїк і лінгвіст Л. В. Успенський пише, що за часів Івана IV було прийнято звертатися до шановних людям так: "Микита-ста", "Василь-су". "У ті далекі часи приставки" су "і" ста "насправді надавали зверненню ввічливість і шанобливість. Людей шанованих, владних годилося б, власне" вшановувати ", додаючи до імені кожного небудь слівце" старий ", або" Государ "(т . Е. "государ"). Такий звичай існував в давнину "[3]. Наше сучасне "будь ласка" - це скорочення від "мабуть (нагорода своєю милістю), старий". Звернення ж "государ" пройшло через багаторазові скорочення і перетворилося на частку "-с" ("словоерс") при зверненні молодшого до старшого.[3]

Психологи вважають, що для людського слуху немає звуків, більш приємних, ніж звуки його власного імені (за рідкісним винятком). Звернення по імені-по батькові, можна вважати, - результат нашого історичного розвитку, особливо цінується людьми невисокого походження. Згадайте, в четвертому розділі першого тому роману А. Толстого "Петро Перший" написано, з яким захопленням сприймає російський купець (Іван Жигулін) бажання царя Петра записати в указі про привілеї на зовнішню торгівлю, крім імені та прізвища цього купця, ще й по батькові: "Так з по батькові будеш писати нас? ... Та за це - що хошь!" Чи варто поспішати відмовлятися від самобутності? Чи варто наслідувати західну манері звернення тільки по імені (тим більше, що на ім'я ви зможете звертатися лише у випадку, якщо вас про це попросить сам партнер)? А вам самим сподобалося б, якщо всі ваші підлеглі, ділові партнери, особливо незнайомі, більш молоді, зверталися б до вас тільки по імені? Взагалі, перехід на звернення по імені - це етап розвитку відносин у напрямку зменшення їх формальності. Чи правильно буде відразу задавати рівень, відповідний дружнім, неформальним відносинам? Чи не покоробить Чи вашого ділового партнера така фамільярність?

Де помістити формулу ввічливого поводження, якщо стандартом вона не передбачена в якості окремого реквізиту? А хто, власне, забороняє вам почати реквізит "текст" з цього ввічливого поводження як ще одного підзаголовка?

Тепер спробуємо уявити реакцію ділового партнера на різні варіанти звернення.

В адресній частині ділового листа, наприклад оферти, адресат вказаний, наприклад, таким чином: "пану Π. П. Петрову", а у формулі ввічливого поводження, з якої починається текст листа, - "Шановний пан Π. П. Петров! ". Можлива реакція одержувача: "Пише" шановний ", а сам не спромігся дізнатися моє ім'я та по батькові! Лицеміре"

А як відреагував би партнер, якби до нього звернулися "Шановний Петре Петровичу!"? Можливо, так: "Треба ж, упізнали моє ім'я та по батькові, значить, щось знають про мою фірму, її імідж, не полінувалися навести довідки про нас, серйозно підготувалися до спілкування. Напевно, серйозна організація".

Гарантії, що реакція буде саме такою, ніхто не дасть; більше того, ваш діловий партнер може запідозрити і хитрість, виверт (всім відомо, що найввічливіші й чарівні люди - це шахраї, їм без цього не можна), але все ж у випадку правильного ввічливого поводження у вас більше підстав очікувати позитивну реакцію, ніж в першому варіанті.

У якому випадку доречно і досить ефективно використовувати в зверненні назва посади? Нам видається, що це доречно, якщо ви припускаєте, що статус людини розглядається ним самим як високе досягнення, заслужений успіх. Є деякі назви посад, як правило, складаються з одного слова, що мають високий престиж в суспільстві. Порівняйте по сприйняттю звернення, в яких використовується таке вчене звання, як професор, академік, або назва посади директор, міністр, депутат, президент, віце-президент, із зверненнями, в яких назви посад звучать як "начальник", "заст. Директора" . Що благозвучнее? Перевірте на собі, і, швидше за все, ви прийдете до висновку, що в другому випадку краще буде, якщо до адресата звернутися по імені-по батькові.

Ще раз наведемо загальновідоме християнське "золоте правило спілкування" як критерій вибору варіанта вирішення багатьох завдань, що мають етичну підоснову: "У всьому, як хочете, щоб чинили з вами, поступайте і ви з ними". Більше того, думаючи про розвиток ваших ділових відносин, допоможіть адресату вирішити проблему, як до вас звертатися, якщо він вирішить дати вам відповідь. Для цього у складі реквізиту "підпис" у найменуванні посади доречно вказати приємне вашому слуху назва вашої наукового ступеня або ім'я-по батькові повністю. У зарубіжній практиці можна часто зустріти, наприклад, такий підпис: "міс Анна Штерн, менеджер". Тут з формулою ввічливого поводження до Анни Штерн при відповіді все ясно: "Шановна міс Штерн!", "Шановна пані менеджер!" (якщо ви вважаєте, що посаду менеджера - це предмет її гордості) або "Шановна міс Анна!" (але не раніше, ніж вона сама дозволить вам звертатися до неї по імені).

Проблемою є й питання про необхідність виконання і вигляді заключній формули ввічливості. Вище показані формули ввічливого поводження і заключні формули ввічливості, прийняті за кордоном. У вітчизняних письмових ділових комунікаціях ще не виробилися писані й неписані правила в цій галузі. Найбільш поширена форма ввічливого поводження "шановний ..." виключає застосування в цьому ж тексті заключній формули ввічливості "з повагою ...", інакше з'явиться тавтологія. Інші формули типу "щиро Ваш", "відданий Вам", "завжди до Ваших послуг" можуть у сприйнятті ділового партнера нести іншу або додаткове смислове навантаження в порівнянні з тим, що ви задумували, хоча це й не обов'язково.

Деякі рекомендації в цьому випадку можуть бути такими:

  • - Збирати і накопичувати можливі варіанти вирішення проблеми, радитися з колегами і діловими партнерами, запозичувати їх досвід;
  • - Читати нову літературу за правилами ділового листування та складання ділових листів і текстів;
  • - Використовувати в якості заключної формули ввічливості обороти типу "сподіваємося на подальшу співпрацю", "бажаємо Вам усіляких успіхів";
  • - У листі-використовувати формули, аналогічні тим, що використовував ваш діловий партнер (якщо це можливо).

  • [1] Див .: Леіхіфф Д. М, Пенроуз Д. М. Бізнес-комунікації. С. 140-164.
  • [2] Див .: Леіхіфф Д. М, ПенроузД. М. Бізнес-комунікації. С. 267-268.
  • [3] Успенський Л. В. Слово про слова. Ім'я будинку твого. Л .: Лениздат, 1974. С. 202.
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >