Типові помилки при веденні переговорів

При підготовці та веденні переговорів нерідкі наступні типові помилки:

  • • підготовці до переговорів не приділяється належної уваги. Учасники вважають, що на самих переговорах легше буде вирішити всі питання. Насправді підготовка до переговорів, за даними ряду дослідників, повинна займати до 80% і навіть більше від загального часу (тобто часу, відведеного на підготовку та ведення переговорів);
  • • за столом переговорів виникають суперечки всередині делегації (ведуться "внутрішні переговори"), що неприпустимо. Якщо якісь питання залишилися неузгодженими всередині

делегації або виникли нові проблеми, слід запропонувати партнеру зробити перерву;

  • • в ході переговорів учасники мало уваги приділяють тому, як конкретно можуть бути реалізовані їх пропозиції. Опрацьовуючи пропозиції, обов'язково вирішите питання можливої їх реалізації;
  • • уникайте включати в делегацію тих, хто не володіє достатнім рівнем професіоналізму. Це може негативно вплинути на ваш імідж;
  • • нерідко завищується кількісний склад делегації, що веде до зниження ефективності роботи на переговорах. Намагайтеся обійтися "меншими силами", але вони повинні бути висококваліфікованими;
  • • не враховуються особливості ділового спілкування та етикету партнера з іншої країни, що веде до взаимонепониманию на переговорах.

Регламент Роберта - правила організації та проведення наради

"Регламент" Роберта - це довідник по парламентською процедурою, складений на основі правил, прийнятих у Палаті представників Конгресу США. Підготовлено в 1876 р військовим інженером генералом Генрі М. Робертом. Зараз повсюдно вважається одним із самих чудових документів в історії американської парламентської процедури. "Правила" стали стандартним керівництвом по парламентській процедурі для незліченних товариств та зібрань по всій Америці. Видані російською мовою в 1992 р

Далі ми наводимо велику цитату з книги Поля Сопер "Основи мистецтва мови", яка присвячена основним постулатам регламенту Роберта [1].[1]

Парламентська процедура - демократична процедура. Її призначення - виявити волю більшості і захистити права меншості. Це порядок, при якому люди збираються на рівних правах і на основі вироблених спільно і обов'язкових для всіх правил обирають керівництво і намічають лінію поведінки. Ідея, покладена в основу парламентської процедури, благородна. Вона володіє тим перевагою, що вбирається в форми, що стали майже зовсім однаковими, і тому при всіх видах колективного обговорення знаходить доцільне застосування.

Втім, як і всякий передвстановлений порядок людської діяльності, парламентська процедура не вільна від помилок. Вона може стати об'єктом зловживання, що нерідко і трапляється. Це можливо всякий раз, коли

1) члени колективу недостатньо пильні і не знають процедури; 2) яка-небудь угруповання чи окрема особа використовують її для протидії волі більшості; 3) правила процедури застосовуються не належним чином або застосовуються не як засіб, а як самоціль.

Загалом, чим менше група, тим менш суворо слід дотримуватися правила процедури. На нараді, комісії або в комітеті немає необхідності вдаватися до всіх або навіть деяким формальними правилами, за винятком, може бути, випадків, коли питання стосується голосування. Багато більш численні за складом засідання проводяться при дотриманні особливих правил, наприклад групові дискусії та симпозіуми.

Розглянемо застосування парламентської процедури по наступних розділах: 1) організація групи; 2) порядок дня; 3) процедура голосування; 4) вибір уповноважених;

  • 5) установа комісій та 6) види пропозицій.
  • 1. Організація групи.

Коли люди збираються для обговорення питання, дотримується наступний порядок:

  • а) один з членів ініціативної групи закликає збори до порядку;
  • б) вибирається тимчасовий голова; вибирається або призначається тимчасовий секретар;
  • в) приймається регламент ведення зборів;
  • г) відбуваються вибори уповноважених та членів постійних комісій.

Коли з цими заходами покінчено, група може функціонувати. Правила організації повинні бути по можливості простіше. Вони передбачають наступне.

  • 1. Найменування і цілі організації.
  • 2. Права членів - умови прийому, права та обов'язки.
  • 3. Права уповноважених - умови, необхідні для виборів, строки, обов'язки.
  • 4. Комісії - їх організація, терміни, обов'язки.
  • 5. Зборів - строки призначення, порядок дня, кворум.
  • 6. Умови внесення поправок до правила процедури.

Більшість організацій, що засновуються недосвідченими

людьми, має настільки суворі правила щодо кворумів, ведення зборів, внесення поправок, що їх навіть доводиться порушувати, щоб не зупиняти роботу.

  • 2. Порядок дня. Порядок дня (повістка) зібрань повинен відповідати особливим потребам групи. Групі, що займається мистецтвом мови і організувала клуб, не слід перевантажувати повістку регулярним читанням протоколів, частими звітами комісій, словом, усім, що не сприяє здійсненню завдань клубу. Порядок дня у більшості організацій наступний:
    • а) відкриття зборів;
    • б) читання протоколу;
    • в) звіти постійних комісій;
    • г) звіти спеціальних комісій;
    • д) незакінчені справи;
    • е) нові питання;
    • ж) різне: про оголошеннях, промовах, розвагах і т.д .;
    • з) оголошення про перерву або закриття.
  • 3. Процедура голосування. Голосування відбувається:
    • а) усно (так, ні);
    • б) шляхом підняття рук;
    • в) шляхом вставання;
    • г) таємницею балотуванні;
    • д) шляхом поіменного опитування.

У більшості випадків переважно усне голосування. Але якщо питання викликала гарячі дебати і не можна передбачити результати голосування, головуючий проводить його шляхом підняття рук або вставання. Якщо по деяких міркуваннях таємне голосування позбавить присутніх від почуття збентеження і замішання, голова пропонує проголосувати саме таким чином. Якщо він не робить цього, учасники зборів можуть внести відповідну пропозицію, яке приймається простою більшістю. Голова призначає двох або більше лічильників, причому вони не повинні бути прихильниками якого-небудь одного вирішення питання або прихильниками одного кандидата.

Будь член зборів, не згодний з оголошеними головою результатами підрахунку, може вимагати перерахунку голосів. Також після усного голосування можна зая

вити, що "думки розділилися порівну". Це допустимо як пропозицію, що апелює до зібрання з приводу рішення голови. У подібному випадку він повинен провести голосування шляхом підняття рук або вставання.

Голова завжди вправі голосувати, якщо він член даної групи. Зазвичай він не користується цим правом, крім випадків, коли його голос створює або порушує рівність голосів.

  • 4. Вибір уповноважених. Звичайний порядок виборів такий:
    • а) вибір або призначення комісії з виставлення кандидатур (така комісія зазвичай засновується на попередньому зібранні);
    • б) уявлення списку кандидатів (можна уявити більш одного списку, якщо це не суперечить статуту організації);
    • в) виставлення кандидатур з місця (голова зобов'язаний завжди по оголошеннідоповіді комісії пропонувати висунення кандидатур з місця);
    • г) голосування (зазвичай таємне);
    • д) підрахунок голосів;
    • е) оголошення результатів полосованія.

Виставлення кандидатур не вимагає повторних пропозицій і триває, поки хто-небудь не внесе пропозиції про припинення. Остання пропозиція вимагає повторення, що не дебатується і проходить при більшості в дві третини голосів. Названий кандидат, який бажає зняти свою кандидатуру, встає і звертається до голови: "Я прошу зняти мою кандидатуру". Пропозиція, щоб хто-небудь був "обраний на підставі одноголосного галасливого схвалення" або щоб було "оголошено про одностайне рішення зборів", чи не порушує загальноприйнятого порядку, якщо тільки кандидатура особи, згадуваного в реченні, була висунута. Таку пропозицію, зрозуміло, відпадає, якщо всі голосують одностайно. При голосуванні усному, за допомогою підняття рук або вставання кандидати балотуються в порядку висунення.

Оскільки в правилах нс передбачено інше, жоден кандидат не оголошується обраним, поки не отримав більшості голосів. Якщо жоден не отримає більшості при першій балотуванні, потрібно переголосувати всі кандидатури за винятком тієї, за яку подано найменше число голосів. Таку процедуру можна повторити кілька

разів, поки одна кандидатура не отримає більшості. Якщо інше не передбачено, обрана особа безпосередньо приступає до своїх обов'язків.

5. Установа комісій. Правила, що регулюють вибори постійних комісій та їх обов'язки, повинні бути включені в статут організації. Члени спеціальних комісій або вибираються, або призначаються головою організації. Питання про виділення їх, якщо не передбачено інше, ставиться шляхом пропозиції: "Вношу пропозицію, щоб голова призначив ..." або "Вношу пропозицію, щоб збори обрали ...". Як правило, в пропозиції повинні бути вказані кількісний склад, терміни повноважень і функції комісії. Якщо в завдань комісії входить формулювати програму дій з обговорюваного питання, вона повинна складатися з прихильників запропонованих заходів. Якщо ж її призначення - бути тільки дорадчим органом, до її складу мають увійти особи, які представляють обидві чи інші точки зору, мають безпосереднє відношення до опрацювання питання.

При відсутності інших пропозицій з боку голови або присутніх особа, яка отримала більшість голосів або висунуте першому з боку голови, стає на чолі комісії. Але може бути постановлено, щоб комісія сама обрала голову. Зазвичай число членів комісії непарне, причому запитуються звіти як більшості, так і меншості. Звіт комісії може супроводжуватися пропозицією з приводу програми дій зборів. Пропозиція вноситься головою комісії, доповідачем або будь-яким членом організації. Якщо комісія представила свій завершальний звіт, вона автоматично розпускається, оскільки не буде внесено і не пройде пропозиція передати питання для вторинного розгляду.

6. Види речень. Пропозиції діляться на чотири групи - основні, допоміжні, побічні і привілейовані. Відмінність основних пропозицій в тому, що вони представляють єдиний спосіб внести на обговорення і на рішення головне питання. Всі інші пропозиції чисто процедурного характеру. Вони переслідують мету підтримки порядку й огородження зборів (побічні і привілейовані пропозиції) або просування основних пропозицій (допоміжні).

А. Основні пропозиції.

  • 1. Основне питання. Іноді він розглядається, як єдине основна пропозиція. Внесений на розгляд, він становить предмет обговорення зборів. Все, що робить парламентська група, з початку до кінця зосереджено навколо основного питання.
  • 2. Пропозиція поставити відкладений питання. За даною пропозицією відкладений питання можна знову поставити на обговорення і голосування. Воно не допускає поправок і дебатів і не розглядається, якщо обговорюється інше питання.
  • 3. Пропозиція переглянути питання. Вноситься з метою знову обговорити пропозицію, яке було прийнято або відкинуто на даному чи попередніх зборах. Його вносить тільки обличчя, голосувати на боці більшості при первісному вирішенні питання, і в будь-який час, навіть якщо доводиться перервати оратора. Але його не можна ставити на голосування, поки не покінчено з питанням, обговорення якого було перервано. Пропозиція про перегляд не допускає поправок, але може піддатися обговоренню, якщо пропозиція, до якого воно відноситься, викликало дебати.
  • 4. Пропозиція про скасування. Ця пропозиція закликає до скасування заходів, намічених на попередніх зборах. Допускає поправки і вимагає для проведення дві третини голосів.
  • 5. Пропозиція про встановлення особливого порядку занять. Його мета - організувати розгляд приватного питання у встановлений час. Допускає поправки, обговорення, вимагає для проведення дві третини голосів.

Б. Допоміжні пропозиції.

Допоміжні пропозиції мають перевагу над основними і в межах своєї групи розташовуються також за ознакою переваги. Допоміжному пропозицією дається перевага на внесення його на обговорення перед іншим, ще не вирішеним питанням. Але якщо така пропозиція не вирішує питання, обговорення продовжується до тих пір, поки не вичерпаний список ораторів. Надалі ці пропозиції перераховані в порядку їх переваги.

  • 1. Пропозиція відкласти дискусію. За його прийнятті питання відкладається до тих пір, поки не буде внесено пропозицію знову поставити його на обговорення. Воно не допускає ні поправок, ні дебатів.
  • 2. Пропозиція закрити дебати. За його прийнятті обговорюване питання ставиться на голосування. Не допускає поправок і дебатів і проходить тільки при більшості не менше двох третин голосів.
  • 3. Пропозиція про обмеження часу. Його формулювання: "Г-н голова, я вношу пропозицію обмежити час до двох хвилин на виступаючого". Допускає поправки, але не дебати. Пропозиція збільшити час підпорядковується тому ж регламенту.
  • 4. Пропозиція відкласти питання на певний строк. Якщо воно прийнято, відкладений питання, в призначений час включається до порядку денного. Допускає поправки і дебати.
  • 5. Пропозиція передати питання в комісію. Допускає дебати і поправки.
  • 6. Пропозиція створити комісію для обговорення питання в цілому. Якщо воно прийнято, скликається комісія під головуванням уповноваженого з даного питання, яка розглядає без дотримання формальностей який чекав рішення питання.
  • 7. Пропозиція про поправку. Вноситься на предмет вилучень, змін і додавань до обговорюваного питання. Також може мати на увазі поділ питання на два і більше самостійних, що підлягають окремому обговоренню та за постановою зборів - окремому голосуванню. Допускає поправки і дебати.
  • 8. Пропозиція про відкладення на невизначений термін. Фактично присікає можливість заходу. Якщо воно прийнято, відкладений питання ставиться на зборах тільки за умови пропозиції про перегляд. Допускає дебати, але не поправки.

В. Побічні пропозиції.

Побічні пропозиції нс розташовуються за ознакою переваги, але з практичних міркувань володіють перевагою над усіма пропозиціями, за винятком привілейованих. Для внесення побічних пропозицій (крім відносяться до відступу від регламенту і зняттю пропозиції) оратора можна перервати.

  • 1. Пропозиція до порядку обговорення: "Г-н голова! Прошу слова до порядку обговорення". Висунув пропозицію вказує, що ведення зборів головою або дії учасника зборів розходяться з встановленим порядком. Питання вирішується головою або шляхом голосування.
  • 2. Апеляція з приводу ведення зборів: "Г-н голова! Я не згоден з порядком ведення зборів". Голова запитує, чому, і якщо не погоджується, то ставить питання на голосування: "Не згодні з порядком ведення зборів головою ..." і т.д.
  • 3. Парламентський запит (і вимога інформації). Насправді це питання, що відноситься до процедури або до заяв оратора: "Г-н голова! Чи доречно в даний час внести пропозицію про відкладення обговорення?" Або: "Г-н голова! Чи не чи дозволить оратор поставити йому питання?" Голова запитує оратора, і, якщо той не заперечує, задається відповідне питання.
  • 4. Пропозиція про зняття пропозиції. Вноситься тільки автором пропозиції, про яку йде мова. За відсутності заперечень воно автоматично знімається, в іншому випадку ставиться на голосування. Його не можна голосувати, якщо надходить привілейоване пропозицію або не закінчене з іншим пропозицією. Не вимагає повторності. Не допускає поправок і дебатів.
  • 5. Пропозиція про відступ від регламенту. Вноситься для обговорення приватного питання; відносно переваги поступається привілейованим. Допускає поправки, але не дебати. Для проведення потрібно дві третини голосів.
  • 6. Заперечення проти обговорення. Вноситься зазвичай з міркувань доцільності. Не має відношення до порядку дня. Може перервати оратора, не вимагає повторності, не допускає ні поправок, ні дебатів. Приймається при більшості в дві третини голосів.

Г. Привілейовані пропозиції.

Ці пропозиції користуються найбільшими перевагами і в межах своєї групи за ознакою важливості розташовуються в такий спосіб.

  • 1. Пропозиція про термін наступного зібрання. Доречно повсякчас до оголошення результатів голосування про відкладення. Допускає дебати і поправки.
  • 2. Пропозиція про відкладення зборів. Допустимо в будь-який час, крім випадків, коли або не вирішено питання про термін наступного зібрання, або оратор ще має слово, або йде перевірка підсумків голосування. Не допускає ні дебатів, ні поправок.
  • 3. Пропозиція про перерву: "Г-н голова! Вношу пропозицію про перерву на двадцять хвилин". Допускає

тільки поправки відносно тривалості, причому обговорюються тільки ці поправки.

  • 4. Привілейований питання: "Г-н голова! У мене привілейований питання". Він схожий з пропозицією до порядку дня і завжди має на увазі термінові заходи - припинення безладу, образливих витівок. Може перервати оратора. Не вимагає повторного пропозиції. Не допускає ні поправок, ні дебатів. Вирішується питання головою або простою більшістю голосів.
  • 5. Пропозиція до порядку денного. Якщо регламент встановлений в самому статуті організації або прийнятий спеціальним голосуванням для даного зібрання, голова зобов'язаний дотримуватися його, переходячи від питання до питання по порядку денному. При упущення голови в цьому напрямку учасник зборів може встати і сказати: "Г-н голова! Маю слово до порядку денного". Пропозиція може перервати оратора. Не допускає ні повторних пропозицій, ні поправок, ні дебатів. Тільки пропозицію про відступ або про внесення спеціального питання може скласти виняток у встановленому порядку дня. Втім, пропозиція, відкладене на певний строк, у вказаний час стає привілейованим.

Ці короткі відомості, що стосуються дискусії і парламентської процедури, слід заповнити вивченням загальноприйнятих робіт з даного питання.

  • [1] Див .: Сопер П. Основи мистецтва мови. М .: Прогрес; Прогрес-Академія, 1992. С. 346-357.
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >