Розділ III. ПРИКЛАДНОГО ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

ІНСТРУМЕНТАРІЙ ТА ОРГАНІЗАЦІЯ ПІДГОТОВКИ ТЕКСТОВИХ ДОКУМЕНТІВ

У результаті освоєння матеріалів даної глави студенти повинні:

знати

  • - Вимоги стандартів до оформлення документів:
  • - Класифікацію систем підготовки тексту:
  • - Засоби оформлення багатосторінкових документів;
  • - Переваги користувача інтерфейсу Office Fluent і призначення функції Backstage;

вміти

  • - Використовувати нормативні правові документи у своїй діяльності;
  • - Працювати з комп'ютером як засобом управління інформацією;
  • - Створювати нові документи;
  • - Редагувати текст;
  • - Працювати з багатосторінковими документами;
  • - Працювати з графічними об'єктами;
  • - Використовувати технологію створення таблиць і обчислень в них за формулами;
  • - Оформляти документи за допомогою колоночного тексту;
  • - Створювати і використовувати шаблони і стилі документів;
  • - Колективно редагувати документи;
  • - Створювати листи для розсилки;

володіти

- Інформаційною технологією роботи в середовищі текстового процесора Word 2010.

Вимоги стандартів до оформлення документів

Документ в загальному сенсі являє матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді і спеціально призначений для її передачі в часі і просторі.

Кожен документ має певну форму і реквізити, причому для багатьох документів число реквізитів суворо обмежена. Дуже важливо правильно оформити документ, оскільки відсутність або неправильне зазначення реквізитів робить документ недійсним.

Враховуючи важливість документа, за багатовікову історію роботи з документами склалися певні стандарти на форму документів різного призначення. Знання стандартів обов'язково при професійній роботі з документами. Тому, перш ніж приступити до створення документа, необхідно ознайомитися з відповідними стандартами. Стандартами встановлюються найбільш загальні правила складання документів, а також машинописного оформлення окремих реквізитів.

Вимоги, специфічні для деяких видів текстових документів, наведені у відповідних стандартах. Проте можна виділити деякі загальні вимоги, наприклад: "Робота повинна бути виконана друкарським способом з використанням комп'ютера і принтера на одному боці аркуша білого паперу формату А4 через півтора інтервали. Колір шрифту повинен бути чорним, висота букв, цифр та інших знаків - НЕ менше 1,8 мм (кегль не менше 12). Розміри полів встановити: праве - не менше 10 мм, верхнє і нижнє - не менше 20 мм, ліве - не менше 30 мм. Дозволяється використовувати комп'ютерні можливості акцентування уваги на певних термінах, формулах , теоремах, застосовуючи шрифти різної гарнітури ".

Крім того, при оформленні документа в текстовому процесорі повинні бути враховані наступні правила:

  • • багатосторінкові документи повинні мати автоматичну нумерацію сторінок (вкладка Вставка / група Колонтитули / пункт Номер сторінки);
  • • будь впроваджені об'єкти повинні мати автоматично складені назви (вкладка Посилання / група Назви / пункт Вставити назву);
  • • при необхідності по тексту посилань на впроваджені об'єкти слід організувати їх як перехресні (вкладка Вставка / група Посилання / пункт Перехресне посилання);
  • • нумерація та маркування списків проводяться автоматично (вкладка Головна / група Абзац);
  • • виноски формуються автоматично (вкладка Посилання / група Виноски);
  • • якщо в таблицях передбачені розрахунки, то вони виконуються за допомогою формул (курсор встановити всередину таблиці, вкладка Макет / група Дані / пункт Формула);
  • • якщо документ передбачає наявність змісту, то воно складається автоматично за заздалегідь створеним заголовкам (вкладка Посилання / група Зміст).

При оформленні заголовків треба дотримуватися наступних рекомендацій:

  • • оформляти заголовки спеціально створеними для цих цілей стилями;
  • • задавати стилям заголовків оформлення, відмінне від основного тексту;
  • • виділяти заголовки збільшеними межабзацнимі інтервалами;
  • • заголовки розташовувати на одній сторінці з початком тексту, до якого вони належать;
  • • в кінці заголовків не ставити крапку;
  • • не використовувати в заголовках переноси слів.

Більшості фахівців фінансової та банківської сфер діяльності, будь то менеджер, фінансовий аналітик, економіст, аудитор, банківський службовець і т.п., доводиться працювати з документами. Як правило, це робота з текстом, до якого додаються об'єкти і фрагменти, різні за своєю будовою і формату. Робота фахівця фінансової та банківської сфер з документами має на меті не стільки безпосередній набір тексту, скільки вміння надати йому необхідний вид, застосувавши можливості форматування.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >