Навігація
Головна
 
Головна arrow Інформатика arrow Інформатика для економістів
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

ІНСТРУМЕНТАРІЙ АВТОМАТИЗАЦІЇ ОФІСНИХ ДІЯЛЬНОСТІ

У результаті освоєння матеріалів даному глави студенти повинні:

знати

  • - Підходи до класифікації сучасних офісів і реалізуються в них інформаційні процедури;
  • - Можливості і режими роботи програми-органайзера MS Outlook;
  • - Можливості вітчизняних і зарубіжних систем електронного документообігу;

вміти

  • - Вибирати варіант офісної технології з урахуванням конкретних особливостей установи;
  • - Вибирати режим використання програмного додатки на основі виду управлінського завдання;
  • - Зіставляти можливості систем електронного документообігу різних виробників;

володіти

- Навичками створення і ведення адресних книг, підготовки та відправки електронних повідомлень, створення розкладів запланованих на найближчу іерснектіву заходів.

Офіс як елемент системи управління бізнес-процесами

В останні десятиліття в управлінській практиці дуже активно використовуються терміни "офіс" та "офісна діяльність". Офіс в літературі нерідко розглядається з двох сторін: як деякий матеріально існуюче установа, до якої користувачі-клієнти звертаються зі своїми інформаційними запитами, або як засіб забезпечення функціонування організаційної структури управління бізнес-процесами, оскільки виникає в ньому інформація призначається для адресатів-клієнтів.

У першому випадку для пересічних громадян офіс сприймається як якесь приміщення зі штатом співробітників, засобами для перетворення інформації, з переліком надаваних послуг і тарифами иа надані послуги.

Основна соціальна функція службовців офісу - це надання клієнту потрібної інформації в потрібний момент. У силу цього операційна робота службовця складається з з'ясування суті запиту клієнта (найчастіше, читання документа), підготовки документів (або усних відповідей) клієнтам, спілкування з іншими співробітниками офісу і клієнтами.

Офіс може бути самостійним закладом, виступати в якості складової частини більшої організаційної структури або бути інформаціоппо-керуючим елементом системи управління об'єкта сфери виробництва або обслуговування.

Беручи до уваги, що в загальному випадку в офісі виробляються рішення, що мають цінність для клієнта, офіс з повним правом можна розглядати як специфічне інформаційне підприємство, що перетворює інформаційні ресурси в інформаційні продукти. Природно, що семантика оброблюваної інформації накладає відбиток на так звану виробничу діяльність співробітників (офісну діяльність). Тому внутрішня діяльність таких поширених нині установ, як брокерські, нотаріальні та ріелторські контори; консалтингові, аудиторські та страхові компанії; відділи бронювання квитків, розміщення в готелях, надання довідкових послуг; банківські установи, має свою специфіку. На організацію роботи офісів впливають і інші фактори: розміри приміщень, чисельність співробітників, різноманітність наданих послуг, склад наявних технічних інформаційно-комутаційних засобів і технології їх використання і багато іншого.

Однак об'єднуючим ознакою таких офісів є інформаційна природа їхньої діяльності. Незалежно від типу надаваної офісом послуги вона базується на основі реалізації інформаційного запиту, що надходить до виконавця від клієнта. Цей запит може надійти в офіс в різній формі (усне безпосереднє звернення або дистанційно по каналу зв'язку; оформлений на паперовому або машинному носії). Враховуючи, що сучасна практика реалізації надходять запитів грунтується на аналізі семантичного змісту запитів і пошуку необхідної для відповіді інформації, організація оптимальної системи зберігання інформації в офісі - одна з найактуальніших і першочергових завдань. В одних випадках основна бережена інформаційна одиниця - це реальний об'єкт (паперовий документ, фотографія, карта тощо); в інших - документ у вигляді його технічного або електронного аналога. Звідси різні умови та технічні засоби зберігання і пошуку інформаційних одиниць (від елементарних папок і картотек до найсучасніших комп'ютерних баз даних).

Сукупність безлічі факторів офісної діяльності дозволяє підрозділити офіс на три типи: традиційний офіс, виробничий офіс, електронний офіс.

Офіс традиційного типу являє собою порівняно невелике (за площею і чисельністю співробітників) установу з досить невеликим усталеним переліком виконуваних робіт (послуг клієнтам); з постійною оцінкою ситуації, швидкої внутрішньоофісної комунікацією, досить обмеженою номенклатурою використовуваних технічних засобів перетворення інформації. Типові приклади - групи розселення в готелях, бюро замовлень квитків, реалізації туристичних путівок та ін.

Виробничий офіс характеризується формалізацією і великими обсягами однотипної роботи, виділенням функцій і закріпленням їх за конкретними співробітниками, організацією роботи з поточному принципом. Офіси такого типу ефективні для архівної діяльності, канцелярій великих організацій і органів державного управління, видавничих установ та ін. Типові операції в такому офісі - прийом документованої інформації, обробка та зберігання документів, підготовка та друкування відповідей, розмноження та розсилання документів та ін.

В офісах електронного типу реалізована концепція інтегрованого застосування обчислювальної та комунікаційної техніки з використанням переваг традиційних і виробничих офісів. В електронних офісах діяльність службовців орієнтована на використання систем баз даних; об'єднання електронної та вербальної комунікації; використання електронної пошти; управління особистим часом співробітників і контролем виконавської дисципліни; підготовку та друкування ділових листів; спільну роботу над документами; інтеграцію програмних засобів і т.д. Електронний офіс завдяки електронній пошті та використанню персональних комп'ютерів забезпечує можливість прямої взаємодії співробітників і клієнтів, не вимагаючи їх фізичного знаходження в межах одного приміщення, а також дозволяє підвищити ефективність творчої праці виконавців, у тому числі і при обробці величезних масивів інформації.

Офісна діяльність співробітників, будучи суто інформаційної, включає в себе такі функціонально-закінчені комплекси, як:

  • • обслуговування вхідних інформаційних потоків різного об'єму і семантичного змісту;
  • • підготовка та документальне оформлення запитів клієнтів;
  • • планування і контроль виконання виробничих завдань;
  • • організація документообігу;
  • • прийняття рішень різних рівнів;
  • • використання технічних і програмних засобів, що автоматизують інформаційні процеси.

Технічна складова підтримки автоматизації офісної діяльності залежить від безлічі факторів, серед яких вид інформації та специфіка інформаційних процесів; обсяг і регулярність надходять від клієнтів запитів; обсяг і вид оформлення документів, які видаються клієнтам; терміновість виконання запитів і надання послуг; фінансове становище офісу та ін. До технічних засобів офісної діяльності відносяться ЕОМ (сервери, робочі станції, ноутбуки); засоби зв'язку і передачі інформації (факси, телефони з автовідповідачами, табло); кошти копіювально-розмножувальної техніки та обробки документів і т.п.

Використання комп'ютерного і комунікаційного устаткування накладає особливі вимоги до вибору програмних продуктів: локальних і мережевих; універсальних і спеціалізованих; обробних, утиліт і засобів інформаційного захисту; вітчизняних розробників і зарубіжних компаній і т.д. У літературі нерідко програмні засоби загального призначення, орієнтовані на реалізацію офісних інформаційних завдань, іменують "електронними офісами". У наступному параграфі і розглядається таке програмне додаток, що входить до складу MS Office 2010.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук