ІНСТРУМЕНТАРІЙ АВТОМАТИЗАЦІЇ ОФІСНИХ ДІЯЛЬНОСТІ

У результаті освоєння матеріалів даному глави студенти повинні:

знати

  • - Підходи до класифікації сучасних офісів і реалізуються в них інформаційні процедури;
  • - Можливості і режими роботи програми-органайзера MS Outlook;
  • - Можливості вітчизняних і зарубіжних систем електронного документообігу;

вміти

  • - Вибирати варіант офісної технології з урахуванням конкретних особливостей установи;
  • - Вибирати режим використання програмного додатки на основі виду управлінського завдання;
  • - Зіставляти можливості систем електронного документообігу різних виробників;

володіти

- Навичками створення і ведення адресних книг, підготовки та відправки електронних повідомлень, створення розкладів запланованих на найближчу іерснектіву заходів.

Офіс як елемент системи управління бізнес-процесами

В останні десятиліття в управлінській практиці дуже активно використовуються терміни "офіс" та "офісна діяльність". Офіс в літературі нерідко розглядається з двох сторін: як деякий матеріально існуюче установа, до якої користувачі-клієнти звертаються зі своїми інформаційними запитами, або як засіб забезпечення функціонування організаційної структури управління бізнес-процесами, оскільки виникає в ньому інформація призначається для адресатів-клієнтів.

У першому випадку для пересічних громадян офіс сприймається як якесь приміщення зі штатом співробітників, засобами для перетворення інформації, з переліком надаваних послуг і тарифами иа надані послуги.

Основна соціальна функція службовців офісу - це надання клієнту потрібної інформації в потрібний момент. У силу цього операційна робота службовця складається з з'ясування суті запиту клієнта (найчастіше, читання документа), підготовки документів (або усних відповідей) клієнтам, спілкування з іншими співробітниками офісу і клієнтами.

Офіс може бути самостійним закладом, виступати в якості складової частини більшої організаційної структури або бути інформаціоппо-керуючим елементом системи управління об'єкта сфери виробництва або обслуговування.

Беручи до уваги, що в загальному випадку в офісі виробляються рішення, що мають цінність для клієнта, офіс з повним правом можна розглядати як специфічне інформаційне підприємство, що перетворює інформаційні ресурси в інформаційні продукти. Природно, що семантика оброблюваної інформації накладає відбиток на так звану виробничу діяльність співробітників (офісну діяльність). Тому внутрішня діяльність таких поширених нині установ, як брокерські, нотаріальні та ріелторські контори; консалтингові, аудиторські та страхові компанії; відділи бронювання квитків, розміщення в готелях, надання довідкових послуг; банківські установи, має свою специфіку. На організацію роботи офісів впливають і інші фактори: розміри приміщень, чисельність співробітників, різноманітність наданих послуг, склад наявних технічних інформаційно-комутаційних засобів і технології їх використання і багато іншого.

Однак об'єднуючим ознакою таких офісів є інформаційна природа їхньої діяльності. Незалежно від типу надаваної офісом послуги вона базується на основі реалізації інформаційного запиту, що надходить до виконавця від клієнта. Цей запит може надійти в офіс в різній формі (усне безпосереднє звернення або дистанційно по каналу зв'язку; оформлений на паперовому або машинному носії). Враховуючи, що сучасна практика реалізації надходять запитів грунтується на аналізі семантичного змісту запитів і пошуку необхідної для відповіді інформації, організація оптимальної системи зберігання інформації в офісі - одна з найактуальніших і першочергових завдань. В одних випадках основна бережена інформаційна одиниця - це реальний об'єкт (паперовий документ, фотографія, карта тощо); в інших - документ у вигляді його технічного або електронного аналога. Звідси різні умови та технічні засоби зберігання і пошуку інформаційних одиниць (від елементарних папок і картотек до найсучасніших комп'ютерних баз даних).

Сукупність безлічі факторів офісної діяльності дозволяє підрозділити офіс на три типи: традиційний офіс, виробничий офіс, електронний офіс.

Офіс традиційного типу являє собою порівняно невелике (за площею і чисельністю співробітників) установу з досить невеликим усталеним переліком виконуваних робіт (послуг клієнтам); з постійною оцінкою ситуації, швидкої внутрішньоофісної комунікацією, досить обмеженою номенклатурою використовуваних технічних засобів перетворення інформації. Типові приклади - групи розселення в готелях, бюро замовлень квитків, реалізації туристичних путівок та ін.

Виробничий офіс характеризується формалізацією і великими обсягами однотипної роботи, виділенням функцій і закріпленням їх за конкретними співробітниками, організацією роботи з поточному принципом. Офіси такого типу ефективні для архівної діяльності, канцелярій великих організацій і органів державного управління, видавничих установ та ін. Типові операції в такому офісі - прийом документованої інформації, обробка та зберігання документів, підготовка та друкування відповідей, розмноження та розсилання документів та ін.

В офісах електронного типу реалізована концепція інтегрованого застосування обчислювальної та комунікаційної техніки з використанням переваг традиційних і виробничих офісів. В електронних офісах діяльність службовців орієнтована на використання систем баз даних; об'єднання електронної та вербальної комунікації; використання електронної пошти; управління особистим часом співробітників і контролем виконавської дисципліни; підготовку та друкування ділових листів; спільну роботу над документами; інтеграцію програмних засобів і т.д. Електронний офіс завдяки електронній пошті та використанню персональних комп'ютерів забезпечує можливість прямої взаємодії співробітників і клієнтів, не вимагаючи їх фізичного знаходження в межах одного приміщення, а також дозволяє підвищити ефективність творчої праці виконавців, у тому числі і при обробці величезних масивів інформації.

Офісна діяльність співробітників, будучи суто інформаційної, включає в себе такі функціонально-закінчені комплекси, як:

  • • обслуговування вхідних інформаційних потоків різного об'єму і семантичного змісту;
  • • підготовка та документальне оформлення запитів клієнтів;
  • • планування і контроль виконання виробничих завдань;
  • • організація документообігу;
  • • прийняття рішень різних рівнів;
  • • використання технічних і програмних засобів, що автоматизують інформаційні процеси.

Технічна складова підтримки автоматизації офісної діяльності залежить від безлічі факторів, серед яких вид інформації та специфіка інформаційних процесів; обсяг і регулярність надходять від клієнтів запитів; обсяг і вид оформлення документів, які видаються клієнтам; терміновість виконання запитів і надання послуг; фінансове становище офісу та ін. До технічних засобів офісної діяльності відносяться ЕОМ (сервери, робочі станції, ноутбуки); засоби зв'язку і передачі інформації (факси, телефони з автовідповідачами, табло); кошти копіювально-розмножувальної техніки та обробки документів і т.п.

Використання комп'ютерного і комунікаційного устаткування накладає особливі вимоги до вибору програмних продуктів: локальних і мережевих; універсальних і спеціалізованих; обробних, утиліт і засобів інформаційного захисту; вітчизняних розробників і зарубіжних компаній і т.д. У літературі нерідко програмні засоби загального призначення, орієнтовані на реалізацію офісних інформаційних завдань, іменують "електронними офісами". У наступному параграфі і розглядається таке програмне додаток, що входить до складу MS Office 2010.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >