Навігація
Головна
 
Головна arrow Інформатика arrow Інформатика для економістів
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Робота з календарем

Для планування роботи та оперативного контролю виконання співробітниками офісу виробничих завдань програма має вбудований електронний календар. Цей календар дозволяє планувати зустрічі, відправляти на них запрошення, нагадувати про різні події, порівнювати розкладу та графіки, для чого він інтегрований з електронною поштою, контактами та іншими засобами MS Outlook. У папці Календар існує можливість перегляду відомостей для днів, тижнів і місяців. У верхній або лівій частині вікна відображається календар в стислому форматі як засіб переміщення з одного дня на інший в рамках поточного і будь-якого іншого місяця. При стандартній завантаженні програми па екрані виводиться список завдань (рис. 11.5).

За допомогою календаря можна планувати такі заходи, як зустрічі, збори, події.

Зустрічі призначаються з метою виділити певний час для роботи над яким-небудь проектом, зустрічі з ким-небудь,

Вікно Календаря зі списком завдань

Мал. 11.5. Вікно Календаря зі списком завдань

відвідування чого-небудь або кого-небудь. Планування зустрічей не вимагає запрошення інших людей. Для кожної зустрічі в календарі можна створити нагадування про її місце і час, можна планувати повторювані зустрічі.

При плануванні зборів перераховуються особи, запрошені на збори, час і місце проведення зборів, і в встановлюване в програмі час їм автоматично будуть надіслані запрошення. В основу роботи планувальника зборів MS Outlook покладено аналіз даних про зайнятість конкретних учасників і визначення найбільш прийнятного для всіх учасників часу зустрічі.

Під подією розуміється захід тривалістю до 24 годин. Оскільки події можуть бути повторюваними (наприклад, щотижневі наради по вівторках і п'ятницях протягом місяця), можна шляхом заповнення настроювальних параметрів автоматично включити їх в потрібні дні в календарі.

За замовчуванням Календар налаштований на п'ятиденний робочий педелю з робочим днем з 9.00 до 18.00. Змінити налаштування можна у вікні Параметри Outlook (рис. 11.6), використовуючи ж відповідні поля розділу параметрів, можна автоматично або вручну додати в нього плановані заходи або важливі події (свята, дні зборів, наукових конференцій тощо).

Для посилення наочності заплановані заходи можуть бути позначені кольором. Якщо вікно заходи

Вікно зміни параметрів Календаря

Мал. 11.6. Вікно зміни параметрів Календаря

відкрито, потрібно вибрати відповідну мітку зі списку; якщо захід не відкрито в окремому вікні, слід натиснути на ньому правою кнопкою миші і в контекстному меню задати потрібну мітку. Позначка елементів кольором підвищує оперативність процедури перегляду календаря.

Події, які плануються і фіксуються в календарі, поділяються на два типи: звичайне і запрошене. Звичайне подія означає планування якогось заходу на цілий день. Запрошене подія означає нс тільки планування заходи, а й можливість запрошення на нього конкретних учасників. Запрошені події доречні при організації конференцій, семінарів та ін.

Для створення звичайної події в поля вікна Зустріч заноситься потрібна інформація, встановлюється прапорець Цілий день, і в нулі Нагадування групи Параметри на стрічці управління задається значення потрібного часу.

Для створення запрошеного події спочатку створиться запрошення на збори. Після установки прапорця Цілий день збори перетвориться в запрошене подія (приклад формування такої інформації наведено на рис. 11.7).

При отриманні запрошення абонент, включений в мережеву інфраструктуру за допомогою програми MS Outlook,

Вікно створення зустрічей

Мал. 11.7. Вікно створення зустрічей

може використовувати кількома варіантами відповіді на ці запрошення: прийняти; відхилити; запропонувати новий час або дату зборів; перевірити календар; відкрити календар для перегляду розкладу та ін.

Робота із завданнями

За допомогою папки Завдання виконавець може планувати свій час, розподіляючи виконання особистих і робочих справ протягом дня, тижня, місяця і т.д. Завдання можуть забезпечуватися нагадуваннями і оновлюватися по мірі їх виконання. Крім створення власних завдань, за допомогою MS Outlook можна призначати завдання іншим виконавцям, отримувати доручення від колег і виконувати повторювані завдання.

Створення завдання виконується на вкладці Завдання заповненням полів теми завдання, термінів її виконання і стану. Тема завдання є обов'язковим для заповнення полем. Надалі назву теми виступає як заголовок вікна цієї задачі (рис. 11.8).

Крім разових завдань можна створювати завдання, повторювані за певним графіком з рівними інтервалами часу або через певні проміжки починаючи з моменту останнього виконання завдання. Для налаштування параметрів повторюваних завдань служить діалогове вікно параметрів задачі (рис. 11.9).

Призначення завдань необхідно в тому випадку, якщо при колективній роботі над якимось проектом або дорученням кожному учаснику проекту повинні бути поставлені свої, визначені цілі та умови, всі учасники подклю-

Вікно для створення завдання

Мал. 11.8. Вікно для створення завдання

Вікно для завдання параметрів повторюваного завдання

Мал. 11.9. Вікно для завдання параметрів повторюваного завдання

чени до мережі і мають на своєму комп'ютері програму MS Outlook.

Для призначення завдання конкретному виконавцю з групи осіб керівник повинен створити нову або відкрити існуючу задачу, за допомогою кнопки стандартної інтерфейсної панелі інструментів включити операцію за призначенням завдання і далі в діалоговому вікні ввести необхідну інформацію:

  • • у полі Кому ввести електронну адресу учасника, якому слід призначити задачу, або вибрати його з адресної книги;
  • • заповнити поле Тема і встановити терміни;
  • • встановити або видалити прапорці у вікні призначення завдання;
  • • при необхідності ввести додаткову інформацію у відповідні поля вікна і, натиснувши кнопку відправлення, запустити процес відправки завдання адресату.

Відслідковувати процес виконання завдання дозволяє установка прапорців у вікні Призначення завдання. Якщо користувач, який одержав доручення, змінює його стан і зберігає на своєму комп'ютері, керівник проекту отримуєте поштою повідомлення про необхідність оновлення списку завдань. Якщо доручення позначається користувачем як завершене, то на комп'ютер керівника приходить повідомлення про завершення доручення. Для зручності контролю над виконанням доручень завдання можуть бути відсортовані залежно від одержувача.

нотатки

Для створення і зберігання будь-яких коротких записів, інструкцій та інших відомостей призначається папка Нотатки. Кожна замітка може бути віднесена до певної категорії (ідеї, афоризми, плани на майбутнє і багато інших).

Для створення заміток користувач MS Outlook, використовуючи контекстне меню об'єкта Нотатки, викликає діалогове вікно і вводить в нього необхідну інформацію.

Створені замітки можна зберегти у вигляді звичайного текстового файлу або документа MS Word, їх можна переглядати і редагувати, задавати для них кольоровий фон та ін. Всі ці операції досить просто виконуються через команди контекстного меню об'єкта Нотатки.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук