ТЕХНОЛОГІЯ ОБЛІКОВОГО ПРОЦЕСУ І АНАЛІЗ ЗМІСТУ БУХГАЛТЕРСЬКОЇ ЗВІТНОСТІ

В результаті вивчення даного розділу студент повинен:

знати

  • • етапи облікового процесу;
  • • структуру бухгалтерського балансу та його зміни під впливом господарських операцій;
  • • технологію виправлення помилкових записів в бухгалтерських документах;
  • • зміст аналітичного і синтетичного бухгалтерського обліку та їх взаємозв'язок;

вміти

  • • розрізняти рахунки бухгалтерського обліку;
  • • аналізувати зміст бухгалтерського балансу і фінансової звітності;
  • • виявляти ознаки фальсифікації статей бухгалтерського балансу;
  • • виявляти відхилення в системі аналітичного обліку;

володіти

  • • прийомами перевірки, що дозволяють виявити ознаки зловживань в умовах автоматизованого обліку;
  • • навичками дослідження окремого бухгалтерського документа;
  • • прийомами роботи з документами, виконаними в умовах автоматизованого обліку.

Етапи облікового процесу

Обліковий процес економічного суб'єкта включає в себе чотири етапи: 1) бухгалтерську обробку (виписку) первинних документів; 2) відображення операцій на рахунках бухгалтерського обліку; 3) складання нового звітного балансу; 4) передачу бухгалтерського документа в архів.

Весь процес руху документа з моменту його створення до здачі в архів називається документообігом.

Перший етап облікової роботи починається з надходження первинних бухгалтерських документів (накладні, касові ордери та ін.) В бухгалтерію разом зі звітами матеріально відповідальних осіб, банківських виписок або іншими зведенимидокументами. На даному етапі працівники бухгалтерії виконують не тільки облікові, а й контрольні функції. Вони піддають документи формальної і арифметичній перевірці, тобто перевіркою за формою встановлюється необхідну кількість заповнених реквізитів, наявність підписів, чіткість і розбірливість заповнення документів, а за допомогою підрахунків повторно виконуються ті ж дії, які були застосовані при обчисленні цифрових даних особами, які складали документ. Крім того, бухгалтером проводиться перевірка документа по суті з метою встановлення його законності, доцільності та відповідності чинним нормативним актам.

Багато що надходять до бухгалтерії документи містять тільки натуральні показники. Тому при їх обробці виникає необхідність проставити ціни і суму. Дана дія називається розцінкою або таксування. Ціни проставляються на підставі цінників і даних про ціну продукції.

Після таксування документи, як правило, групують шляхом їх підбору за певний період (день, п'ятиденку, місяць) за однорідними ознаками, наприклад касові документи, документи по відвантаженню і реалізації продукції та ін. Угруповання дозволяє робити наступні записи загальними підсумками та складати зведені документи.

Закінченням першого етапу є дача головним (старшим) бухгалтером розпорядження про прийняття до обліку первинного документа і про відображення господарської операції па рахунках бухгалтерського обліку. Таке розпорядження називається бухгалтерським проведенням. Бухгалтерська проводка оформляється на самих первинних документах або на окремих бланках. Форма проведення визначається правилом подвійного запису і має певний вид (табл. 3). Замість найменування рахунку вказується його шифр. Наприклад, 50 - "Каса".

Таблиця 3

Запис № 1 28 листопада 2012 р

Дебет

кредит

Сума, руб.

71

50

5000

Головний бухгалтер _______________ (підпис)

Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання: при ручній обробці - дату запису в обліковий регістр (хронологічний журнал, Головну книгу), при комп'ютерній обробці - позначку виконавця про введення інформації в комп'ютер. Всі документи, додані до прибуткових та видаткових касових ордерів, а також документи, що послужили підставою для нарахування заробітної плати, підлягають обов'язковому гасінню штампом "Отримано", "Оплачено" із зазначенням дати.

Бухгалтерські проводки є сполучною ланкою між первинними обліковими документами та записами в книгах рахунків бухгалтерського обліку. Шляхом дослідження бухгалтерських проводок можна встановити, хто перевірив і прийняв до обліку підроблений документ, що дозволяє визначити коло осіб, причетних до протиправного діяння.

У деяких випадках підробки можуть мати місце не тільки в первинних документах, а й під час здійснення бухгалтерських проводок. Підроблені бухгалтерські документи поділяються на бездокументального і неправильні проводки.

Бездокументального називаються проводки, не підтверджені первинними обліковими документами. Відсутність документів не завжди є ознакою вчиненого злочину. Вони можуть бути втрачені в зв'язку з їх втратою, стихійним лихом, пожежею, дорожньо-транспортною пригодою та ін. Так, якщо втрачена товарно-транспортна накладна в автотранспортному підприємстві, її зміст може бути встановлено за іншими примірниками, які перебувають у вантажовідправника, вантажоодержувача.

У бухгалтерському обліку зустрічаються два види неправильних проводок: а) проводки зі свідомо неправильною кореспонденцією рахунків, коли відбулася господарська операція, але проводка не відповідає її змісту в зв'язку з тим, що запис здійснюється на невідповідні рахунки; б) проводки, що не відповідають первинним документом по сумі.

Прикладом другої групи проводок може служити запис в прибутковому касовому ордері, де слід написати: дебет рахунку 50 "Каса" кредит рахунку 51 "Розрахунковий рахунок" - 20 000 рублів, а записано: дебет рахунку "Каса" кредит рахунку "Розрахунковий рахунок" - 2000 рублів.

Бездокументального і неправильні проводки можуть бути виявлені ревізором шляхом їх зіставлення з первинної бухгалтерської документації, тому особи, які вчиняють протиправні діяння, вважають за краще проводити всі підроблені записи на другому етапі облікової роботи.

Другий етап характеризується внесенням відомостей про кожну господарську операцію в облікові регістри.

За характером записів, тобто в залежності від того, розносяться операції за бухгалтерськими рахунками або тільки реєструються в хронологічному порядку без угруповання по рахунках, розрізняють хронологічні, систематичні і комбіновані регістри.

Хронологічна або систематична угруповання об'єктів бухгалтерського обліку в регістрах є обов'язковим реквізитом регістра (п. 4 ч. 4 ст. 10 Закону № 402).

У хронологічні облікові регістри господарські операції заносяться в міру їх здійснення на підставі первинних документів в хронологічному порядку, в послідовності їх надходження без угруповання і рознесення по рахунках. Прикладом даного виду регістрів є спеціальний реєстраційний журнал (табл. 4). За допомогою хронологічної записи забезпечується контроль збереженості документів і правильності записів в них. Так, загальний підсумок операцій, зареєстрованих в журналі, дозволяє перевірити повноту записів по рахунках.

Таблиця 4

Реєстраційний журнал за вересень 2011 р

номер проводки

Дата

сума

1

1.09

12 000

2

3.09

20 000

3

7.09

15 500

...

...

...

...

...

...

15

30.09

22 000

Всього за місяць

430 000

Систематичні облікові регістри призначені для групування однорідних операцій і запису їх за певною системою па бухгалтерських рахунках. До таких регістрів належать картка обліку виробничих витрат по об'єктах калькуляції, Головна книга, в якій узагальнюються підсумкові дані по всіх синтетичних рахунках. Показники систематичних облікових регістрів характеризують стан і рух окремих видів засобів і джерел їх утворення.

В даний час широкого поширення набули комбіновані облікові регістри, де поєднуються хронологічні і систематичні записи. Їх використання скорочує витрати праці по облікової реєстрації, зменшує можливість помилок, так як облікові записи виробляються в одному суміщеному регістрі за один робочий прийом.

Третій етап облікової роботи включає узагальнення даних поточного обліку шляхом підрахунку місячних оборотів в регістрах і виведення результату за синтетичними і аналітичними рахунками. При цьому для узагальнення облікових даних часто застосовуються спеціальні облікові регістри - оборотні відомості.

У зв'язку з тим що бухгалтерський облік ведеться шляхом подвійного системи записів, будь-яка випадкова помилка, допущена на попередньому етапі облікової роботи, неминуче призведе до порушення одного з трьох контрольних рівності. Подібне порушення може бути виявлено на третьому етапі при підведенні місячних підсумків.

  • 1. Перше контрольне рівність випливає з правила подвійного запису і полягає в співвідношенні між загальними підсумками за місяць по дебету і кредиту Головною книги. Дане рівність може порушуватися за допомогою двох помилок: а) сума проводки в Головній книзі записана тільки один раз; б) сума проводки записана двічі (тільки по дебету або тільки по кредиту); в) сума проводки записана і по дебету, і по кредиту, але при записі допущена цифрова помилка.
  • 2. Друге контрольне рівність полягає в співвідношенні між місячними підсумковими сумами в Головній книзі і хронологічному журналі. З урахуванням цього контрольного рівності можна виявити наступні види помилок: а) сума конкретної бухгалтерської проводки взагалі не записана в Головну книгу; б) бухгалтерська проводка записана в Головній книзі двічі.
  • 3. Третє контрольне рівність пов'язано зі співвідношенням синтетичного і аналітичного обліку: залишок суми по синтетичному рахунку повинен дорівнювати сумі обороту коштів по тим же аналітичних рахунках.

Контроль правильності відображення господарських операцій в регістрах бухгалтерського обліку забезпечують особи, їх склали.

При веденні бухгалтерського обліку та звітності (складанні проводок, записи операцій в облікові регістри і т.п.) можуть бути допущені випадкові (неправильне відображення) і суттєві помилки.

Помилки можуть бути обумовлені:

  • - Неправильним застосуванням законодавства РФ про бухгалтерський облік та (або) нормативних правових актів з бухгалтерського обліку;
  • - Неправильним застосуванням облікової політики організації;
  • - Неточностями в обчисленнях;
  • - Неправильної класифікації або оцінкою фактів господарської діяльності;
  • - Неправильним використанням інформації, наявної на дату підписання бухгалтерської звітності;
  • - Недобросовісними діями посадових осіб організації.

Чи не є помилками неточності або пропуски в відображенні фактів господарської діяльності в бухгалтерському обліку і бухгалтерської звітності організації, виявлені в результаті отримання нової інформації, яка не була доступна організації раніше на момент відображення таких фактів господарської діяльності.

Істотною помилкою є помилка, якщо вона окремо або в сукупності з іншими помилками за один і той самий звітний період може вплинути на економічні рішення користувачів, прийняті ними на основі бухгалтерської звітності, складеної за цей звітний період.

Виправлення помилкових записів в облікових регістрах можливо: а) коректурним способом; б) шляхом додаткової проводки по рахунках бухобліку; в) червоного сторно (стоніровочной записи).

При наявності помилки в первинному документі або обліковому реєстрі (за картками аналітичного обліку) виправлення може бути оформлено коректурним способом, який полягає в наступному.

Допущену помилку слід закреслити однією рисою (так, щоб можна було прочитати неправильний запис) і написати зверху правильний текст або суму. Потім правильний текст або суму повторюють на полях документа або внизу і завіряють підписом особи, із зазначенням його прізвища, ініціалів та інших реквізитів, дати внесення виправлень з метою ідентифікації особи (ч. 8 ст. 10 Закону № 402).

Меморіальний ордер № 25

п / п

зміст

запису

Дебет

кредит

сума

Примітка

1

2

3

4

5

6

1

Облік розрахунків з підзвітними особами

71

  • 50
  • 50

40-200 11 600

Виправленому вірити (підпис) Ковшов І. І.

10 червня 2011 р

Спосіб додаткової проводки застосовується в тих випадках, коли в бухгалтерській проводці або облікових регістрах вказана применшення сума операції. Для виправлення такої помилки становлять додаткову бухгалтерську проводку на різницю між правильною і заниженою сумами операції.

Наприклад, якщо підзвітній особі видано з каси 2000 руб., А помилково записано 1000 руб., То на різницю між цими сумами 1000 руб. (2000 - 1000) потрібно скласти додаткову проводку.

Якщо в облікових записах вказана неправильна кореспонденція рахунків, її необхідно виправити способом червоного сторно (негативних чисел), який полягає в тому, що неправильна стара запис анулюється шляхом її повторення червоним кольором і відбувається нова правильний запис, але вже звичайним чорнилом. У бухгалтерському обліку прийнято вважати, що суми, записані червоним чорнилом, є негативними (сторнировочной). Тому при підрахунку оборотів такі суми віднімаються із загальних підсумків.

У практиці зустрічаються три види помилок, які повинні бути виправлені шляхом сторнування.

  • 1. Бухгалтерська проводка і записи за рахунками зроблені необгрунтовано, так як господарська операція не мала місця. Така помилка може бути виправлена однією "червоною" проводкою і записом в облікові регістри, які "погасять" неправильні записи.
  • 2. Бухгалтерська проводка і записи за рахунками зроблені на основі первинного документа і відповідають сумі операцій, але ця сума віднесена на рахунок поточного обліку не у відповідності до змісту операції.

Наприклад, з каси організації видано підзвітній особі 1000 руб. Помилково була складена проводка:

Дебет рахунку 70 "Розрахунки з персоналом з оплати праці" - 110001

Кредит рахунку 50 "Каса" - [1000].

Для виправлення допущеної помилки складаються дві проводки, з яких в першій повторюється червоним кольором неправильна кореспонденція (цифри, що підлягають записи червоним кольором, умовно взяті в дужки).

Дебет рахунку 70 "Розрахунки з персоналом з оплати праці" - (3000)

Кредит 50 "Каса" - (3000).

У другій проводці дається правильна кореспонденція:

Дебет 71 "Підзвітні особи" - 3000

Кредит 50 "Каса" - 3000.

З прикладу видно, що суми, записані червоним, віднімаються з отриманої суми підсумків як негативні, і тим самим анулюються помилково зроблені записи.

3. Проведення складена правильно, але сума операції завищена. У цих випадках робиться запис червоними чорнилом на суму завищення.

Способи червоного сторно і додаткової проводки застосовуються не тільки для виправлення випадкових помилок, але і для внесення уточнень до облікових даних після виявлення відхилень фактичної собівартості продукції від планової і в деяких інших випадках.

Процедура виправлення істотних помилкових записів у бухгалтерському обліку регламентується Положенням з бухгалтерського обліку "Виправлення помилок в бухгалтерському обліку та звітності" (ПБО 22/2010).

В процесі контрольно-ревізійної діяльності перевіряючим особам доводиться стикатися з необґрунтованими і виправленими записами, складеними з метою приховування зловживань. Так, в одних випадках злочинці під виглядом додаткових складають Бездокументні проводки, в інших суми, які спочатку були правильно відображені в обліку, пізніше сторнируют і списують на інші рахунки з метою приховати недостачі і розкрадання матеріальних цінностей. Іноді шляхом необґрунтованого повторного сторнування одних і тих же сум бухгалтери прагнуть заплутати облік і відвернути увагу ревізора від інших записів, що приховують зловживання.

Прикладом бездокументних записів, маскованих під виправлення помилок, може служити так зване "одностороннє сторно". Будь-яка сума пересувається з одного синтетичного рахунку на інший або переноситься з однієї картки аналітичного обліку на іншу несистемним шляхом без попереднього складання проводок. Для цієї мети по одній і тій же стороні двох рахунків поточного обліку (наприклад, два рази по дебету) роблять два записи на одну і ту ж суму, але різним кольором: один раз червоними і один раз звичайним чорнилом. Жодне з контрольних рівностей облікової реєстрації при цьому не порушується, але в облікові відомості вносяться необхідні злочинцю зміни. Виявити одностороннє сторно неважко, оскільки злочинці, роблячи безсистемні записи, змушені посилатися на вигадані номери проводок. Такі записи, виявлені в ході документальних ревізій, повинні привернути увагу слідчого, оскільки виправлення випадкових помилок методом одностороннього сторно в бухгалтерському обліку не допускається.

Четвертий етап (заключний) передбачає здачу бухгалтерських документів в архів. При здачі в архів всі документи кладуться в папки. При цьому окремо групуються справи з документами постійного та тимчасового термінів зберігання (оригінали відокремлюються від копій, річні плани та звіти - від квартальних і місячних).

Економічний суб'єкт повинен забезпечувати безпечні умови зберігання документів і захист їх від зміни. У зв'язку з цим бухгалтерські документи повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях (архівах).

Терміни зберігання документів бухгалтерського обліку:

  • 1) первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку, бухгалтерська (фінансова) звітність відповідно до термінів, встановлених правилами організації державного архівної справи, - не менше п'яти років після звітного року (ч. 1 ст. 29 Закону № 402);
  • 2) документи облікової політики, стандарти економічного суб'єкта, інші документи, пов'язані з організацією і веденням бухгалтерського обліку, в тому числі кошти, що забезпечують відтворення електронних документів, а також перевірку достовірності електронного підпису - не менше п'яти років останнього року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської (фінансової) звітності в останній раз (ч. 2 ст. 29 Закону № 402);

Відповідальність за організацію зберігання облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності несе керівник економічного суб'єкта. За порушення правил зберігання, комплектування, обліку або використання архівних документів передбачається адміністративна відповідальність (ст. 13.20 КоАП РФ).

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >