Діапазон осередків і його виділення

Діапазон осередків - базовий структурний поняття електронної таблиці, що визначає блок осередків (від правого верхнього до лівого нижнього кута прямокутного блоку) або кілька прямокутних блоків. Адресацію осередків з даними у вигляді діапазону від лівої верхньої до правої нижньої комірки можна назвати "правилом двох цвяхів" (рис. 6.3). Діапазон застосовується в багатьох командах, виражених і функціях табличного редактора. Мінімальний діапазон - сама осередок, максимальний - все осередки на аркуші.

Діапазон можна вказати декількома способами:

• виділити осередки покажчиком миші або клавішами клавіатури, при цьому вічко виділяється прямокутною рамкою, а діапазон - темним кольором і (або) рамкою. Слід звернути увагу, що початкова осередок діапазону при виділенні не затінює, щоб бачити колір заливки діапазону (ця комірка залишається активною - готової для звичайного введення або редагування даних);

Діапазон (В2

Мал. 6.3. Діапазон (В2: Е5), заданий адресами кутових комірок В2 і Е5 ( "два цвяха")

• набрати адреси кутових комірок з клавіатури і поставити між адресами роздільник (оператор посилання на діапазон) - двокрапка або точку, наприклад В2: Е5 або В2.Е5. Безпосередньо в момент виділення поле Ім'я рядка формул вказує розмір діапазону кількістю рядків і стовпців: 3RX4C означає 3 рядки, 4 шпальти. Виділеного діапазону можна присвоїти ім'я командою Вставка, Ім'я, Присвоїти, щоб надалі у функціях вказувати не адреси осередків, а ім'я.

Прийоми виділення діапазону комірок можуть бути наступними.

Виділення діапазону комірок у вигляді одного прямокутного блоку. Тримати ліву кнопку миші і переносити покажчик від кутової осередку по діагоналі до протилежного кута діапазону або клацнути лівою кнопкою миші будь-який кут діапазону, потім, натискаючи і утримуючи клавішу Shift, клацнути лівою кнопкою миші протилежний по діагоналі кут діапазону. Можна, утримуючи клавішу Shift, переміщати табличний курсор клавішами зі стрілками або іншими клавішами переміщення курсора, розширюючи виділення.

Виділення діапазону комірок з декількох прямокутних блоків. Тримати клавішу Ctrl і виділяти покажчиком миші з натиснутою кнопкою перший діапазон, потім другий і т.д., щоб виділити кілька несуміжних блоків або багатокутний діапазон.

Виділення рядка або стовпця. Клацнути координатну рамку аркуша книги на номері рядка або букві стовпця.

Виділення декількох стовпців або рядків. Натиснути ліву кнопку миші і переносити курсор по координатної рамці вікна книги по буквах стовпців або номерами рядків.

Можна поставити табличний курсор в якийсь кут майбутнього блоку для виділення і натиснути клавішу F 8. Осередок стала "вихідним кутом" діапазону майбутнього виділення. Перейти покажчиком миші або стрілками в кінцевий кут блоку і натиснути Enter.

Діапазон осередків можна виділити за допомогою рядка (поля) Ім'я, якщо ввести туди імена кутових комірок, розділені крапкою або крапкою з комою, і натиснути Enter.

Виділити весь робочий лист дозволяє поєднання клавіш Ctrl + А.

Кілька несуміжних діапазонів задають адресами осередків або діапазонів, між якими ставиться роздільник - крапка з комою. Наприклад, діапазон (C2: D3; F2: G9; E; 8) складається з чотирьох: два прямокутних блоку C2: D3 і F2: G9; стовпець Е; рядок 8.

Набір адреси осередків діапазону з клавіатури застосовують у функціях, щоб визначити стовпець, рядок, частковий стовпець, часткову рядок, діапазон стовпців, рядків, блок осередків.

Адресація осередків. Формула або функція таблиці може містити посилання на адреси осередків, звідки потрібно взяти дані для обчислень. Структура таблиці найчастіше однорідна по стовпчиках (іноді по рядках). Однорідність означає, що дія, записану у формулі першого рядка таблиці, як правило, повториться для осередків в інших рядках тієї ж колонки, але зі зміщенням адрес осередків, на які формула посилається.

При копіюванні формул табличний редактор враховує це важлива властивість таблиць. Копіювання формули, що містить відносні посилання, в новий осередок автоматично перебудовує посилання, вказуючи змінені адреси осередків. Звичайна адресація посилань у формулах і функціях, яка розбудовує адреси щодо нового положення копії вічка з формулою, називається відносною адресацією. Якщо в якийсь осередку записана формула з адресами сомножителей = В2 * С2, то її копіювання в осередок того ж стовпчика на рядок нижче змінить записані у формулі посилання на адреси осередків, збільшивши номер рядка на +1. Формула перебудується як = В3 * С3 (щодо нового місця).

Щоб посилання на адреси не змінювалися при копіюванні формули або функції в іншу клітинку, використовують абсолютну адресацію осередків (абсолютні посилання). Наприклад, комірки має в своєму курсом валют на товарному рахунку буде використаний осередками рядків різних товарів, ціна яких дана в валюті. Абсолютна адресація, яка при копіюванні НЕ перебудовується, встановлюється символом $, наприклад $ D $ 7. Можлива змішана адресація. Наприклад, посилання на адресу Н $ 5 дозволяє при копіюванні змінювати ім'я стовпця Н, а номер рядка 5 залишається тим же. Символ $ з клавіатури набирати не обов'язково, слід поставити курсор на адресу у формулі і натиснути клавішу F4. Посилання на адресу D7 перетвориться в $ D $ 7, а після ще одного натискання - в [) $ 7 і т.д.

Інший варіант абсолютного адреси - дати ім'я комірці або діапазону і зробити в формулах посилання не на адреси, а на це ім'я командою Вставка, Ім'я, Вставити. Якщо, наприклад, комірці, де виконується Автосуммирование даних, присвоїти ім'я Разом, то можна написати формулу = Н7 / Разом. Ім'я осередку Разом як абсолютний адреса буде використовуватися для розрахунку часткової частини кожної позиції в рядках таблиці.

Копіювання і переміщення даних з комірок. Копіювання і переміщення вмісту комірок можна виконувати різними способами.

Копіювання і переміщення командами меню. Для копіювання вмісту одного осередку в іншу клітинку (блок осередків) слід у вихідній осередку дати команду Копіювати, а в осередку призначення - Правка, Вставити.

Для копіювання вмісту блоку осередків слід виділити вихідний блок осередків, дати команду Правка, Копіювати - рамка виділеного блоку перетвориться в біжучий пунктиром. Поставити табличний курсор в ту клітинку, де буде лівий верхній кут нового положення блоку, і натиснути Enter або дати команду Правка, Вставити. Вставку можна повторити кілька разів.

Для переміщення блоку осередків необхідно їх виділити і дати команду Правка, Вирізати, потім, поставивши курсор на потрібне місце, - Правка, Вставити. Переміщуваний блок осередків замінює дані в блоці-приймачі, якщо вони там були.

Копіювання і перенесення за допомогою миші проводиться виділенням діапазону комірок і підведенням покажчика миші до рамки виділеного діапазону. Коли близько рамки курсор миші змінить вигляд + "хрестик" на похилу стрілку (або четирехнаправленную стрілку), зачепити рамку натиснутою лівою кнопкою миші і перетягнути на нове місце. При одночасному натисканні клавіші Ctrl і перетягуванні рамки відбувається копіювання блоку осередків.

Копіювання і перенесення за допомогою контекстно-залежного меню. Виділити блок осередків, клацнути його правою кнопкою миші і в списку доступних команд вибрати Вирізати або Копіювати. Клацнути правою кнопкою миші лівий осередок місця призначення і в списку доступних команд вибрати команду Вставити.

Копіювання заповненням в суміжні комірки. Виділити діапазон комірок. Рамка виділення має в правому нижньому кутку прямокутну точку - маркер заповнення. Покажчик миші, який зазвичай в Excel має вигляд хрестика +, перетворюється близько точки маркера в знак плюс. Встановивши курсор миші на маркер, слід протягнути маркер через які заповнюються сусідні осередки горизонтально або вертикально. Якщо перетягування маркера заповнення призводить до небажаного збільшенню значень чисел або дат в межах виділеного діапазону, слід натиснути тимчасово спливла кнопку Параметри автозаповнення і вибрати варіант: копіювати осередки, заповнити тільки формати або тільки значення.

Копіювання формату комірки. Застосовується для повторення формату цієї осередки в інших осередках. Виділити осередок-прототип, натиснути на вкладці Головна кнопку Формат за зразком. Після цього виділити мишею діапазон-одержувач, який відформатуй за зразком осередки-прототипу.

Заповнити форму . Автоматичне заповнення - процес заповнення клітинок Excel даними по заготовленому ряду- зразком суміжних осередків або командою з параметрами заповнення.

Ряди автоматичного заповнення можуть йти по стовпцях або по рядках. Наприклад, два початкових члена ряду необхідно ввести з клавіатури, як на рис. 6.4, а. Потім виділити дві суміжні осередки і командою Формат, Осередки, Дата змінити формат, як на рис. 6.4, б.

Зацеп і перетягування маркера заповнення лівою кнопкою миші розподіляє рамку виділення на такі осередки і виконує заповнення ряду з інтервалом дат, рівним кроку від першого до другого елементу ряду. Для запропонованого прикладу вийде інтервал дат три місяці (рис. 6.4, в).

Заповнення ряду дат

Мал. 6.4. Заповнення ряду дат:

а - початкова послідовність; б - виділення та зміну формату; в - результат автозаповнення

Якщо перетягнути маркер покажчиком з натиснутою правою кнопкою миші, то з'явиться контекстне меню команд з варіантами копіювання або заповнення. Для розглянутого прикладу з спливаючого контекстного меню слід було б вибрати команду Заповнити по місяцях.

В Excel зберігаються зумовлені послідовності автозаповнення (дні тижня, назви місяців і ін.). Відповідність початкових значень часу і дат і виходять рядів показано в табл. 6.1. Можна утворити ряд, в якому є постійний текст і змінюється нумерація (див. Рядок Квартал 1 в табл. 6.1).

Заповнення по команді Прогрессия - спосіб заповнити прогресію по одному початкового значення (зразок другого осередку не потрібно). Необхідно виділити початкову клітинку і такі порожні клітинки діапазону, в яких повинен утворитися майбутній ряд. Виділити, але не зачіпати, що не протягувати, що не автозаполнять - просто провести покажчиком миші по осередках.

Таблиця 6.1

Приклади послідовностей заповнення осередків

Початкове значення

продовження ряду

9:00

10:00

11:00

12:00

ПН

ВТ

ср

чт

понеділок

вівторок

середа

четвер

січень

лютого

березня

квітня

січень

квітня

і Юл

жовтень

січень

янв.07

апр.07

іюл.07

окт.07

янв.08

15.янв

15.апр

15.іюл

15.окт

15-Янв

2006

2008

2010

2012

2014

квартал 1

квартал 2

квартал 3

квартал 4

Після виділення нові цифри не з'являються, але тепер дати команду Головна, Редагування, кнопка Заповнити, Прогрессия, вибрати тип прогресії (арифметична, геометрична, дата), вказати крок збільшення. Для дат вказати вид мінливого параметра ряду (день, місяць, рік). У розглянутому вище прикладі досить ввести тільки першу дату, виділити необхідну кількість суміжних осередків, дати команду і визначити параметри: Дати з одиницею збільшення місяць і кроком 3.

Видалення і вставка осередків, рядків, стовпців, листів. Якщо виділити діапазон комірок і правою кнопкою миші дати команду Видалити, то будуть видалені не тільки дані, але і самі осередки. У вікні команди потрібно уточнити, як видалити: осередки зі зрушенням залишилися вліво, вгору, видалити стовпці (рядки) цілком. Виділити стовпець (рядок) можна натисканням покажчика миші в координатної рамці на імені стовпчика (рядка) або протягуванням натиснутого покажчика миші по кількох стовпців (рядків).

Коли курсор стоїть в осередку або виділений блок осередків, команда Вставка пропонує на вибір варіанти Вставка, Осередки ( Рядки, Стовпці), які вставляють відповідну кількість порожніх клітинок, рядків або стовпців. Якщо ж заздалегідь клацанням миші але номеру рядка в координатної рамці виділити рядок (або виділити кілька рядків), то буде доступна тільки команда Вставка, Рядки, яка вставить порожні рядки, відсуваючи наявні вниз. Аналогічно після виділення стовпчика команда Вставка, Стовпці вставить порожні стовпці, відсуваючи наявні вправо. Вставка блоку осередків відсуває наявні осередки вправо або вниз.

Клацання правою кнопкою миші по язичку листа книги викликає список контекстних команд роботи з листом, що дозволяють видалити, додати, перейменувати, перемістити / скопіровагь лист.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >