Облік розрахунків з підзвітними особами

Підзвітні особи - це працівники, які виконують свої функції за межами підприємства. Для виконання таких функцій адміністрація видає їм грошові кошти у вигляді авансів в розмірі, визначеному чинним законодавством.

Грошові аванси видаються під звіт на службові відрядження і дрібні господарські витрати. Дана операція здійснюється за умови повного погашення підзвітною особою заборгованості за раніше отриманими їм під звіт сумами готівки.

Службовим відрядженням є поїздка працівника за розпорядженням керівника організації в іншу місцевість на певний термін для виконання службового завдання поза місцем його постійної роботи.

Направлення у відрядження жінок, які мають дітей віком до 14 років, працівників, що мають дітей-інвалідів або інвалідів з дитинства до досягнення ними віку 18 років, а також працівників, які здійснюють догляд за хворими членами їх сімей відповідно до медичного висновку, без їх згоди не допускається .

Максимальний термін відрядження не повинен перевищувати 40 днів, не рахуючи часу перебування в дорозі, і 60 днів - при відрядженні за кордон. Для осіб, які направляються на виконання монтажних, налагоджувальних і будівельних робіт, термін відрядження не повинен перевищувати одного року.

За межами зазначеної тривалості відрядження витрати працівника, пов'язані з виконанням ним трудових обов'язків, з метою оподаткування не визнаються витратами на відрядження.

Днем виїзду вважаються календарну добу, протягом яких транспортний засіб відбуває з місця постійної роботи працівника, а днем прибуття - календарну добу, протягом яких працівник прибуває до місця постійної роботи. В обох випадках враховується час проїзду до станції, аеропорту або пристані, якщо вони розташовані за межами населеного пункту. Час хвороби в період перебування у відрядженні не включається в зазначений вище термін.

На час відрядження працівника за ним зберігаються посада та середній заробіток. Заробітна плата на його прохання може бути перерахована за рахунок підприємства за адресою місцезнаходження даного працівника в період відрядження. Він також має право на відшкодування витрат, пов'язаних зі службовим відрядженням.

Якщо працівник у відрядженні залучався до роботи у вихідний для істо за основним місцем роботи день, то цей день в табелі обліку робочого часу (форми № Т-12, № Т-13) потрібно додатково відобразити кодом "РВ" або цифровим кодом "03" . При цьому треба вказати кількість годин, відпрацьованих в такий день, за умови, що керівник фірми давав цьому працівникові вказівку про тривалість роботи у вихідний день.

За дні від'їзду у відрядження і прибуття з нього, якщо зазначений час доводиться на вихідні дні, працівник має право на оплату в подвійному розмірі.

Підставою для виїзду є наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження (форма № Т-9). У ньому вказуються прізвище та ініціали, структурний підрозділ, професія (посада) відрядженого, мета, час і місце відрядження. Оформлення наказу передує складання безпосереднім начальником, якого відряджають особи документа "Службове завдання для направлення у відрядження і звіт про його виконання" (форма № Т-10а). У ньому вказуються завдання працівника, яке він повинен виконати в період перебування у відрядженні, місце і термін відрядження.

Після виходу наказу працівникові видається посвідчення про відрядження (форма № Т-10). У ньому повинні бути відображені прізвище, ім'я, по батькові відрядженого, мета і пункт призначення відрядження, її термін і найменування організації, куди відряджається працівник. Фактично обидва зазначених документа підтверджують виробничий характер службового відрядження і її тривалість, тобто по суті своїй мають одне і те ж призначення. Тому організація вправі в локальному нормативному акті (наприклад, в наказі по обліковій політиці) встановити можливість оформлення одного документа, який є підставою для направлення працівника у службове відрядження.

Якщо працівник направляється у відрядження за кордон, то підставою для неї є розпорядження роботодавця без оформлення посвідчення про відрядження (крім відрядження до країн СНД, з якими укладені міжурядові угоди).

Чи не виписується посвідчення про відрядження співробітникам організації, які направляються для врегулювання конфліктів з клієнтами - фізичними особами, які проживають в інших регіонах країни. В такому випадку факт їх перебування у відрядженні можна підтвердити наявністю наказу про направлення у відрядження, службового завдання, проїзних документів.

Облік працівників, які направляються у відрядження, ведеться в Журналі обліку працівників, які вибувають у службові відрядження з відряджає.

У ньому міститься наступна інформація:

• • прізвище, ім'я, по батькові відрядженого працівника;
• • дата і номер посвідчення про відрядження;
• • найменування організації, до якої відряджається працівник;
• • пункт призначення.

Якщо відряджена особа хоче отримати гроші під звіт, то воно повинно написати заяву на ім'я керівника організації. Сума авансу не повинна перевищувати передбачувані витрати, виходячи з діючих норм. В іншому випадку сума перевищення повинна визнаватися об'єктом оподаткування доходу даного підзвітного особи. У посвідченні про відрядження робляться відмітки про вибуття у відрядження, прибуття в пункт призначення, вибуття з нього і повернення до місця постійної роботи. Кожна відмітка засвідчується підписом і печаткою організації. До посвідченням про відрядження додається звіт про виконану роботу в період перебування працівника у відрядженні. Якщо працівник повинен повернутися з відрядження в той же день, посвідчення про відрядження не виписується.

Витрати, вироблені відрядженим, повинні бути підтверджені документально і відображені в поданій ним авансового звіту.

Склад цих витрат включає оплату:

• добових за час перебування у відрядженні, причому день від'їзду і день приїзду розглядаються як два дні. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження.

З 1 січня 2009 р добові в цілях оподаткування прибутку приймаються в розмірі, передбаченому колективним договором (або внутрішнім актом організації) (подп. 12 п. 1 ст. 264 ПК РФ). Для цілей бухгалтерського обліку зберігається розмір добових 700 руб., При відрядженнях за кордон - 2500 руб. За межами цих сум розмір добових обкладається ПДФО.

Не підлягають обкладенню страховими внесками добові по відрядженнях в розмірі, встановленому локальним нормативним актом організації (наприклад, наказом по облікову політику). Виходячи з вимог податкового законодавства, при оплаті витрат на відрядження не підлягають обкладенню страховими внесками добові в межах норм, встановлених чинним законодавством.

Добові не виплачуються, якщо працівник виїжджає у відрядження на один день або має можливість щоденно повертатися до місця свого постійного проживання;

• • найму житлового приміщення ;
• • проїзду в обидва кінці;
• • інших витрат, які справив працівник з дозволу або з відома роботодавця, а також оплата сервісних послуг, включених у вартість проїзду. Зазначені витрати відповідно до п. 3 ст. 217 НК РФ не підлягають обкладанню податком на доходи фізичних осіб.

Цей податок обкладається вартість квитка, за умови, що працівник виїхав у відрядження не з пункту, де знаходиться організація, а, наприклад, з місця його проживання.

Оплата найму житлового приміщення здійснюється за фактичними витратами, підтверджених відповідними документами, але не більше 550 руб. на добу.

Проїзд до місця відрядження і назад відшкодовуються в сумі фактичних витрат, підтверджених документами, без обмеження лімітом, при наявності згоди керівника.

Подання документів не обов'язково, коли адміністрації підприємства заздалегідь відомі витрати на проїзд в обидва кінці. Тим часом дане правило застосовується тільки з обов'язкової згоди відрядженого працівника. Оплаті підлягають витрати на проїзд усіма видами транспорту (крім таксі), включаючи страхові платежі але державному обов'язковому страхуванню пасажирів на транспорті, вартість послуг з попереднього продажу проїзних квитків, а також витрати за користування в поїздах постільними речами.

Працівникові, направленому у відрядження за кордон, додатково відшкодовуються:

• • витрати на оформлення закордонного паспорта, візи та інших виїзних документів:
• • обов'язкові консульські і аеродромні збори;
• • збори за право в'їзду або транзиту автомобільного транспорту;
• • витрати па оформлення обов'язкової медичної страховки;
• • інші обов'язкові платежі і збори.

Підприємство має право здійснювати додаткові виплати працівникові понад зазначені вище норм. Джерелом погашення витрат в такому випадку є прибуток, що залишається в його розпорядженні після погашення зобов'язань перед бюджетом.

Однак ПДВ на вартість послуг, наданих працівникові в період відрядження, підлягає відшкодуванню з бюджету тільки в межах затверджених законодавством норм. Суми ПДВ понад ці норми відшкодовуються за рахунок прибутку, що залишається в розпорядженні підприємства.

Підзвітна особа відповідно до службового завдання для направлення у відрядження і звітом про його виконання зобов'язана подати авансовий звіт про витрачені суми протягом трьох робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, або з дня повернення з відрядження. Беручи до уваги той факт, що в організаціях можуть мати місце часті відрядження окремих співробітників, доцільно розробити графік документообігу. Наявність його дозволить упорядкувати технологію обробки первинних документів на даній ділянці бухгалтерії.

Орієнтовна форма такого графіка документообігу наведена в табл. 4.3.

Таблиця 4.3

Графік документообігу за авансовими звітами

При наявності невитрачених сум вони підлягають обов'язковому поверненню готівкою або шляхом утримання з його заробітної плати. В іншому випадку такі суми розглядаються як дохід працівника, на який повинні бути нараховані страхові внески та проведені оподаткування податком на доходи фізичних осіб.

Сума перевитрати підлягає відшкодуванню працівнику підприємства. У той же час якщо сума перевищення проти встановлених норм стосується добових, то вона підлягає включенню до сукупного доходу даного працівника, а отже, і обкладенню зазначеним вище податком. Даний порядок поширюється на організації, що фінансуються з бюджету.

Комерційні організації визначають норми добових самостійно в розмірі, встановленому колективним договором або локальним нормативним актом (наприклад, наказом керівника організації), і обмежені тільки мінімальним розміром. Якщо даний мінімальний розмір перевищено, то сума перевищення визнається матеріальною вигодою працівника і підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб.

Витрати з оплати найму житлового приміщення приймаються до обліку в сумі фактично зроблених витрат, підтверджених документально. Тим самим визнається, що нормування таких витрат для цілей оподаткування не передбачено. Якщо відряджена особа не пред'явила необхідних виправдувальних документів, то з його сукупного доходу підлягають виключенню тільки добові і витрати по найму житлового приміщення. Решта виплачені суми включаються в його сукупний річний дохід.

Може мати місце ситуація, коли працівникові видали йод звіт грошові кошти, а через якийсь час він звільнився, чи не відзвітувавшись і не повернувши кошти. Таку заборгованість можна визнати безнадійною після закінчення терміну позовної давності - три роки (ст. 196 ЦК України).

Якщо витрати на відрядження виражені в іноземній валюті, то їх слід перерахувати в рублі за курсом Банку Росії на дату прийняття до обліку.

Утримання невитрачених і своєчасно не повернених сум авансу при поданні працівником авансового звіту за межами трьох робочих днів з моменту повернення з відрядження здійснюється із заробітної плати в місячний термін. Відлік даного терміну провадиться з дня закінчення строку, встановленого для його повернення. Якщо даний термін прострочений, організація має право стягнути цю суму боргу, який значиться за підзвітною особою, тільки за згодою цієї особи; при відсутності такої згоди - через суд.

Авансові звіти оформляються за формою № АТ-1. У бухгалтерії прийняті авансові звіти підлягають перевірці як за формою, так і по суті.

ПРИКЛАД 4.19

Начальник відділу постачання організації Піскарьов А. С. направлений у відрядження з Ростова-на-Дону в Москву терміном на чотири дні з 4 по 7 лютого 2014 року включно в зв'язку з виробничою необхідністю.

Сума авансу - 5500 руб. виходячи з наступного розрахунку:

• • проїзд в обидва кінці (включаючи страхові платежі по державному обов'язковому страхуванню пасажирів на транспорті, плату за користування постільними речами в поїзді і оплату послуг з попереднього продажу квитків) - 1600 руб .;
• • проживання в готелі - 1100 руб. (550 руб. × 2 дн.);
• • добові - 2800 руб. (700 руб. × 4 дн.).

Фактичні витрати по закінченні відрядження склали 6080 руб.

З огляду на клопотання Піскарьова А. С. про збільшення розміру добових у зв'язку з більш високим рівнем цін у Москві, відповідно до рішення генерального директора добові були встановлені в розмірі 820 руб. в день, а всього на 3280 руб. (820 руб. × 4 дн.). Крім того, Піскарьов подав до бухгалтерії квитанцію про оплату за проживання в готелі на суму 1200 руб. (600 руб. × 2 дн.).

Зроблені витрати в межах діючих норм склали 5500 руб. (700 руб. × 4 дн. + 550 руб. × 2 дн. + 1600 руб.); понад норми - 580 руб. (6080 - 5500).

Згідно гл. 25 частини другої НК РФ в собівартість для цілей оподаткування можна включати всю суму зроблених витрат по найму житлових приміщень, включаючи оплату додаткових послуг, що надаються в готелях, сума перевищення плати за проживання в розмірі 100 руб. (1200 - 1100) не повинна враховуватися як дохід працівника.

Сума витрат на відрядження понад встановлені норми (580 руб.) Також не повинна розглядатися як дохід працівника. Вона не включається в його сукупний річний дохід, з якого повинен бути обчислений податок на доходи фізичних осіб.

Відповідно до чинного законодавства вся сума витрат на відрядження - 6080 руб. в даній ситуації підлягає віднесенню до складу поточних витрат підприємства.

Синтетичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться в журналі-ордері № 7 на активно-пасивному рахунку 71 "Розрахунки з підзвітними особами". В даному обліковому регістрі здійснюється також аналітичний облік розрахунків за кожною підзвітною особою.

Згідно з наведеними вище операціями в обліку були зроблені такі записи:

1. Видано аванс начальнику відділу постачання Піскарьову А. С. в сумі 5500 руб .:

ДЕБЕТ 71 "Розрахунки з підзвітними особами"

КРЕДИТ 50 "Каса" -

• 5500 руб.
• 2. Згідно з авансовим звітом вироблені Піскарьовим А. С. витрати в сумі 6080 руб. включені до складу поточних витрат організації:

ДЕБЕТ 26 "Загальногосподарські витрати"

КРЕДИТ 71 "Розрахунки з підзвітними особами" -

5653 руб. (В тому числі проїзні - 1356 руб .; квартирні - 1017 руб., Добові - 3280 руб.);

ДЕБЕТ 19 "Податок на додану вартість по придбаних цінностей"

КРЕДИТ 71 "Розрахунки з підзвітними особами" -

• 427 руб. (в тому числі на проїзні - 244 руб., квартирні - 183 руб.) ^[1] .
• 3. Сума ПДВ пред'явлена до відрахування:

ДЕБЕТ 68 "Розрахунки по податках і зборах"

КРЕДИТ 19 "Податок на додану вартість але придбаних цінностей" -

• 427 руб.
• 4. Сума перевитрати по відрядженню відшкодована Піскарьову А. С .:

ДЕБЕТ 71 "Розрахунки з підзвітними особами"

КРЕДИТ 50 "Каса" -

580 руб. (6080 - 5500).

Якщо будь-які витрати документально не підтверджені (наприклад, оплата проїзду), то вони згідно із заявою особи, яка відряджена приймаються до відшкодування але запитом по мінімальній сумі, підтвердженій транспортної організацією.

При захворюванні працівника в період перебування у службовому відрядженні йому виплачуються добові протягом усього часу хвороби, але не більше двох місяців, а також відшкодовуються витрати по найму житла (за винятком часу перебування на стаціонарному лікуванні). Допомога виплачується за місцем роботи особи, яка відряджена і включається до його сукупного доходу.

Нижче наведено приклад заповнення авансового звіту за уніфікованою формою № АТ-1.

Організації повинні вести облік відряджених співробітників. З цією метою відкриваються два журнали:

• • для обліку працівників, які вибувають у службові відрядження (журнал вибуття);
• • для обліку працівників, які прибули в організацію, в яку вони відряджені (журнал прибуття).

• [1] Якщо мета відрядження безпосередньо пов'язана з заготовлением МПЗ, витрати по відрядженню слід віднести в дебет рахунку 10 "Матеріали".