Організація оперативно-бухгалтерського методу обліку матеріально-виробничих запасів

Правильно оформлена первинна документація по руху МПЗ і чітка організація документообігу є основою їх оперативно-бухгалтерського, або сальдового, методу обліку.

Організація руху матеріалів визначається масштабами виробництва, сформованою практикою постановки складського господарства. Останнє може бути представлено в організації у вигляді центрального складу і різних проміжних складів в структурних підрозділах (дільницях, цехах, виробництвах). Важливе значення має також стан ваговимірювального господарства.

Матеріальні цінності повинні бути розміщені відповідно до їх специфічними властивостями:

  • • сипучі вантажі - навалом;
  • • електротовари - в ящиках;
  • • пиломатеріали - в штабелях;
  • • інші види матеріалів - в піддонах, осередках і т.п.

У місцях зберігання до кожного виду матеріалів прикріплюється матеріальний ярлик із зазначенням номенклатурного номера матеріалу, одиниці виміру, ціни і ліміту наявності. Все це забезпечує більш чітку постановку оперативного обліку руху матеріальних цінностей, своєчасний контроль над регулюванням їх оптимального запасу.

У картках обліку матеріалів (форма № М-17) ведеться кількісний сортовий облік по кожному найменуванню. Правильність записів у них періодично (раз на тиждень, декаду) підтверджується підписом бухгалтера із зазначенням дати перевірки в графі "Контроль (дата і підпис)". У цьому сутність оперативно-бухгалтерського, або сальдового, методу обліку матеріалів і основна його відмінна риса. Дана процедура є першою стадією поточного контролю з боку бухгалтерії за правильністю ведення поточних операцій по руху матеріалів. З її допомогою стає можливим виключити дублювання складського обліку та обліку в бухгалтерії за кількістю і сумою.

Друга стадія контролю здійснюється в бухгалтерії за даними реєстру здачі документів, що представляється завідувачем складом в двох примірниках окремо по приходу і витраті матеріалів. Періодичність подання такого звіту залежить від обсягу операцій по складу: щодня, один раз в два-три дні або ін., Але в будь-якому випадку не пізніше 1-го числа місяця, наступного за звітним. Одночасно в бухгалтерію із структурних підрозділів організації надходить необхідна інформація про наявність, надходження та використання матеріалів, представлений паю в матеріальних звітах та доданих до них первинних документах. Перший примірник з доданими до реєстру первинними документами (прибутковими ордерами, актами приймання, товарно-транспортними накладними та ін.) Залишається в бухгалтерії під розписку бухгалтера на другому примірнику, який повертається завідувачу складом.

Утримання реєстру здачі документів, що є по суті своїй звітом зазначеної особи, включає в себе номери здаються первинних документів, перелік і загальна їх кількість із зазначенням дати і номера кожного документа. У графі "Кількість додатків до основного документа" відображається кількість аркушів рахунків-фактур, платіжних вимог, специфікацій і т.п. Представлені в бухгалтерію при реєстрі первинні документи по руху МПЗ є об'єктом ретельного контролю та звірки з наявної облікової інформацією про їх русі.

Разом з тим сутність оперативно-бухгалтерського (сальдового) методу визначає і третя стадія контролю. За даними карток обліку матеріалів в бухгалтерії складається відомість обліку залишків матеріалів на складі. Ці залишки таксируют шляхом множення кількості на ціну за одиницю. Остання вказується, виходячи з варіанта облікової політики по одному з методів оцінки виробничих запасів, розглянутих нами вище. Протаксірованние залишки дозволяють отримати необхідні дані в розрізі окремих облікових груп, по складу і матеріально відповідальних осіб.

Інформація, представлена в сальдових відомостях або відомостях обліку залишків матеріалів, в подальшому використовується для складання зведених облікових регістрів аналогічного назви в цілому по організації за кожний поданий період. З метою підтвердження правильності облікових даних, що містяться в цих відомостях, вони звіряються з даними синтетичного обліку матеріалів.

На складі з обмеженою номенклатурою запасів замість карток обліку матеріалів допускається ведення обліку матеріалів в книзі сортового обліку, що має ті ж реквізити.

Якщо на складах є ЕОМ, то замість зазначених облікових регістрів складаються машинограми - відомості руху і залишків матеріалів, за допомогою яких забезпечується більш гнучка система управління МПЗ організації в розрізі складів і матеріально відповідальних осіб, так як подібну інформацію можна отримувати на будь-яку дату.

Загальна схема управління МПЗ в умовах автоматизації їх обліку представлена на рис. 5.2.

Організація автоматизованого обліку з управління МПЗ дозволяє підприємству вирішувати завдання обліку:

1) виконання договірних зобов'язань за кожним постачальником;

Управління матеріально-виробничими запасами організації в умовах автоматизованого обліку

Мал. 5.2. Управління матеріально-виробничими запасами організації в умовах автоматизованого обліку

  • 2) відхилень МПЗ від встановлених норм в розрізі окремих найменувань;
  • 3) руху МПЗ за місцями зберігання і споживання.

У процесі вирішення першого завдання контролюється виконання договорів закупівлі матеріалів і комплектуючих виробів по кожному найменуванню, загальними обсягами і термінами поставки по кожному постачальнику. У вихідних формах при необхідності, виходячи із запитів окремих користувачів, зазначена інформація може доповнюватися плановими розрахунками.

При вирішенні другого завдання переслідується мета виявити результат відхилення процесу заготовляння МПЗ щодо встановлених норм. У разі перевищення фактичного обсягу проти зазначених норм величина наднормативних запасів повинна бути об'єктом ретельного аналізу з боку працівників відповідних служб організації. Такий же підхід застосовується в протилежній ситуації, коли потреба в запасах не забезпечена в звітному періоді.

Основною метою вирішення третього завдання є встановлення наявності матеріальних цінностей, за якими не було споживання в звітному році.

В умовах ручної обробки даних з метою ув'язки аналітичного і синтетичного обліку в процесі формування фактичної собівартості МПЗ, виявлення відхилень від їх вартості але обліковими цінами, а також забезпечення належного контролю в розрізі складів і матеріально відповідальних осіб в бухгалтерії складається відомість № 10 "Рух матеріальних цінностей (в грошовому еквіваленті)". Вона складається з двох довідок, трьох розділів і ведеться в організації, що має понад п'ять складів. Якщо їх менше п'яти, складається відомість № 10-а.

Складові фактичної собівартості надійшли матеріальних цінностей згідно з даними журналів-ордерів показуються в довідці 1. У ній наводяться суми по синтетичному рахунку 10 "Матеріали" в розрізі облікових груп по кожному журналу-ордеру, в якому реєструються записи по приходу зазначених цінностей (№ 6, 7 , 10/1 та ін.) і в цілому по всім журналів-ордерів. В даній довідці відображаються зміна залишків але матеріалами в дорозі і фактична собівартість які поступили тих матеріальних цінностей в звітному періоді.

Облікова вартість які поступили цінностей, відображена у відповідному журналі-ордері і в цілому за підсумком, наведена в довідці 2. Її дані в подальшому використовуються для звірки з розд. I відомості № 10 і для розрахунку результатів заготовлення цінностей за звітний місяць.

Перший розділ відомості № 10 "Рух на загальнозаводських складах (за обліковими цінами)" призначений для обліку руху МПЗ по складах загальною сумою без розбивки за синтетичними рахунками і обліковими групами. Заповнюється розділ в оцінці за обліковими цінами, прийнятим в організації. Джерелом його заповнення базується на інформації, представлена в накопичувальних відомостях синтетичного обліку матеріалів по приходу за звітний місяць; його призначення - ув'язка даних аналітичного обліку матеріалів на складі з їх синтетичним обліком у бухгалтерії.

Другий розділ відомості № 10 "Надходження на загальнозаводські склади і залишок по підприємству на початок місяця за синтетичними рахунками і вимагаються обліковими групами" розкриває інформацію про надходження та залишки матеріалів на початок місяця по кожному синтетичному рахунку запасів і обліковими групами. Дані про їх фактичної собівартості і облікової вартості заповнюються на підставі довідок 1 і 2. Ця інформація служить вихідною базою для розрахунку відсотка відхилень шляхом зіставлення фактичної собівартості надійшли і залишилися на початок місяця матеріалів з їх вартістю за обліковими цінами. Надалі відсоток відхилень використовується для обчислення суми відхилень, що відноситься до запасів, витрачених протягом місяця і списаних за напрямками витрат за обліковими цінами. Сума відхилень може бути позитивною або негативною в залежності від розміру сформованих у звітному періоді (з урахуванням вхідного залишку) різних націнок, сум комісійної винагороди, витрат на транспортування, сплату митних зборів, брокерських послуг тощо

Третій розділ відомості № 10 "Витрати матеріальних цінностей" містить дані про витрату за звітний місяць і залишки матеріалів на кінець місяця за обліковими цінами і фактичної собівартості. Залишок матеріалів на кінець звітного місяця за обліковими цінами і фактичної собівартості обчислюється так:

Залишок на початок місяця + Прихід за звітний період - - Витрата за звітний період.

Обороти по надходженню і вибуттю матеріалів за звітний місяць разом з сумами відхилень з метою перевірки правильності зроблених записів звіряються з відповідними показниками журналів-ордерів № 6, 7, 8, 10 і 10/1.

При відсутності загальнозаводських складів у організації облік руху МПЗ в цехових складах (коморах) ведеться в відомості № 11 "Рух матеріальних цінностей (за обліковими цінами) по цехах і цеховим складам" на підставі даних матеріальних і виробничих звітів цехів. Відомість відкривається па місяць. У пий по кожному цеху в розрізі субрахунків до рахунку 10 "Матеріали" записуються показники по наявності і руху відповідних МПЗ за звітний період. Показники відомості № 11 відображаються в розд. 3 по рядку "Відпуск і витрата цехових складів, які є самостійними обліковими одиницями" відомості № 10.

Джерелом заповнення даних облікових регістрів є щомісячні матеріальні звіти цехів, дільниць про наявність та рух МПЗ, які подаються до бухгалтерії в терміни, затверджені графіком документообігу.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >