Склад управлінських документів

Діяльність будь-якого державного органу влади, його підрозділів і підвідомчих установ забезпечується системою взаємопов'язаних управлінської документації. Її склад визначається компетенцією державного органу, порядком вирішення питань (єдиноначальні або колегіальний), об'ємом і характером взаємозв'язків між, наприклад, Департаментом соціального захисту населення, його підрозділами та підвідомчими установами, а також з іншими органами управління і організаціями суб'єктів РФ.

Функції управління в державному органі, державній установі реалізуються за допомогою організаційно-розпорядчої документації (ОРД), яка включає в себе наступні групи документів:

  • - Нормативні правові акти;
  • - Розпорядчі, організаційні та інформаційно-довідкові документи.

Нормативні правові акти - прийняті уповноваженими державними органами акти, що містять правові норми, тобто нормативні приписи, розраховані на необмежене коло суб'єктів і багаторазове або постійне застосування. Це письмові офіційні документи, прийняті (видані) в певній формі правотворческими органами в межах їх компетенції і спрямовані на встановлення, зміну або скасування правових норм.

Нормативно-правовим актом є постанова.

Постанова - нормативний правовий акт, що приймається з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань, встановлення норм, правил.

Розпорядчі документи - вид письмового документа, в якому фіксуються рішення адміністративних і організаційних питань, питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності міністерств, підрозділів, підвідомчих установ і окремих посадових осіб. До розпорядчих документів відносяться: наказ, розпорядження, вказівка.

Наказами та розпорядженнями оформляються рішення нормативного характеру, а також рішення з оперативних, організаційних, кадрових та інших питань.

Наказ, розпорядження приймається повноважним на те посадовою особою, яка діє па основі єдиноначальності.

Розпорядження і накази готують і вносять відповідні підрозділи департаментів. Проекти наказів з кадрових питань готує відділ кадрів. Текст наказу може складатися з 2 частин: констатуючій (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині стисло викладаються цілі та завдання, факти і події, що послужили підставою для видання наказу. Вона може починатися словами "з метою", "відповідно", "на виконання" і т.д. Якщо наказ видається на підставі іншого документа, то в констатуючій частині зазначаються найменування цього документа в орудному відмінку, його дата, номер та заголовок. Преамбула в проектах наказів завершується словом "ΠРІКАЗИВАЮ", яке друкується вразрядку.

Якщо наказ змінює, скасовує або доповнює раніше виданий документ або якісь його положення, то один із пунктів розпорядчої частини тексту повинен містити посилання на скасовується документ (пункт документа) із зазначенням його дати, номера і заголовка. Текст пункту повинен починатися словами: "Визнати таким, що втратив силу ...".

В наказ нс слід включати пункт "Наказ довести до відома ...". Посадові особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються в покажчику розсилки, який виконавець готує разом з проектом наказу.

Вказівка - розпорядчий службовий документ, що містить передбачені дії конкретного виконавця для вирішення оперативних питань інформаціоннометодіческого характеру, а також з питань, пов'язаних з організацією виконання розпоряджень, наказів, інструкцій. Текст вказівки складається, як правило, з констатуючої і розпорядчої частин. Вказівки наводяться відповідно до встановленого порядку підготовки та оформлення наказів.

Організаційні документи - це документи, які регламентують завдання і функції, що встановлюють структуру, штатну чисельність, порядок функціонування та взаємодії підрозділів, порядок дій працівників при виконанні повсякденних трудових обов'язків.

До організаційних документів відносяться: положення про департамент, структурних і територіальних структурних підрозділах, правила, інструкція, посадові регламенти.

Інформаційно-довідкові документи - документи, що констатують факти, які є підставою для прийняття рішень і видання розпорядчих документів. До інформаційно-довідкових документів належать: протокол, службовий лист, акт, доповідна, пояснювальна і службова записки, стенограма, план, звіт та ін.

Протокол складається на підставі записів, зроблених під час наради (засідання), представлених тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень. Текст протоколу, як правило, складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині оформляються такі реквізити:

  • - Голова або головуючий;
  • - Секретар;
  • - Присутні - список присутніх або відсилання до доданому списку присутніх. Спочатку перераховуються члени колегіального органу, потім - запрошені з зазначенням посад і найменувань організацій;
  • - порядок денний;
  • - Доповідачі по кожному пункту порядку денного.

Основна частина протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Текст кожного розділу будується за схемою: Слухали - Виступили - Ухвалили (Вирішили).

Основний зміст доповідей і виступів поміщається в тексті протоколу або додається до нього; в останньому випадку в тексті робиться виноска "Текст виступу додається". Постанова (рішення) в тексті протоколу друкується повністю; при необхідності наводяться підсумки голосування.

Протокол підписується головуючим па засіданні і секретарем. Датою протоколу є дата засідання.

Протоколів присвоюються порядкові номери в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідань колегіальних органів.

Службові листи готуються як:

  • - Відповіді про виконання доручень по вхідних документів;
  • - Виконання доручень за зверненнями громадян;
  • - Супровідні листи;
  • - Відповіді на запити юридичних та фізичних осіб;
  • - Ініціативні листи.

Терміни підготовки листів-відповідей встановлюються резолюцією керівника на підставі наявних термінів виконання доручень, запитів або за рішенням автора резолюції. Тексти відповідних листів повинні точно відповідати завданням, зафіксованим в резолюції керівника.

Якщо лист оформлено на бланку посадової особи, то його текст викладається від першої особи однини: "прошу ...", "направляю ...".

Текст листа, як правило, складається з двох частин. У першій частині викладаються причина, підстава або обґрунтування складання листа, наводяться посилання на документи, що є підставою підготовки листа. У другій частині, що починається з абзацу, поміщаються висновки, пропозиції, прохання, рішення і т.д. Датою листа є дата його підписання.

Акт - документ, складений декількома особами і підтверджуючий установлені ними факти або події. Текст акту складається з двох частин - вступної та констатуючої.

Вступна частина акта містить найменування розпорядчого документа, на підставі якого катуються факт, подія або дія (в називному відмінку), його номер і дата.

Якщо акт складено комісією, то першим вказується голова комісії. Прізвища членів комісії розташовуються в алфавітному порядку. Слова "Підстава", "Голова", "Члени комісії", "Були присутні" пишуться з великої літери.

У констатуючій частині акта викладаються цілі та завдання актування, сутність і характер проведеної комісією роботи, встановлені факти і події, а також висновки і зауваження. Реєстрація розірвання закінчується відомостями про кількість примірників акта і місце їх знаходження.

Кількість примірників акта визначається кількістю зацікавлених у ньому сторін або нормативними документами, що регламентують складання акта. Акти підписуються всіма членами комісії, при необхідності акти підлягають затвердженню керівником державного органу.

Доповідна записка - це документ, що містить грунтовний виклад якого-небудь питання з висновками і пропозиціями укладача.

Пояснювальна записка - документ, що пояснює будь -або дію, факт або подію.

Службова записка (різновид письма) - форма внутрішнього листування.

Доповідна записка складається при необхідності повідомлення керівника або вищестоящого органу про якісь факти чи події і може містити пропозиції упорядника по викладається питання. Залежно від змісту і призначення доповідні і службові записки поділяються па інформаційні та звітні, а також можуть мати ініціативний характер.

Текст доповідної, службової записки може складатися з двох частин. У першій частині, як правило, викладаються факти або події, що послужили приводом до написання доповідної записки, в другій - висновки і пропозиції про конкретні дії, які, на думку упорядника, необхідно вжити керівнику або вищестоящому органу в зв'язку з викладеними фактами.

Записки, що складаються працівниками з поясненням причин поведінки, проступків, ситуацій (пояснювальні записки), можуть бути оформлені рукописним способом на стандартному аркуші паперу.

Стенограма - дослівний запис доповідей та інших виступів на конференціях, нарадах, зборах або засіданнях колегіальних органів, здійснена методом стенографії або звукозапису.

Стенограма конференції, наради, збори або засідання колегіального органу ведеться в тому випадку, коли на обговорення виносяться важливі і складні питання, які можуть викликати суперечки. Остаточний текст стенограми складається на підставі проведених на конференції, нараді, зборах або засіданні колегіального органу стенографічних або звукових записів і представлених матеріалів (доповідей, довідок, проектів рішень і т.п.).

Текст стенограми повинен складатися з розділів, які відповідають пунктам порядку денного, розділи нумеруються арабськими цифрами. Ініціали та прізвище доповідача друкуються в називному відмінку. Дата, проставлена на стенограмі, повинна відповідати дню проведення наради, зборів або засідання колегіального органу.

План - документ, що встановлює перелік намічених до виконання робіт або заходів, їх послідовність, обсяг, а також визначає конкретних виконавців.

Складовими пунктами планів є:

  • - Найменування (зміст) роботи або заходи;
  • - Виконавець;
  • - термін виконання;
  • - Позначка про виконання.

Плани робіт або заходів повинні підписуватися посадовими особами, відповідальними за їх виконання, із зазначенням дати підписання. Плани, як правило, повинні бути затверджені.

Звіт - документ, який містить відомості про підготовку, проведення і підсумки виконання планів, засідань, відряджень та інших заходів.

Текст звіту може складатися з розділів, підрозділів, пунктів і підпунктів, які нумеруються арабськими цифрами в установленому порядку. Звіт повинен мати підписи або візи укладачів із зазначенням дати візування.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >