ДІЛОВЕ НАРАДА

В результаті вивчення цієї глави студенти повинні:

знати

  • • основні причини низької ефективності нарад;
  • • управлінські функції, які реалізуються за допомогою нарад;
  • • форми колективної взаємодії, якими можна замінити звичайне нараду;
  • • дії керівника після завершення наради;

вміти

  • • визначити оптимальний час проведення наради;
  • • "психологічно грамотно" керувати нарадою;
  • • враховувати особливості основних типів нарад: оперативного, інструктивного та проблемного;

володіти

  • • основними прийомами і способами підготовки і проведення наради;
  • • методами стимулювання творчої активності учасників наради.

Наради - одна з найбільш інтенсивно практикуються форм ділових комунікацій. Навряд чи знайдеться хоч одна працююча людина, якій би нс доводилося в них брати участь. При цьому оцінки ефективності даної форми комунікацій, як правило, бувають дуже серйозними. Як свідчать результати численних соціологічних опитувань на цю тему, до 30% всіх нарад їх учасники (за вирахуванням, зрозуміло, організаторів) вважають абсолютно марними. За іншими, мабуть, якась користь все-таки визнається, але по-справжньому висока оцінка дієвості та ефективності нарад виставляється приблизно кожному десятому з них.

Таке дружне невдоволення дорадчої практикою, звичайно, не може служити аргументом на користь їх повного скасування. Обійтися зовсім без нарад у виробничому процесі неможливо. Значить, проблема, як правило, полягає в умінні використовувати цей комунікативний інструмент з належною віддачею, що, виявляється, зовсім не просто зробити, незважаючи на зовні тривіальну і всім очевидну форму організації комунікацій. Щоб розібратися в причинах такого стану справ, спробуємо проаналізувати організацію і проведення нарад з точки зору усунення можливих втрат в ефективності ділових комунікацій.

Типи, функції та основні етапи проведення нарад

Нарада - це форма ділової комунікації, в якій обмін інформацією служить основою пошуку способів вирішення виробничих проблем і прийняття колективних рішень.

Існує величезна безліч ознак, за якими можна класифікувати наради: за масштабами охоплення учасників (міжнародні, загальноукраїнські, регіональні, міські та ін.); За видами діяльності (адміністративні, педагогічні, наукові та ін.); По періодичності проведення (щорічні, щоквартальні, щомісячні і навіть щоденні - так звані "оперативки", "летючки", "планерки" і т.д.); за кількістю учасників і т.п.

Якщо ж сфокусувати погляд на наймасовіших формах виробничих нарад, то па перший план неминуче вийде така ознака їх типологізації, як основне завдання (мета) збору працівників. За цим критерієм наради прийнято поділяти на:

  • • оперативні (диспетчерські);
  • • інструктивні;
  • • проблемні.

Оперативні наради скликаються для поточного аналізу справ і в більшості своїй вирішують задачу координації зусиль працівників або різних структурних підрозділів підприємства.

Інструктивні наради мають на меті доведення до його учасників якої-небудь значущої інформації і чіткої послідовності дій щодо застосування даної інформації або рішенням породжуваних нею завдань.

Проблемні наради спрямовані на колективний пошук оптимальних рішень будь-яких виробничих проблем. Зрозуміло, що цей вид комунікативної взаємодії є найбільш складним і водночас найбільш плідним за своїми можливостями. Типові теми подібних нарад: вироблення стратегії і тактики розвитку організації, внутрішньофірмове планування, мотивація праці, перегляд структурної організації підприємства, контроль якості роботи і т.д.

У кожного типу наради є свої особливості в організації і проведенні. Недооцінка цих особливостей, спроба вирішити на нараді всі управлінські завдання відразу нерідко призводить до зниження ефективності керівництва, а значить, і роботи всього підприємства в цілому.

Будучи однією з найважливіших форм ділових комунікацій, наради виконують ряд важливих функцій. Серед них найбільш очевидні наступні:

  • • інформативна;
  • • організує (координуюча);
  • • пошукова активність (знаходження і прийняття рішень);
  • • оціночно-орієнтована (оцінюється не тільки стан справ, а й можливості, компетентність і рівень домагань рядових співробітників і керівників);
  • • залучення до управління ініціативних співробітників;
  • • попередження та вирішення конфліктів;
  • • інтегруюча (формування "єдиної команди");
  • • контрольна та ін.

Звичайно, "вага" і проявленість цих функцій сильно різняться в залежності від виду і стилю проведення нарад. Однак можливості їх виконання є практично в будь-який дорадчої практиці.

Оскільки нарада - це досить складне комунікативне взаємодія, розгляд пов'язаних з його організацією проблем доцільно вести в тій же послідовності, в якій здійснює свої дії будь-організатор наради. Самоочевидні етапи такої роботи:

  • • підготовка наради;
  • • його проведення;
  • • завершення і аналіз підсумків.

Звичайно, такий порядок роботи з організації нарад носить гранично загальний характер. І для різних типів нарад дані дії на кожному етапі можуть істотно відрізнятися.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >