Навігація
Головна
 
Головна arrow Менеджмент arrow Ділові комунікації
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Вибір часу і місця проведення наради

Визначаючи час організації наради, доцільно виходити з робочого ритму співробітників. Якщо нарада проблемне, його краще проводити в середині тижня, коли фіксується найбільш висока включеність в роботу і продуктивність праці. Оперативні ж і інструктивні наради можна віднести на початок або кінець тижня.

Крім того, загальновідомо, що протягом дня у працівників спостерігаються два піки працездатності: з 10 до 12 годин і приблизно з 15 до 17. До них-то і рекомендується приурочувати проведення нарад. Якщо наради носять періодичний характер, то обов'язковим вважається вимога організовувати їх в строго певний день тижня.

Оптимальна тривалість наради - близько однієї години. Зрозуміло, що загальний принцип тут все той же: чим коротше, тим краще. При цьому практичний досвід показує, що на рішення серйозного питання йде, як правило, 30-40 хвилин. (А в нарадчій порядку денному рідко бував

ет тільки одне питання.) Якщо ж нарада проблемне, то на нього можливо відведення і більшої кількості часу. Однак в цьому випадку (якщо нараду триває більше 1,5 годин) необхідний 10-15-хвилинну перерву. Інакше стомлені учасники будуть думати не про якість рішень, а про те, як би швидше все закінчилося прийняттям будь-якого рішення.

Цікаві дані про психологічний вплив тривалості наради на його учасників наводяться в одній з популярних робіт по управлінської діяльності менеджера [1] :

  • • перші 40 хвилин - учасники знаходяться в оптимальному робочому стані;
  • • 50 хвилин - починає розсіюватися увага (учасники обертаються, дивляться у вікно, пошепки говорять з сусідом;
  • • 60 хвилин - увага продовжує розсіюватися (учасники починають малювати в блокнотах);
  • • 70 хвилин - виникає втома (зітхають, кашляють, читають книги, газети, іноді перебирають папери в своїх папках);
  • • 80 хвилин - виникає стан пригніченості (позіхають, дивляться вниз, сидять ближче до дверей виходять курити);
  • • 90 хвилин - нарада йде саме по собі, а учасники думають про своє, іноді не відкликаються відразу на запитання ведучого нарада;
  • • 100-120 хвилин - виникає "негативна активність", яка проявляється у виникненні конфліктів і сварок, а також відповідей, прямо протилежних гем, які давалися на початку наради.

Оптимальним місцем проведення наради було б спеціально обладнане приміщення з круглим або овальним столом, настінним годинником і апаратурою для презентацій. Якщо ж такого немає, то, вибираючи місце роботи наради, необхідно хоч в якійсь мірі подумати про мінімізацію відволікають увагу факторів (телефонів, селектор), а також дотримуватись вимог до нормальної освітленості і вентиляції приміщення.

Підготовка доповідей і проектів рішень

Даний вид підготовчої роботи найбільш актуальний для проблемних нарад. Саме на них практично обов'язковим є вимога виставляти але кожному серйозного питання "забійника", тобто компетентного співробітника або самого керівника, здатного за 7-10 хвилин чітко позначити проблему і намітити можливі способи її вирішення. Така практика задає тон і структуру всьому подальшого обговорення, не дає йому йти в сторону або розпорошуватися на дрібниці. Те саме можна сказати і до заздалегідь заготовляють проектів рішень. Обговорювати і змінювати готовий документ набагато легше, ніж на ходу конструювати новий. Останнє неабияк затягує час проведення наради і істотно знижує його ефективність.

Відомий російський фахівець в області тайм-менеджменту Г. Архангельський у своїй книзі "Тайм-Драйв" рекомендує перед кожним засіданням запитувати по електронній пошті у передбачуваних учасників наради 2-3 варіанти рішень по виноситься на обговорення проблеми. При цьому передбачається допускати до наради лише тих співробітників, які надіслали в установлені строки свої варіанти рішень. Така управлінська хитрість дозволяє не тільки оптимізувати кількість учасників, але і значно полегшити процес прийняття рішень.

Сповіщення учасників

Оптимальна форма запрошення на нараду - письмова. Вона дозволяє зменшити можливість виникнення різних непорозумінь, спотворень, а також підкреслює обов'язковість виконання. До чіткої і докладної порядку денному можуть додаватися проекти рішень, тези доповідей, необхідні довідкові матеріали. І зрозуміло, завчасно повинні бути розіслані оповіщення та отримані підтвердження запрошених для участі в нараді.

Підготовка до проведення успішного наради повинна включати не тільки перераховані організаційні зусилля, але і врахувати можливі сценарії розвитку подій в ході самої наради.

  • [1] Черкасов В. В., Платонов С. В., Третяк В. І. Управлінська діяльність менеджера. Київ: баклер, 2000..
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук