Навігація
Головна
 
Головна arrow Менеджмент arrow Ділові комунікації
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Вибір і підготовка місця проведення презентації

Напевно, зайве згадувати про те, що необхідно попередньо перевірити приміщення, в якому доведеться виступати, на предмет наявності в ньому справної апаратури. Вимоги до обсягу, акустиці, висвітлення, кондиціонування теж необхідно дотримуватися. А ось про власний (автора презентації) розташуванні варто подумати. Проблема, як правило, виникає тому, що виступаючі піклуються головним чином про те, щоб слухачам було добре видно виведене на екран зображення. Але головне те в презентації - автор, а не картинка! Виступаючого теж має бути добре видно, щоб вплив на аудиторію йшло і на невербальному рівні. Міміка, жести, емоції автора - далеко не остання справа в мистецтві переконувати. Тому головна порада, яку дають з цього питання майстра презентаційного справи, зазвичай звучить так: не ховайтеся за трибуною! А краще заберіть її зовсім, щоб не було спокуси. Інакше ваші слова здадуться слухачам менш значущими, ніж слайди на екрані. Чому ваш виступ сильно програє в переконливості.

Мабуть, саме вигідне розташування виступаючого з презентацією - стояти поруч з екраном, повернувшись до нього під кутом приблизно в 30 °. У цьому випадку найбільш надійно зберігається зоровий контакт оратора з аудиторією. Якщо є можливість, столи для слухачів краще розставити V-образно або "ялинкою" з утворенням широкого центрального проходу для пересувань презентатора.

Одна з основних технічних труднощів в оптимізації положення оратора виникає тому, що він майже завжди "прив'язаний" до комп'ютера, за допомогою якого управляє презентацією, або змушений постійно до нього підбігати. Нс краща ситуація і тоді, коли виступають звертаються до допомоги колег. Безперервне повторення однієї і тієї ж фрази - "наступний слайд, будь ласка" - порушує темпоритм презентації і дратує аудиторію. Оптимальним в цьому випадку вважається використання спеціального мобільного пристрою (презентера) для перемикання слайдів, в яке зазвичай вбудована лазерна указка і навіть невеликий ЖК-екран з таймером.

Розробка структури презентації

Відоме в ораторському мистецтві правило структурної чіткості говорить: структурована інформація (тобто подана у вигляді чітко оформленою послідовності елементів мови і їх взаємозв'язків) сприймається і запам'ятовується краще, ніж представлена у вигляді випадкового набору або переліку елементів. Зрозуміло, що структурування матеріалу презентації визначається його змістом. Традиційний поділ виступу на "введення - основну частину - висновок" так само справно працює і при проведенні презентацій. При цьому рекомендується при підготовці особливо відточувати "крайні" частини інформаційного потоку - введення і висновок, бо максимальну увагу аудиторії "збирається" саме тут. На початку виступу він забезпечено автоматично: слухачі з цікавістю роздивляються оратора. В кінці ж увагу знову мимоволі підвищується: аудиторія радісно смакує наближається звільнення від необхідності бути зосередженою. Так що відоме всім ораторам "правило краю" (найкраще запам'ятовується інформація та, що "з краю" - на початку і в кінці) слід пам'ятати і при розробці структури презентації.

Продумуючи варіанти введення, автор презентації, природно, прагне до пошуку нестандартних, іноді провокаційних ходів, покликаних розпалити інтерес, "розворушити" аудиторію. Але при цьому не варто забувати і про "необхідних формальностей". До таких у введенні відносяться: оголошення мети презентації (навіщо "всі ми тут сьогодні зібралися"?), Підкреслення важливості заходу (у чому його необхідність? Які проблеми воно допоможе вирішити?), Коротке представлення змісту (ми обговоримо такі-то питання і можливості дії). Чіткі формулювання цих необхідних компонентів введення слід продумати заздалегідь.

Не менш суворі вимоги і до змісту заключної частини презентації. Знову ж, турбота про ефектності кінцівки не повинна затуляти основну мету - спонукання аудиторії до дії! Тому, готуючи висновок, неодмінно слід включити в нього у відповідній формі такі компоненти:

  • • коротке резюме основних тез презентації;
  • • зведені воєдино практичні рекомендації (розсипані в презентації з різних розділах);
  • • нагадування слухачам про необхідність взяття на себе відповідальності і певних зобов'язань по виконанню запропонованих заходів;
  • • контури планів подальших дій в розвиток домовленостей, досягнутих на презентації.

Звичайно, виділення в презентації традиційних частин - вступу, основної частини і висновку - це тільки перші підступи до реального структурування її змісту. Основна робота починається далі - необхідно вибрати підходящий варіант послідовності подачі публіці головних і другорядних компонентів, що викладається, визначити їх місце в структурно розчленованої цілісності повідомлення.

У роботі одного з сучасних "презентаційних гуру" - Д. Вайссман - виділено цілих 16 способів побудови структури презентації [1] . Залежно від конкретних цілей і завдань виступу можливо використовувати наступні принципи організації матеріалу презентації.

  • модульний - набір взаємозамінних, схожих компонентів, з яких в залежності від ситуації вибираються найбільш підходящі;
  • хронологічний - показ поетапного розвитку подій з акцентом на відбуваються або можуть відбутися зміни;
  • географічний - компоненти презентації прив'язуються до місцезнаходження об'єктів розповіді;
  • просторовий - розповідь розгортається як метафора (або аналогія) знайомого слухачам просторово організованого об'єкта (матрьошки, будинки, атома, сонячної системи і ін.);
  • проблема / рішення - смисловим центром матеріалу стає чітка постановка проблеми, його "периферією" - можливі варіанти вирішення;
  • вихід / дію - якщо проблема і без пояснень всім знайома і зрозуміла, упор робиться на обраному варіанті рішення і що витікає з нього плані практичних дій;
  • можливість / засоби - матеріал презентації організовується навколо невикористовуваних (або тільки що відкрилися перед фірмою) можливостей зростання або зміцнення, що має на увазі і розмова про вибір засобів їх реалізації;
  • ситуаційний аналіз - найчастіше полягає в оповіданні про те, як у схожій ситуації успішно діяли інші люди або організації; знайдений іншими алгоритм успіху, як правило, буває цікавий присутніх;
  • аргумент / оману - спосіб переконання аудиторії за принципом "докази від протилежного": формулюються аргументи "проти" задуманого рішення і демонструється їх недостатність або неспроможність (оману), після чого рекомендований вихідне рішення повинно здатися цілком прийнятним; даний спосіб найбільше підходить до умов скептично або навіть вороже налаштованої аудиторії;
  • матриця - для демонстрації послідовності ідей та пропозицій використовується найпростіша матрична форма (2 × 2 або більше); вона грає роль базового елементу презентації, періодичний показ якого дозволяє постійно бачити структуру і взаємозв'язок всіх компонентів розповіді;
  • паралельні шляхи - видозмінений варіант "матриці": послідовний виклад пов'язаних між собою ідей, кожна з яких "в перебивання" з іншими розкривається по одним і тим же підпунктами;
  • порівняння / контраст - презентація будується на переліку порівняльних (краще - контрастних) відмінностей однієї фірми (ідеї, проекту) від інших;
  • особливості / переваги - стандартний рекламний хід, який акцентував увагу на незаперечні переваги будь-якого товару або послуги; вся інша інформація про об'єкт презентації як би сама собою зрозуміло;
  • риторичні питання - традиційна розповідь про щось або, періодично перебивається зверненням автора до аудиторії з питаннями, на які сам же автор і дає вичерпні відповіді; при цьому бажано робити вигляд, що автор реально був спантеличений цими питаннями і на презентації лише демонструє свій захоплюючий пошук відповідей на них;
  • перерахування - презентація організовується як послідовність характеристик заздалегідь виділеного набору однопорядкові компонентів. Наприклад: "Виділимо п'ять основних чинників, що можуть вплинути на політику нашої фірми в майбутній період", "Уявімо трійку лідерів продажів на сьогоднішньому ринку" і т.д.

Перераховані "принципи розвитку презентацій" носять досить дробовий характер, і, звичайно, часто доводиться використовувати відразу декілька з них. Однак в будь-якому випадку презентатор повинен визначити найбільш підходящі для його розповіді принципи спочатку, саме по ним складаючи план викладу і підбираючи найбільш переконливий і наочний матеріал.

Чітка вибудувана структура викладу є, безумовно, найважливішим інструментом презентатора. Але ніяка структура не допоможе, якщо у представленої автором інформації немає цілісності , тобто змістовної визначеності й завершеності. Простіше кажучи - немає історії, яку автору варто було б розповідати, а аудиторії - вислуховувати. До ділової презентації доцільно ставитися як до будь-якої іншої формі комунікації, де найцікавіше - добре, "зі смаком" розказана історія про будь-яку людину, речі або подію. На цьому тримається не тільки звичайне дружнє спілкування, а й безліч інших, винайдених людством комунікативних форм - журналістика, література, театр, кінематограф та ін.

Чим, наприклад, приваблює глядача сучасне кіномистецтво? В першу чергу, звичайно, згадуються всякі спецефекти, нові технології (3 або навіть 4D), наворочені трюки і т.п. Ні для кого не секрет, що тенденція до технологізації превалює тому, що більшу частину кіноаудиторії складають підлітки. Глядачів же більш зрілого віку (а в цікавлять нас ділових комунікаціях беруть участь саме вони) набагато більше будь-яких технологічних наворотів залучають розповідаються кіномови прості і виразні історії. У них, зрозуміло, повинні бути інтригуючий початок, динамічний і несподіваний розвиток подій і вражаючий кінець (бажано - щасливий). Приблизно такою ж має бути і хороша презентація. Поставтеся до неї як до історії, яку можна цікаво розповісти друзям, колегам, начальству і навіть незнайомим людям (попутникові в поїзді, наприклад). Зробіть з предмета презентації живу і яскраву історію (побудьте трохи "в шкурі" сценариста або драматурга), створіть для неї ефектні декорації (оформлення), подумайте над питанням відомого російського театрального режисера, який починав репетиції нової постановки з обігу до акторів: "Ну, чим будемо дивувати? ". Як зауважував вже згадуваний раніше Р. Холл: "Гірка правда життя така: немає хорошої, сильної історії - немає і гарної презентації".

  • [1] Див .: Вайссман Д. Блискуча презентація. М .: Вершина, 2004.
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук