Навігація
Головна
 
Головна arrow Менеджмент arrow Ділові комунікації
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Визначення обсягу презентації

Обсяг презентації обмежений багатьма факторами. Головний серед них - можливості аудиторії присвятити свій час знайомству з вашою інформацією. У звичайній діловій практиці слухачі погоджуються терпіти виступає від 7 до 15 хвилин. Якщо ж питання серйозне (а тільки для таких і варто робити презентації), то час виступу дозволено збільшити до 20-25 хвилин. (Якщо більше, то це вже лекція. І про це слухачів треба попереджати заздалегідь.) Презентатору необхідно дуже строго контролювати час виступу - мало що є на світі більш нудного, ніж тривала презентація. Цікавий трюк в цьому плані застосовує директор по візуальних комунікацій однієї з американських компаній Д. Желязни: "Зазвичай, коли мене запрошують виступити з презентацією, я прошу більше часу, ніж мені насправді потрібно, що дає мені можливість закінчити раніше призначеного. Таким чином, у слухачів створюється приємне враження, що вони вже щось виграли " [1] .

Але що ж робити, якщо все-таки часу, виділеного на презентацію, категорично не вистачає? Можливостей тут хоч і трохи, але вони все ж є. Чи не зім'яти презентацію допоможуть наступні заходи:

  • • заздалегідь встановивши пріоритети: які саме компоненти презентації можна з найменшими втратами пропустити;
  • • уникати зайвої деталізації;
  • • підготувати для роздачі слухачам додаткові ознайомчі матеріали і посилатися на них під час виступу (правда, роздавати їх рекомендується в кінці заходу, щоб нс втратити увагу аудиторії);
  • • надати самим слухачам вибір - які саме питання презентації їм будуть найбільш цікаві;
  • • спробувати домовитися про додаткову зустрічі - може бути, слухачі погодяться і на другу презентацію?

Загальна ж правило звернення з часом для презентації формулюють приблизно так: взяти за зразок продукцію авторів рекламних роликів - їм для донесення ідеї до глядача вистачає і 30 секунд!

Скільки слайдів слід готувати для звичайного виступу? Інтернет-авторитети в цій галузі дружно повторюють емпіричне правило, виведене популярним на Заході блогером Гаєм Кавасакі: 10/20/30, тобто на 20-хвилинний виступ 10 слайдів, виконаних 30-м шрифтом. 10 слайдів - це максимум, який може повноцінно сприйняти аудиторія за вказаний час. За умови, звичайно, що ці слайди ие замінюють розповідь, а служать його візуальної опорою, підтвердженням та ілюстрацією. Якщо слайдів виходить більше, значить автор не зумів виділити головні тези свого оповідання, що вказує або на недопрацювання логічної конструкції останнього, або на неповну ясність теми для самого автора. Це правило, звичайно, не догма, але наполегливо рекомендується керівництво до дії.

Визначення змісту і підготовка слайдів

Це, напевно, ключова і найбільш складна проблема, яку доводиться вирішувати укладачам презентацій. Численні вимоги і рекомендації з цього приводу різнорідні і часом навіть діаметрально протилежні. Найзагальніші принципи вирішення даного питання можна сформулювати так:

  • • основна функція слайд - НЕ фіксація сенсу, а його візуалізація;
  • • максимальна турбота - про зручність сприйняття слайда;
  • • у всьому вітається мінімалізм (в кількості тексту, малюнків, ступеня подробиці схем і таблиць, кольоровій гамі та ін.);
  • • забороняється плутати слайд з документом;
  • • в слайді практично однаково важливі його зміст і "упаковка".
  • (В силу першорядної важливості цієї частини роботи над презентацією обговоримо деякі подробиці розробки змісту і оформлення слайдів в наступному параграфі.)

Репетиція майбутнього виступу з презентацією

Найпоширеніша помилка новачків в цій області - припинення роботи над презентацією але завершенні складання слайдів. Здається цілком природним, що якщо перед очима буде готовий слайдовий текст (щось на зразок телесуфлера у новинних ведучих), то виступ має пройти без сучка і задирки. У тому, що це - жахливе оману, виступаючий переконується, на жаль, тільки в процесі реальної демонстрації презентації. Закінчується все це непорозуміння тим, що автор майже рефлекторно переходить на банальне зачитування тексту слайдів, супроводжуване коментарями типу: "Ну ви ж самі все бачите". Ясно, що нічого, крім здивування і роздратування аудиторії такі дії не викликають. Тому укладачам презентацій настійно рекомендується взяти на озброєння принцип одного зі знаменитих радянських театральних режисерів: "Репетиція - любов моя!" (А. Ефрос).

Для того щоб презентація пройшла успішно, необхідно мінімум пару раз (а для початківців і більше) промовити вголос текст майбутнього виступу, контролюючи час і вдумливо фіксуючи паралельний рух думок в голові і слайдів в комп'ютері. Тільки так створюється надійна матеріальна основа майбутнього інтелектуального дії (виступи). Крім іншого, об'ємні репетиції мають і ще один практичний сенс. Раптом техніка під час презентації відмовить: зависне комп'ютер або на офісному ноутбуці PowerPoint виявиться застарілої версії? Адже тоді доведеться без слайдовий шпаргалки, "живцем" пояснювати аудиторії оголошену тему. До цього обов'язково треба бути готовим.

Підготовка презентації - процес досить витратний за часом. Спробуємо оцінити ці витрати для стандартного випадку розробки 20-хвилинної слайдовий презентації по добре знайомій автору теми. Зразкова витрата часу на підготовку та налагодження всіх елементів виступу буде виглядати приблизно так:

  • • визначення мети і завдань презентації, створення загального начерку її змісту та структури - 2 години;
  • • правка початкового варіанта і остаточне визначення його обсягу, принципів структурування, шляхів виходу на практичні рекомендації - 3 години;
  • • створення слайдів - 2 години;
  • • коригування змісту, перевірка і шліфування слайдів, взаимоувязка текстової та візуальної частин презентації - 2 години;
  • • створення (при необхідності) додаткових роздавальних матеріалів - 2 години;
  • • пробна репетиція і редагування історії - 1 година;
  • • підготовка місця проведення презентації та перевірка справності технічних пристроїв - 0,5 години;
  • • генеральна репетиція готової презентації і попереднє се обговорення з колегами, внесення останніх змін - 1 година.

Таким чином виходить, що на підготовку стандартної презентації потрібно приблизно 10-12 годин робочого часу. (Для новачків цієї справи - звичайно ж побільше.) Але, як і в будь-якому іншому справі, шкодувати час на підготовку презентації - значить різко зменшити свої шанси на успіх.

  • [1] Желязни Д. Указ. соч. С. 31.
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук