Навігація
Головна
 
Головна arrow Менеджмент arrow Ділові комунікації
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Структура і оформлення ділового листа

Як уже зазначалося, ділові листи бувають одноаспектному і багатоаспектні. У першому випадку один аспект становить зміст всього листа. Текст багатоаспектного листи зазвичай складається з розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів. Виклад кожного аспекту необхідно починати з абзацу. Однак для сучасної ділової переписки характерна тенденція складання переважно одноаспектному листів.

Структура ділового листа

Стандартне ділове лист має складну структуру. Основними її елементами є такі.

  • 1. Звернення. Візовий збір практично завжди починається зі звернення. Ця невелика за обсягом частина тексту дуже значима для цілей спілкування. Правильно вибране звернення не тільки привертає увагу адресата, а й задає листуванні потрібну тональність. На особливу увагу заслуговує розділовий знак, наступний за зверненням. Кома після звернення додає листу буденний характер, знак оклику підкреслює значимість і офіційний стиль. При друкуванні звернення вирівнюється по центру. Воно розташовується в "шапці" листи і містить посаду і ПІБ адресата. Якщо лист офіційне, стандартним вважається звернення "Шановний", яке пишуть з великої літери і по центру аркуша. У Росії прийнято звертатися по імені та по батькові, в компаніях з західної корпоративної культурою - просто по імені. Якщо партнер особисто відомий, то можна звернутися: "Шановний Іван Петрович", якщо незнайомий - "Шановний пане Іванов". При цьому в зверненні до людини слово "пан" скорочувати до "пан" не можна.
  • 2. Преамбула становить перший абзац листа, в якому викладається його мета і причина його написання. У преамбулі повинна бути виражена суть листа. Наприклад: "Я пишу Вам з метою висловити своє незадоволення якістю будівельних блоків, які Ваша компанія поставляє нам, і розраховую на Ваші дії, спрямовані на швидку зміну ситуації на краще і відшкодування завданих нам збитків".
  • 3. Основний текст. У ньому викладається ситуація, що склалася, виражаються особисті думки і почуття з цього приводу і озвучується прохання про конкретні дії або пропонується варіант вирішення питання. Саме в цій частині необхідно переконати, довести, що, наприклад, в проведеному нараді (конференції, круглому столі) необхідно брати участь; що вироблена продукція або виконувані послуги є кращими; що прохання необхідно виконати і т.д. Основний текст листа за розміром займає 2-3 абзаци. Наприклад: "Протягом останнього місяця, починаючи з 3 серпня поточного року, 15-18% від кожної партії ваших будівельних блоків становить шлюб. Дані факти були належним чином оформлені фахівцями нашої компанії. Копії документів додаються до даного листа. Збитки нашої компанії в зв'язку з отриманням бракованих блоків становлять близько 5 млн руб. ми співпрацюємо з ТОВ "Будівельник" на протязі вже 5 років, і до цих пір у нас не було причин для нарікань. В даній ситуації ми наполягаємо на повному відшкодуванні наших збитків. При необхідності ми готові провести спільну експертизу забракованих блоків ".
  • 4. Висновок являє собою висновки у вигляді прохань, пропозицій, думок, відмов і т.д. Лист може містити тільки одну заключну частину. Основні питання листа треба чітко сформулювати і розташувати в послідовності, найбільш оптимальною для сприйняття. Прикінцеві фрази залежать від теми листа і ступеня знайомства з адресатом. Висновок необхідно для короткого підведення підсумків всього написаного і логічного завершення листи. Наприклад: "Упевнений, що Ви розберетеся в даній ситуації, і в найближчому майбутньому наша співпраця увійде в звичне русло".
  • 5 . Підпис. Візовий збір завершується підписом (вказується посада та ПІБ) адресанта, яку випереджає стандартна ввічлива форма "З повагою". Крім цього можливі варіанти типу: "Щиро Ваш", "З вдячністю за співпрацю" і т.п. При підписанні листа важливо врахувати ранг адресата і адресанта. Посадові особи підписують документи в межах своєї компетенції. Так, лист на ім'я генерального директора повинен підписувати також генеральний директор або, як мінімум, його заступник. При цьому підпис повинна відповідати її розшифровці. Неприпустимий варіант, коли заступник директора ставить косу риску поруч з прізвищем директора і підписується своїм ім'ям.
  • 6. Постскриптум (PS) - це приписка в кінці листа після підпису. Вона досить рідко використовується в діловому листуванні і служить для того, щоб повідомити адресату про важливу подію, яка сталася вже після написання листа, або передати йому інформацію, яка має непряме відношення до теми листа. Наприклад: "PS Інформую Вас про те, що відсоток браку в партії блоків, що надійшла 4 години тому, зріс до 20%!".
  • 7. Додатки є необов'язковим доповненням до основного тексту листа. Але частина документів має додатки, які доповнюють, роз'яснюють чи деталізують окремі питання, порушені в тексті. При наявності декількох додатків їх нумерують. Під словом "Додаток" нічого не пишуть, номера поміщаються один під одним. Слово "Додаток" пишеться з великої літери, прямо від поля, завжди в однині, після нього ставиться двокрапка.

Оформлення ділового листа

Крім структури, важливою складовою ділового листа є його правильне оформлення. Максимальний обсяг ділового листа (в залежності від шапки бланка) становить - 2-2,5 листа. Причому воно пишеться строго по одному питанню або групі споріднених, пов'язаних між собою. Але не можна поєднувати різнорідні питання. Якщо потрібно звернутися в одну організацію з декількох питань, наприклад: постачання, фінансування, кадрові питання і т.д., то в цьому випадку необхідно відправити кілька листів.

При оформленні ділового листа слід мати на увазі, що доля прохання або пропозиції багато в чому залежить не тільки від того, що написано в листі, але і від того, як воно написано. Адже вже при першому погляді на текст в одержувача листа складається певне уявлення про автора і про те, наскільки серйозно слід поставитися до ділового листування. Всі листи, звичайно, різні за своїм змістом, але основні правила написання ділових листів єдині для всіх. Зупинимося на них докладніше.

  • 1. Лист-оформляють на спеціальному фірмовому бланку компанії, у верхній частині якого повинна міститися інформація:
    • • Назва організації;
    • • Поштова адреса;
    • • телефон, факс, e-mail і web-сайт.

Ця інформація необхідна для того, щоб адресат після прочитання зміг би швидко знайти контакти для відповіді або зв'язатися з відправником.

  • 2. Поля ділового листа - відступ зліва 3 см необхідний, щоб лист можна було підшити в швидкозшивач, відступ справа - 1,5 см. Якщо складається текст на комп'ютері, то використовується стандартна форма сторінки редактора Microsoft Word.
  • 3. Розмір шрифту повинен бути однаковим в усьому тексті ділового листа. Як правило, застосовують стандартний шрифт Times New Roman з 12 розміром (кеглем). Але якщо відомо, що у адресата поганий зір, треба проявити турботу і збільшити розмір шрифту.
  • 4. Якщо обсяг листи перевищує дві сторінки, то необхідно в нижніх правих кутах листів зробити нумерацію.
  • 5. Реєстраційний номер і дата ставляться в лівому верхньому куті листа. Це робиться для того, щоб можна було відстежити подальше просування листи, а при необхідності швидко знайти запис в журналі вихідної документації.

Одержувач реєструє лист, привласнюючи йому вхідний номер і позначаючи дату отримання. Якщо лист доставлено кур'єром, то дата і вхідний номер фіксується також і на копії листа. Це дозволяє юридично грамотно зафіксувати факт отримання листа. І ще одне зауваження: необхідно писати акуратно і мовою, зрозумілою адресату. І тоді він у всякому разі не матиме проти відправника листа ніяких упереджень.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук