Навігація
Головна
 
Головна arrow Менеджмент arrow Ділові комунікації
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Стиль і мова ділового листування

Залежно від сфери діяльності розрізняють такі функціональні стилі:

  • • публіцистичний;
  • • науковий;
  • • художньо-літературний;
  • • розмовно-повсякденний;
  • • офіційно-діловий.

Стиль ділового листування

В офіційному листуванні застосовується офіційно-діловий стиль - це така функціональна різновид мови, яка обслуговує сферу офіційних ділових відносин переважно в письмовій формі. Специфічні риси ділового стилю оформилися під впливом особливостей ділової комунікації. У зв'язку з цим слід зазначити, що її учасники виступають перш за все в якості юридичних осіб (організацій, підприємств, фірм і т.д.). А тому характер і зміст інформаційних взаємозв'язків організацій досить жорстко регламентовані. Крім того, слід враховувати той факт, що більшість ситуацій, що виникають в діяльності організацій і потребують письмового оформлення, відносяться до повторюваних, однотипним ситуацій. Це обумовлює можливість і необхідність стандартизації ділового мовлення.

До офіційно-ділового стилю пред'являються певні вимоги.

  • Стандартизація ділового мовлення - однозначність і одноманітність термінів. Стандартизація повинна охоплювати всі рівні мови: лексику, морфологію і синтаксис. До теперішнього часу ділове мовлення накопичила величезну кількість термінів, оборотів, формул. Використання готових конструкцій дозволяє не витрачати час на пошук визначень, що характеризують стандартні ситуації.
  • Нейтральний топ викладу - ця норма офіційної комунікації проявляється в максимально строгому і стриманому характері викладу. Інформація, що міститься в тексті листа, офіційна за своїм характером. З цієї причини особистісний момент в документах повинен бути зведений до мінімуму. З мови документів слід виключити слова, які мають яскраво вираженою емоційним забарвленням.
  • Точність викладу передбачає однозначне розуміння змісту документа.
  • Ясність викладу визначається насамперед правильністю композиційної структури тексту, відсутністю логічних помилок, продуманістю і чіткістю формулювань, відсутністю образних виразів.
  • Лаконічність викладу досягається економним використанням мовних засобів, винятком мовної надмірності слів і виразів, які несуть додатковий сенс.
  • Стислість викладу - це вимога змушує чіткіше формулювати тему документа, економно використовувати мовні засоби, виключати зайві слова, нс несучі необхідної інформації, і непотрібні подробиці.
  • Переконливість викладу. Лист повинен бути переконливим незалежно від того, якою є його тема і кому воно направляється. Воно повинно містити точні дати, безперечні факти, аргументи і висновки.
  • Позиція "Ви" у викладі. При написанні тексту необхідно передавати позицію "Ви", що означає необхідність зосередитися на потребах і інтересах вашого адресата, а не на своїх власних.
  • Позитивність викладу. Ефективні письмові комунікації повинні мати позитивний тон.

Мова ділового листування

Важливою особливістю письмовій ділового мовлення є широке вживання мовних формул - стійких (шаблонних) оборотів, які виступають як стандартні фрази ділового листування і використовуються в незмінному вигляді. Мовні формули - це результат уніфікації мовних засобів, використовуваних в повторюваних ситуаціях. Крім вираження типового змісту, мовні формули нерідко виступають як юридичні значимі компоненти тексту, без яких документ не володіє достатньою юридичною силою.

У зв'язку з цим наведемо приклади стандартних фраз ділової переписки.

  • 1. Вказівка на мету: "З метою якнайшвидшого вирішення питання ..."; "Для узгодження спірних питань ..."; "У відповідь на Ваш запит...".
  • 2. При посиланнях: "Посилаючись на Ваш лист від ..."; "Відповідно до досягнутої раніше домовленості ..."; "У відповідь на Ваш лист (запит) ...".
  • 3. Відправлення документів або матеріальних цінностей: "Направляємо рукопис монографії"; "Надсилаємо Ваші документи"; "Надсилаємо підписаний з нашої сторони договір".
  • 4. Сповіщення: "Доводимо до Вашого відома, що керівництво фірми прийняло рішення ..."; "Доводимо до Вашого відома, що ..."; "Повідомляємо, що, на жаль, ми не можемо ...".
  • 5. Прохання: "Просимо вас перевірити хід виконання робіт ..."; "Прошу повідомити дані про продуктивність ...".
  • 6. Підтвердження: "З вдячністю підтверджуємо отримання Вашого замовлення"; "Фабрика" Зар "підтверджує умови поставки обладнання".
  • 7. Запрошення: "Запрошуємо Вас взяти участь в обговоренні проекту ..."; "Просимо взяти участь в обговоренні проблеми ..."; "Запрошуємо представника Вашого підприємства відвідати ...".
  • 8. Пропозиція: "Ми можемо запропонувати Вам"; "Пропонуємо Вам придбати".
  • 9. Нагадування: "Нагадуємо, що за планом спільних робіт Ви повинні ..."; "Нагадуємо Вам, що термін надання рукописи закінчується ...".
  • 10. Гарантії: "Оплату гарантуємо. Наші банківські реквізити ..."; "Терміни виконання гарантуємо"; "Якість роботи гарантуємо".
  • 11. Відмова та відхилення пропозиції (проекту): "Надісланий Вами проект ... нами не може бути затверджений з наступних причин ..."; "Ваша пропозиція відхилена з наступних причин ...".
  • 12. Вирази, що пояснюють причину і мотив ділового листа: "Через затримки оплати ..."; "З огляду на затримки отримання вантажу ..."; "У відповідь на Ваше прохання ..."; "У зв'язку з проведенням спільних робіт ...".
  • 13. Інтерпретація власної позиції: "Наші звернення з даного питання не привели до позитивних результатів"; "Заперечень проти проекту не маємо"; "Ми не можемо поставити Вам товари ... в силу наступних причин: ...".
  • 14. Заключні слова: "Сподіваємося на подальшу співпрацю"; "З побажаннями успіхів"; "Просимо вибачити нас за затримку з відповіддю".

Всі перераховані вирази необхідно використовувати з урахуванням контексту і мовної ситуації.

Крім цього в ділових листах стандартизована також і сполучуваність слів :

  • • контроль - покладається;
  • • ціна - встановлюється (знижується, піднімається);
  • • заборгованість - погашається;
  • • угода - полягає;
  • • рекламація (претензія) - пред'являється (задовольняється);
  • • платіж - проводиться;
  • • рахунок - виставляється (оплачується);
  • • питання - піднімається (вирішується);
  • • знижки - надаються (передбачаються);
  • • домовленість - досягається;
  • • кредит - виділяється і т.п.

Слід також мати на увазі, що найчастіше:

  • • співпраця буває плідним, взаємовигідним;
  • • внесок - значним;
  • • позиції - конструктивними (міцними);
  • • доводи - вагомими;
  • • необхідність - нагальною;
  • • спектр (послуг) - широким;
  • • знижки - значними / незначними;
  • • пропозиція - конструктивним;
  • • рентабельність - високою / низькою.

Крім мовних формул і стандартизованих виразів важливе значення в діловому листуванні мають терміни. Термін (від лат. Terminus - межа, кордон) - слово або словосполучення, що є назвою поняття який-небудь галузі науки, техніки, мистецтва і т.п. На відміну від слів загальної лексики, які часто багатозначні і несуть емоційне забарвлення, терміни в межах сфери застосування однозначні і позбавлені експресії. Сукупність термінів окремої галузі знань або професійної діяльності становить термінологію. Вживання термінів в строго фіксованому значенні забезпечує однозначність розуміння тексту, що вельми важливо в діловій комунікації.

Правильність і стабільність вживання термінів на практиці досягається використанням термінологічних словників і стандартів, які встановлюють строго однозначну систему понять і термінів і сприяють впорядкуванню термінології (див. Параграф 11.7).

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук