Різні технології тайм-менеджменту

Людської діяльності властива парадигма творчого і раціонального підходів. Для оперативного досягнення цілей, з раціональної точки зору, доцільно використовувати технології ефективного цілепокладання і планування часу.

У літературі з менеджменту і психології ділового спілкування наводиться безліч методів і методологій управління часом. Всі вони різняться в залежності від соціокультурної картини світу, типу особистості і безлічі інших чинників, а також від виду і характеру зайнятості особистості, її мотивації та особистої цілеспрямованості.

Тайм-менеджмент поділяється на особистий тайм-менеджмент, командний тайм-менеджмент і корпоративний тайм-менеджмент.

Згідно з концепцією Г. Архангельського, можна виділити кілька рівнів управління часом:

  • • спроба уривчастого упорядкування (записки, пам'ятки);
  • • спроба перспективного планування (календарі, щоденники);
  • • розстановка ціннісних пріоритетів, короткострокове і довгострокове стратегічне планування.

Критерії успішного управління по Г. Архангельського:

  • • матеріалізованность (всі завдання повинні бути винесені на матеріальний носій);
  • • вимірність (необхідно ставити перед собою реальні терміни, невизначеності бути не повинно);
  • • системність (розумне протистояння хаосу в плануванні справ);
  • • гнучкість (уміння швидко реагувати на обставини, що змінюються);
  • • целеоріентірованность (планування справ відповідно до особистими цілями);
  • • пріорітезірованность (чітка розстановка пріоритетів, відділення головного від другорядного);
  • • інвестиційні (необхідно постійно "інвестувати в майбутнє");
  • • контрольованість;
  • • легкість.

"Заповіді" тайм-менеджменту по Г. Архангельського:

  • 1) необхідно матеріалізувати мети і завдання; в голові вони неконтрольовані;
  • 2) потрібно управляти на основі фактів, а не думок;
  • 3) необхідні систематизація та структурування роботи;
  • 4) необхідно планувати максимально гнучко і просто; швидко реагувати на зміни;
  • 5) будь-яка дія необхідно співвідносити з внеском в досягнення цілей;
  • 6) потрібно постійно робити "інвестиції" в майбутнє;
  • 7) треба "ловити" вдалі можливості;
  • 8) потрібно управляти робочим навантаженням; працювати менше, але "розумнішими";
  • 9) необхідний постійний огляд делегованих завдань та моніторинг їх виконання;
  • 10) у роботі допомагає вироблення почуття часу і почуття ефективності.

У книзі "Тайм-драйв. Як встигати жити і працювати" Гліб Архангельський дає кілька сегментованих рекомендацій з управління часом і ресурсами.

  • 1. Протягом дня необхідний ритмічний відпочинок з максимальним перемиканням.
  • 2. Необхідно підвищувати ефективність сну.
  • 3. Для налаштування на різні завдання і відпочинок допомагає використання "якорів".
  • 4. Корисно застосування "методу швейцарського сиру" (підхід до великому завданні з різних сторін).
  • 5. В обов'язковому порядку повинен бути складений список щоденних справ.
  • 6. Необхідно виявити і визначитися з особистісними цінностями.
  • 7. Як стратегічного завдання особистісного плану сформулювати особисту місію.
  • 8. Виділити 5-7 ключових областей життя і визначитися зі своїми цілями в цих областях.
  • 9. Найбільш близькі і зрозумілі цілі зробити вимірними.
  • 10. Щодня створювати повну оглядову картину справ на наступний день.
  • 11. При плануванні в щоденнику використовувати ручки різних кольорів, закладки, стікери.
  • 12. Використовувати "стратегічну картонку" - ятати з довгостроковими цілями.
  • 13. Розділяти завдання на "жорсткі", "гнучкі" і "бюджетувати".
  • 14. Планувати справи за методом "день - тиждень - місяць - рік".
  • 15. Розвивати корисна навичка - вміння делегувати завдання, мати різні стратегії відмови.
  • 16. Важливий фактор ефективної роботи - правильно організоване робоче місце.
  • 17. Виявлення "поглиначів часу" - невід'ємна умова підвищення ефективності роботи.
  • 18. Необхідно заздалегідь планувати "наповнення" транспортного часу і часу відряджень.

Також у своїй книзі "Час на відпочинок" Г. Архангельський дає рекомендації, що стосуються організації якісного відпочинку, від якого часто залежить наше спільне працездатність і "смак до життя". Автор розглядає як відпочинок в "глобальному сенсі" (відпустка), так і вихідні, свята і вечірній час в будні дні.

На думку автора, щоб відпочити ввечері робочого дня, потрібно не брати роботу додому, максимально "перемикатися", інакше у людини створюється враження відсутності кордонів робочого часу. Раз в тиждень рекомендується використовувати "полувиходной" з максимальним перемиканням (похід в кіно, прогулянки, і т.д.). Вихідні слід, всупереч поширеній думці, ретельно планувати, щоб не було відчуття втраченого часу. При цьому бажано подбати про організацію та оптимізації побутової сторони життя.

Рекомендації з планування й ефективного проведення відпустки:

  • 1) створіть свій ритм відпусток; не обов'язково використовувати 28 робочих днів, це може бути чотири тижневих відрізка;
  • 2) закладіть режим "входу" і "виходу" з відпустки - кілька днів;
  • 3) продумувати і святкові дні, які часто займають 3-4 дня; це відмінна можливість для перемикання.

Особливий інтерес представляє матриця управління часом С. Кові (рис. 2.4). Вона містить чотири квадрати.

Матриця управління часом по С. Кові

Мал. 2.4. Матриця управління часом по С. Кові

Перший квадрат - термінові і важливі справи (критичні ситуації, нагальні проблеми, проекти з палаючим терміном виконання).

Другий квадрат - важливі і нетермінові справи (профілактичні дії, встановлення зв'язків, пошук нових можливостей, планування, відновлення сил).

Третій квадрат - неважливі і термінові справи (сторонні розмови і телефонні дзвінки, невідкладні справи, зустрічі).

Четвертий квадрат - неважливі і нетермінові справи (дрібниці, віднімають час, кореспонденція, дзвінки, марна трата часу).

Результат частого "перебування" в 1-му квадраті, як правило, - стрес, самоспалення, управління в умовах кризи. Переважне знаходження у 2-му квадраті означає стратегічне бачення, рівновагу, дисципліну, контроль, рідкісне виникнення кризових ситуацій. Діяльність в рамках 3-го квадрата передбачає зосередження на короткостроковому, управління в умовах кризи, відчуття "неволодіння собою". Знаходження особистості в 3-м, 4-м квадратах має на увазі повну безвідповідальність, залежність в основних питаннях від інших осіб і організацій.

Таким чином, для підвищення особистої ефективності бажано не допускати тривалого перебування в 3-м, 4-м квадратах, і, по можливості, зміщувати всю основну діяльність до 2-го квадрату, оскільки він пов'язаний з тим, що не є терміновим, але є важливим. Цей квадрат, згідно з концепцією С. Кові, включає в себе таку діяльність, як будівництво відносин, написання особистої місії, довгострокове планування, вправи, профілактика, підготовка.

"Перебування" в 1-м, 2-м квадратах включає чотири основних види діяльності.

Визначення ролей. Перше завдання полягає в тому, щоб виписати ваші основні ролі.

Вибір цілей. Наступний крок полягає в тому, щоб подумати про двох або трьох важливих результатах для кожної з ролей, яких ви хотіли б досягти протягом семи днів. Ці результати можуть бути записані як цілі.

Планування. Тепер, знаючи мети на наступний тиждень, ви можете спланувати ваш час таким чином, щоб ці цілі були досягнуті. Наприклад, якщо метою є розробка першого начерку особистої місії, ви можете зарезервувати для цього двогодинний блок свого недільного часу.

Далі йдуть безпосередньо дії, згідно з вашим планом з обов'язковою "зворотним зв'язком" і критичною оцінкою.

Стівен Кові рекомендує виділяти основні особистісні ролі і формулювати цілі відповідно до них, використовуючи потижнево, помісячне та річне планування.

С. Кові виділяє в управлінні часом такі недоліки:

  • • нездатність вірно розставляти пріоритети;
  • • нездатність або небажання організовувати себе на основі цих пріоритетів;
  • • недостатня дисциплінованість для того, щоб діяти на основі пріоритетів.

Д. Вігер [1] рекомендує наступні дієві прийоми для економії часу і ефективної діяльності:

  • 1) цілепокладання (чіткі формулювання цілей); диференціація на короткострокові та довгострокові, великі і малі цілі;
  • 2) облік планів і індивідуальних біоритмів людини;
  • 3) продуктивне використання часу очікування (в громадському транспорті, в черзі, в пробках);
  • 4) фотографування, а не переписування документів, схем, матеріалів (непогано б завести "зошит для всього", оскільки замітки на папірцях часто губляться);
  • 5) створення мережі контактів ( networking).

Таким чином, максимально конкретна постановка цілей і завдань, короткострокове щоденне планування, облік використаного часу і оцінка ефективності допоможуть успішно втілювати в життя практично будь-які плани.

Найбільш популярною в світі є методика Getting Things Done (GTD), яку запропонував американець Девід Аллен. Її основна ідея: перестати зберігати справи "в голові", а вести їх облік, складаючи так звані to-do-списки. Як тільки людина отримує завдання на виконання, він повинен її тут же помістити "в кошик" - тимчасове сховище інформації. Кошиком може бути як реальний лоток для паперів, так і просто блокнот для запису надходять справ. Основне призначення "кошиків" - не упустити корисну інформацію і одержувані завдання. Відповідно до даної методики, "кошика" необхідно регулярно "розгрібати". Під час цього процесу кожен елемент кошика розглядається і може переноситися в to-do-списки, в календар, передоручати або просто віддалятися. Автор також пропонує організовувати завдання в проекти за принципом системної ієрархії. Кожне завдання можна деталізувати, розбиваючи її на більш дрібні кроки. Також GTD вводить поняття контекстного планування, існуючого в прив'язці до людей, місць і подій. Наприклад, деякі завдання можуть бути виконані тільки на роботі або, навпаки, тільки вдома. Групуючи справи по контексту "телефон" можна відразу скласти список телефонних дзвінків. Методика Getting Things Done дуже суворо ставиться до планування, але дуже детально розписує систему тайм-менеджменту, включаючи туди і основи управління персональною інформацією.

На Заході більшої популярності набуває методика Марка Форстера "Автофокус". Вона являє собою, скоріше, не систему організації завдань, а спосіб їх виконання. Суть першої версії "Автофокуса" полягає в складанні списку всіх справ на декількох сторінках, які проглядаються один за одним. Як тільки на сторінці виявляється завдання, яка виділяється по відчуттях як справа, яке хочеться зробити, то вона виконується. Якщо завдання при цьому не завершується до кінця, то вона викреслюється і дописується в кінець списку. Робота на сторінці триває до тих пір, поки завдання не перестануть виділятися. Решта завдання викреслюються зі списку. Таким чином опрацьовуються всі сторінки. Дана технологія дозволяє виконувати ті справи, які дійсно хочеться зробити, будь-яка задача здається легшою, якщо необхідно зробити вибір між нею і рештою завданнями. Система дозволяє знайти баланс між раціональністю та інтуїцією і добре підходить тим людям, які не люблять заздалегідь розписувати великі плани. Як зазначає автор, багато так захоплюються виконанням завдань зі списку, що їм складно буває зупинитися. Прихильники даної методології намагаються її постійно покращувати, і на даний момент у неї вже є чотири версії. При цьому в різних версіях суть системи залишається однаковою, трохи змінюється тільки алгоритм відбору завдань. "Автофокус" не зв'язується з життєвими цілями, але пропонує дуже докладний і чіткий алгоритм оперативного тайм-менеджменту.

Таким чином, ми бачимо, що існує безліч різноманітних методик організації часу. Вони не є взаємовиключними, і при бажанні можна використовувати комбінації різних методів, вибираючи найбільш зручну і відповідну для індивіда систему тайм-менеджменту,

З розвитком інформаційних технологій з'являється все більше гнучких, швидких і зручних систем особистого тайм-менеджменту. При цьому розвиток інтернет-сервісів, а також популярність надтонких клієнтів (програм, що працюють через браузер) призводить до того, що кількість онлайн-засобів вже обганяє кількість окремо встановлюваних на комп'ютер програм. Таким чином, при формуванні власного комплекту інструментальних засобів можна використовувати реальні предмети (блокноти, лотки для паперів), інтернет-сервіси і працюють незалежно від наявності мережі програми.

Паперові гроші, перш за все, зручні своєю простотою, зрозумілістю і відчутність. Наприклад, кожен прожитий день може фіксуватися на окремому аркуші в щоденнику, і форма запису може бути практично будь-який: все залежить від того, що ви здатні намалювати. Також гідністю реальних інструментів є незалежність від енергозабезпечення, мінімальний час, що витрачається на навчання і невисокі вимоги, що пред'являються до технічних навичок.

З іншого боку, програми та інтернет-сервіси, при належному вмінні і правильному підборі електронних інструментів для своїх потреб, відкривають величезні можливості. Наприклад, перенесення зустрічей, справ або інших заходів відбувається за лічені секунди і не вимагає стирань і закреслень рядків в щоденнику. Програми для ведення списку справ дають можливість створити ієрархію завдань, а потім проводити необхідні вибірки з створеної бази. Наприклад, можна розписати покроково всі свої поточні проекти, ставлячи їх в залежність від життєвих цілей, а потім з цього списку вивести тільки справи на сьогодні або завдання, що потребують врегулювання по телефону. В інтернеті вже досить сайтів, які дають можливість управляти одним з найважливіших елементів тайм-менеджменту - списком справ. Є як сервіси з великою функціональністю, повністю відповідають методиці GTD, так і зовсім прості, але зате дуже зручні у використанні. Також набирають обертів проекти, які реалізують окремі інструменти самомотивації або організації часу. При цьому вони пропонують деякі додаткові "смакоту", які не можуть дати оффлайн-програми або паперові гроші. Наприклад, сайт worktrek.com дозволяє не тільки вести календарик-пінарік (засіб для підвищення "ощущаемость" кожного прожитого дня), а й переглядати усереднену статистику по всім користувачам. Проект для введення регулярних справ в звичку - advirtus.com - крім виконання своєї основної функції пропонує і цікавий соціальний інструмент - можливість брати участь в загальному рейтингу і брати собі завдання, створені іншими користувачами. Перевагою окремо встановлюваних програм є відсутність необхідності в доступі до Інтернету. Також вони надають кращі графічні можливості, а часто і більш швидкий та зручний інтерфейс. Наприклад, програма для ведення списку справ MyLifeOrganized має величезні функціональні можливості, якими не може похвалитися жоден онлайн-сервіс, при бажанні непотрібні елементи можна просто заховати.

Великим недоліком сучасних технічних засобів тайм менеджменту можна назвати слабку мобільність. Однак багато програм і сервіси вже мають спрощені версії для мобільних телефонів, а також при необхідності дають можливість швидко і просто роздруковувати матеріали. В цілому, дивлячись на розвиток електронних інструментів, можна сказати, що вони вже зараз дозволяють різним соціотипів зробити вибір найбільш зручних для себе засобів і якщо не повністю, то хоча б частково відійти від традиційного паперового планування, вигравши при цьому в швидкості, можливості і зручність .

  • [1] URL: improvement.ru.
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >