Організація переговорів

Переговори - це специфічна форма спілкування між двома сторонами, орієнтована на спільне вирішення проблеми, яка зачіпає інтереси обох сторін. До переговорів сторони призводить зіткнення цілей, інтересів, позицій або думок. Конфлікт всередині організації або між організаціями - це не обов'язково негативне явище, іноді він стає своєрідним каталізатором нових ідей, нових відносин. Існує чимало прикладів вмілого використання енергетики конфлікту для успішного вирішення серйозних проблем. Переговори - основний інструмент вирішення міжособистісних конфліктів в організації. Тому знання основ мистецтва ведення переговорів - обов'язкова складова професійної підготовки будь-якого керівника. Як правило, метою переговорів є прийняття взаємовигідного рішення, найбільш прийнятного в даній ситуації.

Проведення переговорів - складний багатоетапний процес. Необхідно враховувати специфіку та структуру кожного етапу (табл. 4.4).

Таблиця 4.4

Етапи проведення переговорів

Підготовчий (Докомунікативний) етап

Дискусійний (комунікативний) етап

Рефлексивний (Посткомунікативний) етап

1. Всебічний аналіз проблеми, збір інформації. Визначення мети і завдань участі вашого боку в переговорах

1. Подання сторін одна одній. Розміщення делегацій в просторовому середовищі

1. Аналіз ефективності проведеної підготовки та результатів досягнутих домовленостей

2. Створення системи аргументації, вироблення варіантів рішень

2. Виклад проблем і цілей, уточнення позицій сторін

2. Складання проекту підсумкових документів

3. Організаційні питання проведення переговорів (місце зустрічі, склад делегації, фінансове забезпечення і т.д.)

3. Дискусійні обговорення, узгодження інтересів

3. Підбиття підсумків та прийняття рішень

Відповідно виділяються два основних напрямки підготовчої роботи:

  • • інформаційно-аналітична опрацювання основного змісту;
  • • вирішення організаційних питань.

Інформаційно-аналітична опрацювання основного змісту

На початковому етапі потрібно чітко сформулювати мету своєї участі в переговорах. Мета - це те, чого ви хочете домогтися в результаті. Потім треба дати відповідь на наступні питання:

  • • "Які ваші шанси на успіх?"
  • • "Яка тактика ведення переговорів підійде в даному випадку: наступальна чи оборонна?"

З вибором відповіді можуть виникнути труднощі через нестачу інформації. Тому робота над змістом переговорів повинна починатися зі збору інформації.

Першим кроком є структуризація знань про ситуацію, яка представляє ваші інтереси. В даному випадку успішно застосовуються когнітивні карти. Для цього будується концептуальна схема:

(Цілі одного учасника) + (цілі іншого учасника) → (загальні цілі в ситуації).

Наступним кроком стає збір інформації про партнера, про його "школі", зв'язках та іншої інформації, яка дозволить побудувати модель комунікації, проаналізувати можливі бар'єри: культурні, мовні, професійні, особисті, які можуть вплинути на негативний результат. Інформація про партнера допоможе у виборі місця, часу і стилю спілкування з партнером, як у випадку, коли ви хочете створити зручну атмосферу, так і в тому випадку, якщо ви вирішили вивести партнера зі звичної для нього середовища.

В рамках цього етапу важливо використовувати структуризацію зацікавлених сторін, які не беруть участі в переговорах безпосередньо, по чиї інтереси можуть бути порушені в ході обговорення. Зокрема, можна застосувати методику, описану вище.

Далі необхідно провести аналіз взаємовпливу, можливих конфліктних ситуацій. Можна використовувати методи сценарного моделювання на когнітивних картах або класичні ігрові постановки для аналізу досягнення цілей в ситуації і, відповідно, вироблення позиції в переговорах. Також важливо встановити пріоритети в інтересах.

Існує цілий клас інформаційно-аналітичних і комунікаційних систем підтримки аналітичної діяльності для підготовки альтернатив для переговорів, пошуку і збору відомостей про учасників, аналізу конфліктних ситуацій. Системна парадигма оцінки цільової ситуації ділової комунікації дозволяє сформувати принципи модерування стратегічних нарад і бесід - інструмент для формування узгодженої позиції, цілей і стратегій діяльності. Також необхідно згадати розподілені системи підтримки прийняття рішень, такі як ситуаційні центри, системи мережевої експертизи, основний функціонал яких пов'язаний з організацією комунікації як традиційного плану, так і спрямованої на досягнення спільного рішення, вироблення спільної позиції.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >