Навігація
Головна
 
Головна arrow Журналістика arrow Зв'язки з громадськістю в органах влади
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Інструментарій внутрішньокорпоративного PR

Інструментарій внутрішньокорпоративного PR - це сукупність інформаційно-аналітичних ресурсів і організаційно-навчальних заходів, які цілеспрямовано і планомірно використовує фахівець з СО для підвищення мотивації і лояльності персоналу, його згуртування, підвищення продуктивності праці колективу і в кінцевому підсумку - для ефективного виконання державними службовцями своїх функціональних обов'язків і якісного вирішення завдань, що стоять перед даними ОГВУ.

інформаційний інструментарій

Дошка оголошень - традиційна і електронна. Використання цього ресурсу переслідує дві мети: інформування та підтримка корпоративної культури . Інформування - це головне призначення дошки оголошень. Причому як співробітників власної компанії (внутрішньокорпоративний PR), так і відвідувачів ОГВУ (елемент зовнішнього піару). Зазвичай для кожної з цих груп роблять різні дошки оголошень. Тому не варто змішувати внутрішню і зовнішню інформацію. Правда, як показує досвід, самі державні службовці нерідко користуються інформацією для відвідувачів, а відвідувачі, в свою чергу, з цікавістю знайомляться з внутрішньою інформацією (хороший приклад такої "прикордонній" інформації - Дошка пошани).

Для співробітників ОГВУ на дошці оголошень може бути представлена наступна інформація:

  • • новини;
  • • прийняті керівництвом рішення (накази, розпорядження, що стосуються всіх співробітників, і т.д.);
  • • привітання з днем народження і іншими знаменними датами (день галузі, весілля, народження дитини, ювілей роботи в компанії, підвищення на посаді, захист дисертації, нагородження дипломами, грамотами, цінними подарунками та т.п.);
  • • публікації в ЗМІ про організацію або галузі (якщо великий матеріал, то краще дати анонс і посилання);
  • • інформація про нових співробітників, прийнятих на роботу в організацію;
  • • вакансії;
  • • передовики (співробітники, які показали найкращі результати в певному напрямку за певний період);
  • • результати рейдів та перевірок, списки тих, що провинилися;
  • • фоторепортажі з заходів (виставки, конференції, семінари, суботники, нагородження) і інша інформація.

Відзначимо ще кілька особливостей, пов'язаних з оперативністю інформації та її розміщенням на дошці оголошень. Не варто покидати на один стенд інформацію довготривалого використання (наприклад, місія організації, се стратегічна мета, завдання, меморандум про цінності, корпоративний кодекс та ін.) І оперативного характеру (поздоровлення з днем народження, новини, матеріали з ЗМІ та ін.). Тому оперативну інформацію краще розміщувати на дошці оголошень, яка має свої конструктивні особливості і правила оформлення.

Основні правила оформлення дошки оголошень

  • У дошки оголошень повинен бути «хазяїн». І цим господарем-модератором є фахівець з СО. Його завдання - продумати концепцію дошки оголошень, її структуру та контент, оформлення (всі розділи в єдиному стилі) і періодичність оновлення інформації. Якщо інші підрозділи організації або державні службовці захочуть розмістити свою інформацію, то вони повинні звертатися до фахівця з СО, який в свою чергу "адаптує" їх інформацію в відповідно до єдиного стандарту і розмістить її на відведений для відповідної тематики місце на дошці оголошень.
  • Дошка оголошень повинна бути чітко структурована за рубриками (тем) і мати єдиний стиль оформлення, що відповідає стандартам корпоративного стилю організації. Зручно користуватися такою дошкою, на якій відразу можна знайти необхідну інформацію, а не перечитувати заново все підряд.
  • У кожної рубрики або розділу повинен бути заголовок.
  • Не слід перетворювати дошку оголошень в свого роду "гайд-парк", де кожен бажаючий може розмістити з використанням підручних кріпильних засобів всякі послання різного формату, написані різними шрифтами, і т.д. Те, що припустимо, скажімо, на студентському "капуснику", недоречно в ОГВУ, де регламентація, уніфікація і стандартизація інформації є одними з основних принципів.

Єдиний стиль оформлення дошки оголошень передбачає:

  • • єдиний розмір і шрифт заголовків;
  • • єдиний шрифт основного тексту;
  • • єдиний розмір фотографій і малюнків;
  • • єдині або подібні композиційно елементи прикрас.

Конструктивна особливість дошки оголошень. Краще замовляти у спеціалізованих фірм, але на вашу технічним завданням і дизайну з урахуванням фірмового стилю. Дошка повинна бути презентабельною - адже це, образно кажучи, зримий образ влади. Вона може мати пластикові "кармашікі" стандартного формату А4, а окремі зони можуть мати коркову основу, на яку легко кріпити листи на кнопки. Якщо інформації багато, то її краще розміщувати на декількох стендах. При цьому інформація на невеликих стендах виглядає і сприймається краще, ніж на стендах великого розміру. Інформація на дошці оголошень повинна розташовуватися в зоні, зручній для сприйняття людиною середнього зросту: щоб при читанні не задирати голову і не кланятися в пояс.

Місце. Природно, що дошка оголошень повинна перебувати в публічному, добре освітленому і доступному для всіх співробітників місці. Наприклад, якщо дозволяє приміщення, то це може бути хол при вході в організацію.

Про "прикордонній" дошці оголошень - для відвідувачів державних установ. З досвіду деяких практиків, там може міститися наступна інформація [1] :

  • • розклад роботи організації та окремих посадових осіб;
  • • список кабінетів, П.І.Б., телефони посадових осіб;
  • • умови прийому населення (години прийому, необхідність запису, їх можна вирішити, необхідні документи для прийому);
  • • процедури оформлення документів (у вигляді блок- схем);
  • • нормативні акти, необхідні для населення;
  • • зразки документів для заповнення;
  • • списки громадян (наприклад, чиї документи готові);
  • • типові питання та відповіді;
  • • вищі організації - куди звертатися зі скаргами.

Що стосується електронної дошки оголошень (web-board , не плутати з BBS), то вона оформляється як один з розділів Інтранета - "внутрішньокорпоративного інтернету ", - доступ до якого за паролем повинен мати кожен співробітник організації. Зміст електронної дошки оголошень також модерується фахівцем з СО. У роботі можуть використовуватися програми автоматичної "примусової" розсилки на адресу електронної пошти співробітників організації оперативних і найбільш важливих документів організації з дошки оголошень. Це на той випадок, якщо з тієї чи іншої причини працівник не знайомиться самостійно з інформацією на звичайній та електронній дошці оголошень.

Інтранет (англ. Intranet) - це внутрішня мережа, побудована на основі інтернет-технологій і спеціально розроблена для управління інформацією і доступу до додатків всередині компанії [2] . Інтранет використовує протоколи Інтернету для обміну даними і побудови єдиної інформаційної системи на "http" - одному з найпопулярніших протоколів Інтернету.

Відзначимо, що Інтранет - це, перш за все, корпоративна (локальна або територіально розподілена) мережа, закрита від зовнішнього доступу з Інтернету. Можна також сказати, що Інтранет - це внутрішній корпоративний web-портал, який вирішує корпоративні завдання однієї, як правило, великої організації, забезпечує віддаленим співробітникам доступ до корпоративної інформації в захищеному режимі з будь-якої точки світу.

Використання інтранет-систем особливо важливо в державних установах, де інформаційні процеси, як правило, формалізовані і регламентовані. Справедливо твердження, що ключовим словом при описі інтранет-систем є слово "єдиний": єдиний спосіб обробки, зберігання, доступу до інформації, єдина уніфікована середовище роботи, єдиний формат документів. Такий підхід дає співробітникам можливість найбільш ефективно використовувати накопичені корпоративні знання і оперативно реагувати на події, що відбуваються. А для ОГВУ - це нові можливості організації своєї діяльності і дистанційного рішення практично будь-яких комунікаційних завдань [3] .

Як і будь-яка система, Інтранет має свої переваги і недоліки [4] .

Очевидна вигода використання Інтранет:

  • • висока продуктивність при спільній роботі над якимись загальними документами або проектами;
  • • легкий доступ персоналу до бази даних;
  • • гнучкий рівень взаємодії: можна міняти схеми інформаційної взаємодії як по вертикалі (керівництво-підлеглі), так і по горизонталі (між співробітниками);
  • • висока оперативність. Використовуючи технології мережі та гіпермедіа, можна практично в режимі онлайн отримувати і поширювати важливу інформацію. Наприклад, службові інструкції, внутрішні правила, стандарти, служби розсилки новин і навіть навчання на робочому місці;
  • • можливість проводити в життя загальну корпоративну культуру, використовувати гнучкість і універсальність сучасних інформаційних технологій для управління корпоративними роботами.

Недоліки Інтранет:

  • • мережа може бути зламана і використана в цілях хакера;
  • • легкий доступ до корпоративних даних може спровокувати їх відплив до конкурентам через недобросовісного співробітника;
  • • працездатність і гнучкість Інтранет вимагають значних накладних витрат на розробку й адміністрування.

Сайт органів державної влади і управління. На відміну від бізнес-структур і громадських організацій, які вільні у конструюванні і наповненні змістом своїх сайтів, ОГВУ лімітовані певними нормативно-правовими актами і сформульованими в них вимог до технологічних, програмним і лінгвістичним засобам забезпечення користування офіційними сайтами федеральних органів виконавчої влади. Останні, наприклад, встановлюються уповноваженим Урядом РФ федеральним органом виконавчої влади.

Тому в даному розділі не розглядаються проблеми створення і ведення сайту, а зачіпаються лише питання його змісту, які сформульовані в федеральних законах стосовно діяльності ОГВУ. Попередньо відзначимо два моменти. По-перше, відповідно до наказу Федеральної служби безпеки (ФСО) від 7 серпня 2009 р органам державної влади в сегменті Інтернету присвоєно ім'я RSNet (Russian State Network) . По-друге, в системі Інтернет існують адреси органів державної влади, зайшовши на які можна ознайомитися з особливостями змісту, оформлення, навігації та іншими параметрами цих інформаційних ресурсів.

Приклад з практики. Наприклад: каталог офіційних сайтів органів державної влади РФ (internet-law.ru/info/news/state_sites.htm), сервер органів державної влади "Офіційна Росії" (gov.ru), список Федеральних органів виконавчої влади на сайті уряду РФ (government.ru/power/), Моніторинг офіційних сайтів державних органів на сайті Інституту розвитку свободи інформації (svobodainfo.org) і ін.

Для фахівця з СО, в першу чергу, важливо знати вимоги нормативних правових документів до змісту сайтів органів державної влади. Йдеться про такі основоположних документах, як: Федеральний закон від 9 лютого 2009 р № 8-ФЗ "Про забезпечення доступу до інформації про діяльність державних органів і органів місцевого самоврядування", Постанова Уряду РФ від 15 червня 2009 р № 478 "Про єдиній системі інформаційно-довідкової підтримки громадян і організацій з питань взаємодії з органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування з використанням інформаційно-телекомунікаційної мережі Інтернет "і Постанова Уряду РФ від 24 листопада 2009 р № 953" про забезпечення доступу до інформації про діяльність Уряду Російської Федерації і федеральних органів виконавчої влади ".

У першому документі (№ 8-ФЗ) містяться два важливих положення. По-перше, визначення офіційного сайту державного органу. Це сайт в інформаційно-телекомунікаційній мережі Інтернет, що містить інформацію про діяльність державного органу або органу місцевого самоврядування, електронну адресу якого включає доменне ім'я, права на яке належать державному органу або органу місцевого самоврядування (ст. 1). По-друге, в ст. 13 цього Закону є перелік змісту інформаційних блоків (їх дев'ять), які обов'язково повинні відображатися на сайті органу державної влади.

Приклад з практики. Наприклад, в сьомому інформаційному блоці (статистична інформація про діяльність державного органу) повинні бути вказані відомості про використання виділених бюджетних коштів, а також про надані організаціям та індивідуальним підприємцям пільги, відстрочки, розстрочки, про списання заборгованості по платежах до бюджетів бюджетної системи РФ. У восьмому інформаційному блоці (про кадрове забезпечення державного органу) повинні бути вказані: порядок вступу громадян на державну службу; відомості про вакантні посади, кваліфікаційні вимоги до кандидатів, умови і результати конкурсів на заміщення вакантних посад; перелік освітніх установ, підвідомчих державному органу, і т.д.

Органи державної влади та управління можуть також розміщувати в мережі Інтернет іншу інформацію про свою діяльність з урахуванням вимог вищезгаданого Закону.

Змістовна сторона інформації, що розміщується державними органами в мережі Інтернет, визначається переліками інформації, які затверджуються відповідними органами влади. Наприклад, перелік інформації, що розміщується в мережі Інтернет, про діяльність федеральних державних органів, що діють у Президенту РФ, затверджується Президентом РФ. Перелік інформації про підлеглих Уряду органах визначається і затверджується Урядом і т.д.

При затвердженні переліку, як того вимагає Федеральний закон, визначаються також періодичність розміщення інформації в мережі Інтернет, терміни її поновлення, що забезпечують своєчасність реалізації і захисту користувачами інформацією своїх прав і законних інтересів, а також інші вимоги до розміщення зазначеної інформації.

Приклад з практики. Дослідження, проведене в 2010 р, тобто через рік після прийняття цього закону, показало, що близько 30% органів державної влади федерального рівня просто не мають офіційних сайтів, а багато існуючих сайти органів влади порушують базові вимоги зазначеного закону щодо опублікування в мережі Інтернет виробленої ними інформації та інформації, що знаходиться в їх розпорядженні [5] .

Таким чином, щоб не порушувати закон, фахівець але зв'язків з громадськістю повинен знати перелік змістовної сторони інформації ОГВУ, що виноситься в Інтернет.

Внутрішньокорпоративні ЗМІ. Коли говорять про внутрішньокорпоративних ЗМІ, то, в першу чергу, мають на увазі медійні ресурси (перш за все, друковані видання) великих, розгалужених бізнес-структур. Так, за підсумками конкурсу "Краще корпоративне медіа", який щорічно проводить Асоціація директорів з комунікацій та корпоративним медіа Росії (АКМР), переможці 2013 р представлені переважно в сегменті бізнес-структур. І лише одне Внутрікорпоративне видання-переможець можна умовно віднести до сектору державних структур - газету "НАШ УНІВЕРСИТЕТ" (ФГАОУ ВПО "Північно-східний федеральний університет імені М. К. Аммосова") [6] .

Приклад з практики. Як вважають дослідники, перші типи (спорадичні видання) корпоративних ЗМІ з'явилися на початку XIX ст. Одним з перших таких внутрішніх листків можна вважати бюлетень для робітників, що випускався в 1830-і рр. Фрідріхом Лістом, засновником Німецького центру продажів. Він почав його випускати з метою навчання робітників "в їх же інтересах" [7] . В рамках даної теорії формування типів корпоративної преси почалося з другої половини 40-х рр. XX ст., Коли власники великих компаній стали активно вдаватися до неї як до комунікаційного ресурсу.

За даними досліджень, що проводилися в 2012 р, близько 90% великих компаній і корпорацій як в Росії, так і за кордоном використовують Corporate Publishing (корпоративні ЗМІ) [8] . Від поняття "корпорація" (всяке об'єднання з економічними цілями діяльності), швидше за все, і походить назва корпоративні ЗМІ.

При цьому органи державної влади, як правило, вкрай рідко згадуються, коли мова йде про внутрішньокорпоративних ЗМІ. Що стосується ним частіше говорять про корпоративні, тобто відомчих і галузевих медійних ресурсах, орієнтованих не тільки на внутрішні, а й на зовнішні цільові аудиторії. І в цьому є свій резон. Зміцнення внутрішньокорпоративної культури органи державної влади розглядають у тісному зв'язку з наданням якісних інформаційних послуг населенню. В рівній мірі справедливо і зворотне твердження: від якості цих послуг залежить оцінка населенням рівня внутрішньокорпоративної культури владних структур. Таким чином, корпоративні медіа є інструментом формування корпоративної культури, мотивації і лояльності співробітників, а також каналом корпоративної комунікації з різними цільовими аудиторіями [9] .

Корпоративні ЗМІ органів державних структур можна визначити як сукупність медійних засобів ОГВУ - газет, журналів, бюлетенів, радіо, ТБ, відеоблогів і ін., - Які використовують їх з певною періодичністю для інформування як внутрішніх, так і зовнішніх цільових аудиторій. Корпоративні ЗМІ можуть видаватися як самими ОГВУ, так і випускатися в їх інтересах на стороні (аутсорсингові послуги) [10] .

Незалежно від видавця корпоративні медіа повинні вирішувати наступні завдання:

  • • підтримувати інформованість співробітників про основні напрямки діяльності і цілі організації;
  • • висвітлювати існуючі в організації актуальні проблеми та їх вирішення;
  • • надавати співробітникам інформацію, необхідну їм для професійного виконання своїх функцій;
  • • заохочувати співробітників підтримувати і покращувати організаційні стандарти якості, ефективності та соціальної відповідальності;
  • • популяризувати досягнення і успіхи співробітників і інші завдання.

Приклад з практики. Про значення корпоративних медіа досить образно сказав виконавчий директор Асоціації корпоративних медіа Росії (створена в 2004 р) Джемір Дсгтяренко: "Професійні корпоративні ЗМІ - це, можна сказати, серце корпоративних комунікацій, їх квінтесенція ... Як серце змушує кров циркулювати в організмі людини, так і корпоративні ЗМІ змушують інформацію циркулювати в корпорації " [11] .

Ось такий корпоративний внутрішньовідомчий-галузевий підхід до використання медійних ресурсів демонструють деякі федеральні структури виконавчої влади Росії - Міністерство у справах цивільної оборони, надзвичайних ситуацій і ліквідації наслідків стихійних лих (МНС), Міністерство внутрішніх справ (МВС) і ін.

У структурі цих міністерств створено інтегровані комунікаційні структури - Об'єднані редакції. У Міністерстві з надзвичайних ситуацій це - МНС-Медіа (див .: mchsmedia.ru/). Вона видає газету ( "Рятувальник"), чотири журнали ( "Пожежна справа", "Цивільний захист", "Вісник МНС", "Протипожежний і рятувальний сервіс"), має корпоративний телересурс в Рунеті - "МНС 112 ТВ" і розгалужену систему ЗМІ в восьми регіонах Росії (тільки в Центральному регіоні виходить 22 видання). У МВС Об'єднана редакція видає дві газети, шість журналів, має телередакцію і радіостанцію ( "Міліцейська хвиля").

Велику мережу корпоративних медіа мають і державні корпорації. Наприклад, державна корпорація "Росатом" (див .: rosatom.ru/), окрім кольорової газети "Країна Росатом" та інформаційно-аналітичного журналу "Вісник атомпрому", вивела па головну сторінку свого сайту відеоблог і радіо "Країна Росатом". Держкорпорація працює на аутсорсингу з інформаційним агентством "Атомні зв'язку", яке здійснює інформаційну, маркетингову і міжнародну підтримку організаціям атомної галузі (див .: atomic-energy.ru).

Як бачимо, основний тренд корпоративних інформаційних ресурсів - мультимедійність і конвергенція. Однак не всі органи державного управління можуть дозволити собі мати такі корпоративні гіперСМІ. Деякі обмежуються, наприклад, тільки внутрішньовідомчої газетою, бюлетенем або журналом. Тому доцільно розглянути спрощений варіант моделі традиційних корпоративних медіа - газети і журнали.

Корпоративна газета. Її попередником в нашій країні можна вважати "багатотиражки" - газети, які виходили па великих промислових підприємствах. Періодичність корпоративної газети може бути різною. Як правило, це щотижневі видання. Хоча, в залежності від можливостей організації і вирішуваних нею завдань, газети можуть виходити двічі на тиждень або один раз на два тижні. Практикують і спеціальні (разові) видання, присвячені, наприклад, який-небудь ювілейної дати.

Щоб визначити тираж видання, штат організації ділимо на три плюс 30-50 екз. Якщо тираж виходить до 1 тис. Примірників, то згідно з Федеральним законом "Про ЗМІ" реєстрація видання не буде потрібно. Формат, як правило, А-3. Бажано (не треба шкодувати грошей!), Щоб газета видає в кольорі і на щільному папері.

Зміст визначається завданнями, поставленими перед колективом конкретного ОГВУ. Якесь усереднене рекомендації можуть полягати в наступному. 50% - оперативна та актуальна інформація але організації: накази, розпорядження, директиви та інші нормативні документи, а також методика / позитивний досвід їх виконання; нові завдання, які поставлені перед організацією вищим керівництвом; реалізація соціальних програм і бюджету і т.д. 30% - інформація про становище працівників: пільги, премії, умови праці, навчання, підвищення кваліфікації, тренінги тощо 20% - розважальна інформація: ТВ-програма, прогноз погоди, анекдоти, поздоровлення ювілярів і т.д. Зрозуміло, електронна версія такої газети "вивішується" на сайт організації, де з її змістом кожен співробітник може ознайомитися в зручний для нього час.

Журнал як Внутрікорпоративне видання. Як правило, має редколегію / наглядова рада, до якої входить керівництво даної організації. Відмінність від газети за змістом - більше аналітичних матеріалів. Тираж - щомісячний або один раз в два місяці. Формат - А-4. Колір - обов'язково. Висока якість паперу. Як правило, корпоративні журнали - результат спільної творчості відділу але СО державної організації і аутсорсингової компанії. За організацією - концепція, зміст, поширення. Аутсорсингова компанія - від дизайн-макету до друку.

Крім корпоративних газет і журналів організація може видавати: листівки (наприклад, заклик до населення брати участь в суботнику), брошури / буклети (про саму організацію, наданих нею послугах і ін.), Каталоги та довідники, корпоративні календарі та ін.

  • [1] Скріптунова Е. Л. Організація дошки оголошень у великій компанії // Секретар-референт. 2006. № 7. Цит. по: URL: axima-consult.ru/stati-doskaob.html (дата звернення. 10.04.2013).
  • [2] URL: microsoft.com/rus/intranetmaster (дата звернення: 10.04.2013).
  • [3] URL: intraoffice.ru/ (дата звернення: 10.04.2013).
  • [4] URL: ru.wikipeclia.org/wiki/%C8%ED%F2%F0%E0%ED%E5%F2 (дата звернення: 10.04.2013).
  • [5] Див .: Сайти органів державної влади в світлі вимог Федерального закону "Про забезпечення доступу до інформації про діяльність державних органів і органів місцевого самоврядування" // огляд підготовлений МГО "Інформація для всіх" в рамках реалізації Програми ПЦПІ. М .: МГО "Інформація для всіх", 2010. С. 3.
  • [6] URL: corpmedia.ru/konkurs/kexitt/nominanty/2013/ (дата звернення: 11.04.2013).
  • [7] Горчева А. Корпоративні видання // Вісник Московського університету. Серія 10. 2008. № 2. С. 72.
  • [8] URL: exlibris.ru/media/industry_overview/detail.php?ID=3416 (дата звернення: 12.04.2013).
  • [9] URL: exlibris.ru/media/industry_overview/detail. php? ID = 3416 (дата звернення: 14.04.2013).
  • [10] Послуги по створенню оперативних корпоративних медіа пропонують деякі приватні компанії. Див., Наприклад: URL: alvastar-media2b.ru/Ejednevnaya_gazeta/Ejednevnaya_gazeta.html; URL: mokka- media.ru/korporativnoe-tv/ і ін. (Дата звернення: 12.04.2013).
  • [11] URL: media-online.ru/index.php32id~34271 (дата звернення: 12.04.2013).
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук