ОРГАНІЗАЦІЯ БРОНЮВАННЯ НОМЕРІВ І МІСЦЬ В ГОТЕЛЯХ

Джерела і канали отримання готелем запитів на бронювання номерів і місць

Існує багато джерел, з яких готелю отримують запити на бронювання місць і номерів. Джерела можуть бути як постійними, так і разовими, епізодичними.

Постійні джерела заявок на бронювання - це туристичні компанії, фірми, що займаються організацією виставок, симпозіумів, семінарів тощо, промислові та інші компанії, що мають в тому місці, де знаходиться готель, свій бізнес, і які потребують розміщенні своїх співробітників або партнерів по бізнесу.

Разові, епізодичні джерела заявок на бронювання - це, як правило, фізичні особи або компанії, у яких виникла необхідність в разовому розміщенні в готелі.

Каналами отримання заявок на бронювання номерів в готелі можуть бути телефон, факс, пошта, інтернет-бронювання.

Телефон . Заявки на бронювання номерів по телефону приходять, як правило, від фізичних осіб і невеликих компаній. При можливості бронювання номера або місця воно проходить за наступною схемою:

  • 1) співробітник відділу бронювання заповнює бланк-заявку на бронювання по телефону, де вказується П.І.Б. гостя, країна, терміни проживання, кількість номерів, категорія номерів, контактний телефон / факс, дата прийому заявки, ставиться підпис співробітника, який прийняв замовлення ;
  • 2) ці дані вводяться в електронну систему бронювання готелю, де замовлення присвоюється номер броні, також замовнику називається прізвище співробітника, який прийняв замовлення.

При запиті по телефону від приватної особи негайно здійснюється бронювання і видається номер броні. Повідомляючи номер броні, слід підкреслити важливість цього номера при заселенні.

При телефонному запиті на бронювання від компанії співробітник відділу бронювання обов'язково просить підтвердити запит факсом від компанії. Підтвердження бронювання висилається тільки після отримання факсу.

При запиті по телефону номери пропонуються тільки за базовим тарифом. Завжди слід інформувати клієнтів про умови ануляції і про політику гарантованого і негарантованої бронювання. Завершувати розмова рекомендується вдячністю гостю за дзвінок і висловленням сподівання на те, що гість скористається послугами готелю ( "Ми з нетерпінням будемо чекати Вашого приїзду в готель" і т.д.).

Факс . Бронювання готельних номерів проводиться готелем на підставі письмових заявок або гарантійних листів. Листи-заявки, які надходять по факсу і містять запити про бронювання місць і номерів у готелі, зазвичай приходять від компаній, організацій, фірм або туристичних агентств, які співпрацюють з даними готелем. Листи-заявки надсилаються на фірмових бланках, в яких має бути зазначено реквізити компанії, номери контактних телефонів та факсу, обов'язкове печатка організації і підпис відповідальної особи, що направляє дану заявку в готель. У листі-заявці, крім прохання забронювати номер або місце для зазначеного людини або групи людей, повинна бути інформація про терміни розміщення, категорії номерів, формі оплати за проживання і ін. Також можуть бути вказані додаткові відомості або прохання (трансфер, номер для некурящих, гість-інвалід, гість з маленькою дитиною, особливе приготування номера до заїзду, номер поруч з ліфтом, вид з вікон на море або гори, ранній заїзд, виписка пізніше розрахункової години, подарунки в номер, додатковий халат, тихий номер і т.д. ). В даний час це найпоширеніший спосіб бронювання, здійснюваний безпосередньо готелем. Заявка (гарантійний лист) приймається готелем до виконання при наявності в готелі вільних (незабропірованних) готельних номерів у відповідний період. На заявку, отриману по факсу, відповідь як позитивного, так і негативного змісту (відмова) дасться обов'язково в письмовій формі протягом декількох годин. При відправці підтвердження бронювання в ньому вказується:

  • 1) ім'я та прізвище гостя (їй);
  • 2) терміни проживання;
  • 3) тип номера (категорія номера);
  • 4) ціна і послуги, що входять у вартість номера;
  • 5) номер броні;
  • 6) ім'я, прізвище і посаду співробітника, що посилає підтвердження бронювання.

У разі неможливості бронювання висилається ввічливу відмову, що містить вибачення, із зазначенням причини відмови.

Всі листи-заявки та відповіді на них повинні зберігатися в архіві служби бронювання з метою уникнення будь-яких непорозумінь і проблем, які можуть виникнути при поселенні гостей в готелі.

Пошта . Листи - заявки на розміщення можуть надходити в готель по пошті у вигляді рекомендованих листів. Їх також можуть доставляти в готель кур'єри.

Вимоги до оформлення та змісту даних заявок такі ж, як і до заявок на бронювання, що надходять по факсу. На заявку, надіслану поштою, відповідь дається в письмовому вигляді і надсилається поштою протягом одного-двох днів.

Більшість готелів розробили форми заявок на бронювання, які можуть бути вислані потенційним клієнтам при їх необхідності в розміщенні. Форма заявки на бронювання може бути також розміщена па сайті готелю. Клієнтам потрібно заповнити графи бланка і переправити його в готель по факсу, поштою, електронною поштою, з кур'єром. На рис. 5 і 6 представлений зразок заявки на бронювання (варіант російською та англійською мовами відповідно).

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >