Оплата за безготівковим розрахунком

При виписці клієнтів, які проживають в готелі за безготівковим розрахунком (Account to company ), клерк Front desk зобов'язаний проконтролювати, чи перераховані гроші за обслуговування на рахунок готелю або чи є гарантія їх надходження найближчим часом. Співробітник Front desk повинен також перевірити перелік послуг, наданих клієнтам за безготівковим розрахунком на умовах договору або гарантійного листа. Суми за рахунками даних клієнтів повинні потрапити строго на безготівкові рахунки організацій, по лінії яких вони розміщувалися. У комп'ютерній програмі є відповідний розділ. Якщо у клієнтів є рахунки за надані готелем додаткові платні послуги, що не входять до цього переліку, необхідно отримати за них оплату готівкою або кредитною карткою і видати необхідні рахунки, про які вже говорилося раніше.

Оплата ваучерами

Ще один вид оплати в готелі - це оплата ваучерами (Voucher). Він менш поширений, ніж готівковий розрахунок і розрахунок кредитними картами, і є різновидом безготівкового розрахунку. Ваучер - документ, що встановлює право туриста на послуги, що входять до складу туру і підтверджуючий факт їх надання. У ваучері повинні бути вказані:

  • • назва турфірми, що видала його;
  • • державний номер ліцензії турфірми на право здійснення туристичної діяльності (для вітчизняних туристських організацій);
  • • адреса турфірми і інші її максимально повні реквізити;
  • • номер ваучера та дата видачі;
  • • найменування тієї організації, для якої призначений ваучер (готель, пансіонат, будинок відпочинку, інша турфірма і т.д.);
  • • прізвище клієнта або клієнтів;
  • • кількість клієнтів;
  • • детальний перелік оплачених послуг, які необхідно надати даного клієнта в конкретні терміни;
  • • телефони і адреси партнерів турфірми (рис. 42).

Ваучер повинен мати підпис відповідальної особи і печатка

підприємства. Він зазвичай виписується в трьох примірниках: один залишається в організації, що видала ваучер; другий вида-

зразок ваучера

Рис . 42. Зразок ваучера

ється клієнту; третій призначений для приймаючої організації.

Іноземні та вітчизняні турфірми укладають з готелем договори на обслуговування туристів, ділових людей. Платіжним документом для клієнта є ваучер. Клієнти купують в турфірмі ваучер, тобто вже заздалегідь оплачують проживання і деякі додаткові платні послуги (зазвичай сніданок і трансфер). Готель або інший засіб розміщення отримують оплату за надані послуги від турфірм шляхом банківських переказів. Касир служби прийому і розміщення здає ваучери разом з іншими документами і рахунками в розрахункову частину готелю для подальшої обробки. У комп'ютерній програмі касир робить відповідні позначки за надані готелем послуги, що не входять до переліку оплачених послуг по ваучеру, касир бере оплату готівкою або за допомогою кредитної картки ( "Пан _____________, Ваше проживання і сніданки сплачені ваучером. Можу я попросити у Вас кредитну карту для оплати додаткових послуг? ").

Експрес-оплата готельного рахунку (Quick Check-out Service) або швидка виписка (Express Check-out)

Система експрес-виписки була розроблена і впроваджена Біллом Марріотт-молодшим. Ця система дуже зручна для часто зупиняються в готелях бізнес-туристів. Даний метод використовується тільки при оплаті кредитними картами і в російських умовах застосовується тільки в висококласних готелях, де висока ступінь довіри як з боку клієнтів до персоналу служби прийому і розміщення, так і навпаки, оскільки така процедура виписки з готелю не вимагає безпосередньої присутності мешканця. Бланк для "швидкої виписки" можна взяти в Reception під час реєстрації або в будь-який інший час в період проживання. Прийом Express Check-out можливий тільки при наявності чека преавторізаціі. Гості отримують свої готові рахунку ввечері (перед від'їздом вранці наступного дня). Деякі готелі застосовують технології, що дозволяють клієнтам перевірити правильність рахунку за допомогою інтерактивного телебачення у себе в номері. Якщо рахунки точні і гості згодні з усіма нарахуваннями за надані готелем послуги, вони заповнюють бланк або, по-іншому, угоду про експрес-оплати, підписують сто і здають в Reception при від'їзді. Ця процедура дозволяє значно заощадити час і уникнути можливих затримок під час виписки з готелю. На рис. 43 представлений зразок бланка угоди про експрес-оплати.

Іноді в готелях виникає необхідність повернення грошей клієнтам. Касир здійснює повернення грошових сум в наступних випадках:

  • • відмова гостя від номера протягом однієї години з моменту поселення, якщо клієнт нс користувався номером;
  • • у зв'язку з достроковим виїздом з готелю, коли оплата за номер була проведена на більший термін перебування;
  • • при зміні виду оплати з готівкового на безготівковий розрахунок;
  • • в особливих випадках за погодженням з керівництвом готелю;
  • • в разі переведення клієнта з раніше сплаченого номера в номер іншої категорії (меншою вартості);
  • • при підселення в оплачений номер ще одного гостя (гостей).

У двох останніх випадках виплачується різниця вартості номера.

Ця процедура супроводжується оформленням розписки клієнта в отриманні невикористаного авансу з обов'язковою ідентифікацією підпису гостя на розписці з підписом в паспорті або іншому посвідчує особу документі. Розписка повинна також містити паспортні дані клієнта (рис. 44).

Згодом вона буде здана в бухгалтерію разом з касовим звітом. Відповідно, сума виручки буде менше на зазначену суму.

Зразок угоди про експрес-оплати

Мал. 43. Зразок угоди про експрес-оплати

Зразок розписки на повернення грошей

Puc. 44. Зразок розписки на повернення грошей

Бувають випадки, коли клієнт відмовляється платити за ту чи іншу послугу. Якщо клерк служби прийому і розміщення не може самостійно залагодити проблему, йому слід звернутися до керівника підрозділу. Керівник, у свою чергу, на підставі своїх повноважень, досвіду, відповідних інструкцій повинен знайти правильне рішення даної проблеми. До кожного випадку необхідно підходити індивідуально, виходячи з ситуації, що склалася. При виникненні непорозумінь з оплатою необхідно відвести гостя в сторону від загальної черги, вирішити проблему без зайвого розголосу.

Процедура виписки (Check Out Procedure) не повинна займати більше восьми хвилин. На завершення виписки слід нагадати гостю про необхідність забрати свій паспорт, подякувати йому за те, що він вибрав ваш готель, запросити гостя приїхати ще ( "Будемо дуже раді знову бачити Вас в нашому готелі!"), Подякувати і заохотити гостя, яка заповнила картку - відгук про якість обслуговування в готелі (де це передбачено), побажати щасливої дороги.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >