КОНТРОЛІНГ І АУДИТ ЛАНЦЮГІВ ПОСТАВОК

За підсумками вивчення глави 4 студент повинен:

знати

• • загальні проблеми контролінгу ключових бізнес-процесів в ланцюгах поставок;
• • послідовність розробки та реалізації процедури контролінгу ланцюга поставок;
• • етапи побудови збалансованої системи показників ефективності ланцюга поставок;

вміти

• • проводити ідентифікацію вузьких місць ланцюга поставок;
• • використовувати SCOR-модель для контролінгу та аудиту ланцюгів поставок;

володіти

• методикою побудови та впровадження збалансованої системи показників ефективності ланцюга поставок.

Загальні проблеми контролінгу ключових бізнес-процесів в ланцюгах поставок

Для оцінки ефективності функціонування ланцюга поставок і діяльності SCM-підрозділів необхідна наявність процедури вимірювання результатів рішень, прийнятих персоналом управління фокусної компанії ланцюга або об'єднаної керуючої структури (зокрема, 4РL-провайдера). Вимірювання результатів управління ключовими бізнес-процесами є необхідною умовою досягнення цілей ланцюга поставок, так як забезпечує зворотний зв'язок, необхідну для ефективного SC-менеджменту. У цьому сенсі вимір результатів роботи SCM-департаментів (4РL-провайдерів) має два аспекти: по-перше, встановлення певної системи заходів (кількісних і якісних показників - KPI, критеріїв, шкал відносини і переваги); по-друге, безпосередньо вимір результату прийняття рішень в ланцюгах поставок.

Елементи системи вимірювання результатів виконання SCM- рішень можуть бути представлені у вигляді схеми (рис. 4.1).

Процес вимірювання результатів управління ланцюгом поставок залежить від цілей управління, набору процесів, часу контролю та моніторингу виконання бізнес-процесів (див. Рис. 4.1). Наприклад, вимір може проводитися для цілей контролю і аналізу щодня, один раз на місяць (квартал) і т.п. Часто результати вимірювань усереднюються за встановлений період часу.

Для вимірювань використовується ССП - збалансована система показників (balansed score card - BSC), запропонована Д. П. Нортоном і Р. С. Капланом.

Система основних вимірників (BSC / ΚΡΙ) ефективності ланцюга поставок залежить від цілей УЦП (стратегічних, тактичних, оперативних) і виду ланцюга. Вибрані вимірювачі містять основні вимоги до детальніших шкалами показників, що враховуються в системі контролінгу ланцюгів поставок.

У загальному випадку під SCM-контроллингом розуміють функціонал топ-менеджменту фокусної компанії ланцюга поставок, який включає в себе процес обробки даних (збір,

Мал. 4.1. Схема вимірювання результатів і поліпшення якості управління процесами в ланцюзі постачань

підготовка, переадресація виробничої, фінансової та іншої облікової інформації), планування, орієнтоване на спільну мету, а також контроль досягнення мети і прийняття управлінських рішень [76].

У контролінгу здійснюються збір і використання інформації за допомогою корпоративних інформаційних систем і систем управлінського обліку контрагентів ланцюга поставок при плануванні, фінансуванні, ціноутворенні, створенні звітів, оцінки, консультуванні та аудиті. Контролінг ланцюга поставок повинен бути націлений на рішення її основних завдань і досягнення цілей SC-стратегії. Контролінг охоплює визначення цілей (в тому числі стратегічних), планування, інструменти підтримки прийняття рішень, регулювання поточної / оперативної діяльності в залежності від результатів оцінки показників функціонування ланцюга поставок (системи KPI).

Для використання інструментів контролінгу ланцюга поставок в більшості випадків необхідні перебудова і узгодження планування, обліку і економічного аналізу контрагентів ланцюга. При переході на інтегрований контролінг доводиться вводити методи і форми диференційованого обліку витрат (наприклад, функціонально-вартісний аналіз), враховувати загальні витрати і результати ланцюга як за видами продукції, так і по сегментах ринку, групам клієнтів, окремим контрагентам, замовленнями, місцями формування результатів виробничої, фінансової і логістичної діяльності ланцюга постачань.

Контролінг ключових бізнес-процесів ланцюга поставок буде ефективним тільки за умови врахування реальних результатів і можливостей компаній - контрагентів ланцюга. Тому дуже важлива роль повноцінної інформаційної SCM-підтримки (бажано в масштабі реального часу) обчислень різниці між фактичними і плановими KPI (в рамках єдиного інформаційного простору контрагентів ланцюга поставок). Необхідною елементом контролінгу бізнес-процесів стає створення і ведення загальної бази даних для управління за відхиленнями (SCEM) і для розробки оптимізаційних рішень в ланцюгах поставок. SCM-контролінг з'єднує облік, планування, регулювання, інформаційну підтримку ключових бізнес-процесів в єдину систему, що самоорганізується ланцюга. При цьому контролінг націлений на усунення вузьких місць у функціонуванні ланцюга поставок, досягнення позитивних результатів роботи всіх контрагентів ланцюга в аспектах її стратегії при використанні в якості основного інструменту аналізу і регулювання діяльності ланок ланцюга ССП.

Провідні менеджери об'єднаного підрозділу контролінгу ланцюга поставок (SC-контролери) є, як правило, членами топ-персоналу фокусної компанії ланцюга (або окремої SCM-структури) і відповідальними за систему управлінського обліку, аналізу, контролю та регулювання ключових бізнес-процесів в ланцюзі постачань . Часто в їх сферу діяльності входить керівництво інформаційної під Держко (в рамках єдиного інформаційного простору - ЄДП) і формуванням системи загального документообігу контрагентів ланцюга.

Функціонал контролінгу ланцюга поставок складається в основному з п'яти компонентів, представлених в табл. 4.1.

В системі контролінгу ланцюгів поставок дуже важлива роль обліку загальних витрат [26]. В цьому випадку повинна застосовуватися єдина для всіх контрагентів система управлінського обліку, яка доповнює і розвиває бухгалтерський облік. Як правило, при цьому необхідно відповісти на наступні ключові питання.

• Які типи витрат виникають в ланцюзі постачань? (Облік видів витрат.)

Таблиця 4.1. Функціонал контролінгу [53]

• • Де були здійснені витрати? (Облік місць виникнення витрат в ланцюзі постачань.)
• • Скільки коштує виконання бізнес-процесів в ланцюзі постачань з диференціацією за функціями та операціями? (Облік носіїв витрат.)

Поряд з основною метою, орієнтованої на контроль досягнення запланованих результатів і підтримку стійкості ланцюга поставок, SC-контролер повинен вирішувати такі специфічні завдання [54]:

• • участь разом з вищими керівниками департаменту УЦП фокусної компанії в стратегічному, тактичному та оперативному плануванні ланцюга поставок, встановлення стандартів KPI в залежності від виділеного бюджету;
• • оцінка ключових бізнес-процесів з точки зору ринку, витрат і економічності;
• • планування та вартісної контроль ланцюга постачань за видами витрат, місцями виникнення та носіями витрат (бізнес-процесів або проектам);
• • вибір методів розрахунку і контроль показників ефективності ключових бізнес-процесів ланцюга поставок;
• • активна підтримка створення та ведення інформаційної бази контролінгу (в рамках ЄІП) і систем підтримки прийняття SC-рішень;
• • моніторинг ланцюга поставок (SCMo);
• • збір, узагальнення, формалізація і консолідація даних бухгалтерського та управлінського обліку (із застосуванням методу ABC ( activity based costing), який перекладається як ФВА - функціонально-вартісний аналіз);
• • інформаційна підтримка бізнес-процесів ланцюга та ін.

Реалізацію процедури побудови і функціонування системи контролінгу ланцюга поставок можна представити у вигляді послідовності наступних етапів (рис. 4.2).

Збір інформації для побудови інформаційної бази контролінгу ланцюгів поставок здійснюється шляхом побудови моделі даних управлінського обліку, реалізації форм і процедур введення даних, імпорту і трансформації даних з систем бухгалтерського і оперативного обліку контрагентів ланцюга. Для підтримки процесу бюджетування ланцюга поставок необхідна розробка документообігу по складанню розділів бюджету, забезпечення контролю виконання бюджету УЦП-департаменту (4РL-провайдера) ланцюга поставок на всіх

Мал. 4.2. Послідовність розробки і реалізації процедури контролінгу ланцюга поставок [26]

рівнях. При цьому плануватися повинні як фінансові, так і нефінансові показники (KPI). Необхідно використовувати засоби багатовимірного аналізу даних (OLAP-технології ^[1] ), можливості контролю ефективності ключових бізнес-процесів на основі стратегічних карт, SCOR-моделі ланцюга постачань, а також розробити методики розрахунку основних KPI.

Інформаційною основою контролінгу ланцюга поставок є система показників управлінського обліку (в ідеалі - ССП), орієнтована на реалізацію стратегії ланцюга. У загальному вигляді система управлінського обліку для цілей контролінгу ланцюга поставок повинна будуватися на основі вирішення наступних завдань [64]:

• • створення ССП ланцюга поставок, націленої на досягнення цілей її стратегії; використання при цьому технології SCOR-моделювання;
• • деталізація і диференціація показників обліку за необхідними параметрами / факторам ключових бізнес-процесів, багатовимірний аналіз показників, ФСА;
• • прогнозування, планування і облік як фінансових, так і нефінансових показників ефективності ланцюга поставок; відображення чинників в стратегічній карті SCOR-моделі;
• • зв'язування показників ефективності виконання ключових бізнес-процесів ланцюга з зовнішніми факторами, управлінськими діями і процедурами;
• • організація обліку KPI по центрам відповідальності, прибутку, витрат;
• • організація та автоматизація документообігу по складанню планів і прогнозів, обліку фактичних значень системи показників ланцюга поставок;
• • імпорт і трансформація даних і документів бухгалтерського та оперативного обліку (з використанням ЕОД і ЄІП) з метою їх приведення до встановленими форматами обліку діяльності контрагентів в ланцюзі постачань;
• • розробка різних моделей і методів аналізу і контролю показників, методів ранжирування показників і структурного аналізу в розрізі інтеграції зі SCOR-моделлю ланцюга.

Важливим завданням управлінського обліку в системі контролінгу ключових бізнес-процесів ланцюга поставок є віднесення накладних / інших витрат на окремі види функцій / операцій. Це дає можливість скласти нормативну і фактичну калькуляцію загальних витрат ланцюга. Для рознесення загальних витрат за видами діяльності, замовленнями або контрагентам можуть застосовуватися різні методи, наприклад вже згадуваний ФВА, факторний / індексний аналіз і т.п.

Функціонал контролінгу ключових бізнес-процесів в ланцюзі постачань складається з наступних основних завдань [76].

• 1. Розробка і впровадження ССП оцінки ефективності діяльності контрагентів ланцюга (системи KPI).
• 2. Реалізація процедури бенчмаркінгу ланцюга поставок для встановлення стандартів KPI.
• 3. Генерування облікових і звітних форм в рамках ЄІП контрагентів ланцюга поставок.
• 4. Розробка системи SC-моніторингу та інформаційної підтримки процесів контролінгу ланцюга.
• 5. Аналіз "розривів" KPI і регулювання / усунення відхилень фактичних значень показників від планових (SCEM).
• 6. Розробка і ведення загальної бази даних, впровадження інформаційних технологій і систем підтримки прийняття управлінських SC-рішень.

Основна процедура контролінгу ланцюга поставок схожа на контроль параметрів в технічних системах і процесах (наприклад, в автоматичних системах, автоматизованих системах управління і т.п.). Сам процес вироблення управлінських SC-рішень полягає в постійному або періодичному порівнянні заданих (базових, стандартних) характеристик і параметрів (зокрема, визначаються на основі KPI) з поточними значеннями цих параметрів. Складність такого порівняння для ланцюга поставок полягає в тому, що багато показників і характеристики (особливо пов'язані з сервісу) носять якісний характер, а критерії прийняття рішень з управління в ланцюгах поставок є векторними.

Загальна схема процесу контролінгу ланцюга поставок має вигляд, зображений на рис. 4.3.

Фокус процедури контролю параметрів ланцюга повинен бути спрямований на реалізований бізнес-процес, наприклад процедуру виконання замовлення або інтегровану сукупність операцій в галузі постачання, виробництва або дистрибуції. "Входом" процесу контролінгу ланцюга поставок є плани, нормативи і стандарти, які в сукупності складають деяку "настройку" ланцюга (за аналогією зі спостережними системами

Мал. 4.3. Схема процесу контролінгу ланцюга поставок [64]

в теорії автоматичного управління). Реалізуючи задану настройку, персонал департаменту УЦП фокусної компанії ланцюга або 4РL-провайдер стикається з впливом збурень зовнішнього (макроекономічної) середовища (зміна цін, тарифів, податків, рівня інфляції, процентних ставок, законодавства і т.п.) і змінами в параметрах внутрішнього стану самої ланцюга поставок (пов'язаних з фінансами, технологіями, персоналом і т.п.). Ці зміни викликають відхилення параметрів ланцюга від заданої настройки, що визначається в результаті порівняння в блоці моніторингу (SCMo). За результатами моніторингу виробляються коригувальні дії на параметри ланцюга поставок, включаючи її конфігурацію.

Центральним елементом контролінгу в цій схемі є система моніторингу - SCMo, яка використовує відповідні інформаційні технології УЦП в ЄІП [62]. Порівняння здійснюється на основі даних періодичної звітності, доповідей персоналу SCM-департаменту і аудиту функціонування ланцюга поставок. Типова інформація для моніторингу включає операційні витрати (загальні і за окремими функціями), стан запасів, використання бюджету, рівень якості логістичного сервісу, продуктивність виробничої і логістичної інфраструктури і т.п. Моніторинг ланцюга поставок здійснюється або вручну персоналом SC-менеджменту, консультантами, аудиторами, або на основі інформаційно-комп'ютерної підтримки. За результатами моніторингу приймаються рішення про коригувальні (керуючих) впливах на ключові бізнес-процеси або інші параметри (включаючи активи) ланцюга поставок. Наприклад, якщо встановлено недостатній рівень сервісу (доступності запасів) за необхідним асортиментом товарів у клієнтів одного з сегментів обслуговування ланцюга, SC-менеджер може прийняти рішення про збільшення страхових запасів на оптовому складі, з якого забезпечується конкретна роздрібна мережа.

Для ефективної роботи системи SCMo велике значення мають задана точність порівняння (допуск на KPI) і процедура встановлення їхніх граничних рівнів - "настройки" ланцюга поставок.

• [1] OLAP (від англ. Online analytical processing - аналітична обробка в реальному часі) - технологія обробки даних, яка полягає в підготовці сумарною (агрегированной) інформації на основі великих масивів даних.