Електронний документообіг контрагентів ланцюгів поставок

Складність, велика розмірність і наявність величезної кількості документів, що використовуються при УЦП, викликали появу концепції electronic data interchange (EDI -електронний обмін даними, ЕОД). У найбільш загальній трактуванні ЕОД є комп'ютерним інформаційний обмін між користувачами із застосуванням стандартного формату даних і обслуговуючий сучасні телекомунікаційні технології.

Існує багато визначень ЕОД, зокрема одне з поширених на сьогоднішній день - передача електронним способом структурованих відповідно до узгоджених стандартами повідомлень між інформаційними системами контрагентів.

Під повідомленням розуміється набір пов'язаних між собою даних, призначених для їх передачі в електронному вигляді, структурованих відповідно до узгоджених стандартами і однозначно автоматично оброблюваних передавальної і приймаючої інформаційними системами.

В даний час все більше фахівців вважають, що розшифровувати абревіатуру EDI слід як electronic document interchange - електронний документообіг. Дійсно, передати дані - це функція будь-якої мережі. Передати документ - це більш інтелектуальна процедура, яка складніша і більш потрібна, так як відображає кінцеву мету процесів в ЛС. Таким чином, під EDI-системою можна розуміти комп'ютерну систему електронного обміну документами, а під EDI-технологією - процес прийняття рішень на основі електронних документів [58].

EDI-технологія - технологія, що дозволяє замінити паперовий / файловий обмін інформацією між контрагентами ланцюга поставок автоматизованим обміном стандартизованими повідомленнями між їх комп'ютерними системами (рис. 9.9).

Існують кілька варіантів реалізації технології ЕОД (рис. 9.10).

• Через веб-портал. Для роботи з документами користувачі використовують інтерфейс на сайті EDI-провайдера, виробляючи з ними будь-які операції і в разі потреби зберігаючи їх у форматах XLS, PDF, DOC.

Традиційна (а) і EDI (б) схеми інформаційного обміну між учасниками ланцюга поставок

Мал. 9.9. Традиційна (а) і EDI (б) схеми інформаційного обміну між учасниками ланцюга поставок

• Модуль в обліковій системі дозволяє автоматично завантажувати документи в облікову систему, обробляти і відправляти їх контрагентам, забезпечуючи роботу з абсолютно будь-якими обліковими системами і їх внутрішніми форматами даних.

Основний елемент ЕОД, що дозволяє реалізувати ефективний обмін інформацією між корпоративними інформаційними системами - формат даних, структурований відповідно до визначеного стандартом (на сьогоднішній момент в системах ЕОД використовуються близько дванадцяти стандартів).

EDI-простір може бути організовано за допомогою різних телекомунікаційних протоколів (Х.25, FR, TCP / IP), електронної пошти (Х.400, SMTP / S-MIME, прямих з'єднань (VPN, FTP, EDIINT, VANs) і т. п. В даний час роботи по популяризації та стандартизації EDI-систем ведуться організаціями "ECR-Rus" [1] і "ААІ ЮНІСКАН / EAN Росія".

Варіанти реалізації EDI-технології

Мал. 9.10. Варіанти реалізації EDI-технології

Основними повідомленнями між постачальником і споживачем в ланцюзі постачань (рис. 9.11) є:

  • • каталог продукції / прайс-лист;
  • • замовлення на поставку продукції (як альтернатива, при реалізації VMI-технології можуть передаватися звіти про продажі або залишки запасів споживача);
  • • відповідь на замовлення;
  • • повідомлення про відвантаження (товарно-транспортна накладна);
  • • повідомлення про отримання;
  • • комерційний диспут (коригування документів, може ініціюватися на різних фазах документообігу);
  • • акт звірки взаєморозрахунків.

Предметами інформаційного обміну між споживачем послуг і логістичним оператором в рамках EDI-системи, крім перерахованих вище, можуть бути наступні типи повідомлень:

• замовлення на транспортування;

Схема ЕОД "постачальник - споживач" (приклад)

Мал. 9.11. Схема ЕОД "постачальник - споживач" (приклад)

  • • звіти про запаси / прихід / відвантаження;
  • • інформація про статус вантажу;
  • • інструкції по складської вантажопереробки;
  • • графічні файли (підстава повернення).

Автоматизація операцій з зовнішніми потоками інформації (впровадження ЕОД) дозволяє:

  • • забезпечити безпеку передачі комерційної інформації;
  • • гарантувати своєчасність передачі інформації;
  • • підвищити оперативність і знизити трудомісткість створення, прийому і обробки інформаційних повідомлень в ланцюзі постачань;
  • • мінімізувати помилки, що виникають при ручній обробці і введенні даних;
  • • скоротити витрати, пов'язані з оплатою праці працівників, на витратні матеріали, трансакційні витрати;
  • • скоротити час генерації інформаційної бази звітності, аналізу і прийняття рішень.

Основними принципами функціонування систем електронного документообігу є [58]:

  • • одноразова реєстрація документа, що дозволяє однозначно ідентифікувати документ в межах даної системи;
  • • можливість паралельного виконання операцій, що дозволяє скоротити час руху документів і підвищити оперативність їх виконання;
  • • безперервність руху документа, що дозволяє ідентифікувати відповідального за виконання документа (завдання) в кожен момент часу життя документа (процесу);
  • • єдина (або узгоджена розподілена) база документної інформації, що дозволяє виключити дублювання документів;
  • • ефективно організована система пошуку документа, що дозволяє знаходити документ, володіючи мінімальною інформацією про нього;
  • • розвинена система звітності по різним статусах і атрибутах документів, що дозволяє контролювати рух документів по процесах документообігу і приймати управлінські рішення, ґрунтуючись на даних зі звітів.

EDI-системи (зовнішнього обміну інформацією) використовуються при взаємодії контрагентів ланцюга поставок один з одним, з посередницькими, митними та іншими державно-адміністративними структурами в процесі здійснення операцій (в тому числі зовнішньоекономічної діяльності). Прикладом такого роду систем є інформаційна система для обміну повідомленнями між контрагентами ланцюгів поставок на основі протоколу UN / EDIFACT - United nation rules for electronic data interchange for administration , commerce and transportation - Правила ООН електронного обміну даними для державного управління, торгівлі і транспортування (139Н [ 2][2] ). Сьогодні типовим прикладом використання цієї моделі в ланцюгах поставок є попереднє електронне декларування в міжнародних транспортних операціях на офіційному сайті IRU ( The International road transport union - Міжнародний союз автомобільного транспорту) з використанням єдиної форми і регламенту [3] .

У ланцюзі постачань під керуванням фокусної компанії або 4РL-провайдера повинен бути встановлений єдиний регламент обміну даними з описом структури переданих документів або повідомлень. Обмін даними здійснюється в цьому випадку між інформаційними системами компаній-контрагентів ланцюга (ERP, CMR або EDI) через XML-інтерфейс. XML- документ (повідомлення) є тегірованний текст, якого читають будь-яким браузером. Тому при відомій структурі документа не складає труднощів написати просте веб-додаток для читання і передачі подібних документів. Інформаційна безпека в даному випадку забезпечується використанням електронних підписів і печаток. Завдання істотно спрощується при використанні сервера ЕОД (або call center на базі CRM) фокусної компанії. В цьому випадку всі учасники ланцюга поставок просто використовують клієнтські додатки до цієї EDI-системі для роботи в режимі реального часу. Для цих цілей може використовуватися будь-яка сучасна професійна EDI-система.

Основні технології електронного документообігу та супутні ІТ-додатки зведені в табл. 9.1 [26].

Основними перевагами використання EDI-систем і технологій в управлінні ланцюгами поставок є наступні.

Відмова від ручного введення даних. Асортимент продукції, що поставляється постачальником в торговельну мережу, може варьіровать-

Таблиця 9.1. Основні технології електронного документообігу

позначення

Назва

BCM

Business contact management - управління взаємодіями

EDI

Electronic data interchange - електронний обмін даними (ЕОД)

CMS

Content management system - система управління контентом (документами і даними в різних форматах і формах)

ЄСМ

Enterprise content management - управління документами (діловодством, контентом) підприємства. Клас: ІС підприємства

IDM

Integrated document management - інтегрована система управління документами

UM

Unified messaging - сучасна концепція уніфікованих повідомлень на основі технології XML (мова розширеної маркування)

ЕД

Електронний документ

Help Desk

ІС класу support wizard - системи настільного "конторського" типу для роботи з замовленнями і обробки запитів

ся від 10-15 до 300-400 і більше позицій. Для передачі такого обсягу інформації по факсу, ручного введення заявки / рахунку / накладної в ERP-систему може знадобитися велика кількість часу, що витрачається персоналом. З впровадженням EDI-технологій необхідність "перенабирати" замовлення йде, що економить робочий час персоналу і скорочує цикл обслуговування замовлення.

Відсутність помилок ручного введення. Ніхто не застрахований від помилок. Застосування електронного обміну даними виключає можливість помилок ручного введення, які часто призводять до додаткових витрат.

Миттєве отримання повідомлень. EDI-повідомлення, наприклад в платформі електронної комерції "eXite®", доставляються одержувачу через 15-30 секунд після відправки. Немає необхідності чекати замовлення, турбуватися про якість прийому факсимільного повідомлення.

Єдиний стандарт повідомлень. Для передачі повідомлень використовується підмножина стандарту EANCOM 2002 S3, який є самим широко поширеним стандартом ЕОД. Якщо один з контрагентів є абонентом іншої платформи електронної комерції, то "eXite®" забезпечує автоматичний роумінг з будь-яким з світових операторів ЕОД (GXS, ECOD, "Panteon", "Intesa" і ін.).

Економія на витратах. Персонал компанії звільняється від монотонної праці з ручного введення даних, скорочуються час на обробку замовлень і витрати на факсимільний і поштовий зв'язок, кур'єрську службу.

Можливість впровадження нових типів бізнес-процесів. Після впровадження ЕОД з'являється можливість використовувати такі широко використовувані в УЦП технології, як VMI, CRP, CPFR, які дозволяють значно збільшити торговий оборот між бізнес-партнерами ланцюгів поставок, підвищити рентабельність оборотного капіталу і конкурентоспроможність компаній на ринку.

Безпека. Вміст EDI-повідомлення не може бачити ніхто, крім відправника та одержувача (навіть адміністратори платформи). Суворі заходи безпеки роблять несанкціонований доступ до інформації неможливим.

Управління за допомогою ECM / EDI-систем будується на основі електронних завдань, що мають такі атрибути:

  • • ініціатор завдання, що має повноваження на створення документа;
  • • виконавці завдання, які призначаються ініціатором;
  • • співвиконавці завдання, які призначаються ініціатором або виконавцем з делегованими йому повноваженнями;
  • • контролер, який здійснює моніторинг якості виконання завдання;
  • • дати початку і закінчення виконання завдання;
  • • зміна (перенесення) дати закінчення виконання завдання;
  • • призначення додаткових завдань (підзавдань);
  • • документи (файли) з інструкціями та допоміжними матеріалами та ін.

Електронна комерція, заснована на EDI-технологіях, здійснюється вже понад 40 років і являє собою певний стандарт виконання торгових операцій і подання структурованих ділових документів.

EDI-технологія досить розвинена і широко представлена ​​у великих міжнародних економічних, телематичних і транспортно-логістичних програмах і проектах (наприклад, TACIS, TEDIM і ін.) [27, 58].

Використання ЕОД покращує достовірність, своєчасність і якість інформації, що передається між контрагентами ланцюгів поставок. Для реалізації всіх переваг ЕОД необхідно пов'язати всі ланки ланцюга поставок телекомунікаційними каналами. Цей зв'язок здійснюється за рахунок фірмових локальних мереж, комерційних і некомерційних телекомунікаційних мереж, що діють в межах регіону, країни або глобальних (наприклад, CompuServe, America online, Relcom, Інтернет та ін.).

Безпосередня вигода застосування ЕОД в ланцюгах поставок проявляється в наступних основних моментах:

  • • зростання продуктивності при виконанні ключових бізнес-процесів;
  • • поліпшення канальних взаємин між контрагентами ланцюга;
  • • зростання продуктивності ІТ-комунікацій;
  • • досягнення повної інтеграції дій контрагентів в рамках ЄІП;
  • • зменшення операційних та адміністративних (трансакційних) витрат.

Підвищення продуктивності досягається за рахунок швидкої передачі і обробки інформації, а точності і достовірності даних - за рахунок зменшення кількості паперових документів і можливості помилок введення даних. Скорочення витрат досягається за рахунок зменшення частки живої праці і матеріальних витрат, пов'язаних з печаткою, поштою, процедурами паперового документообігу; скорочення телефонних, телексних і факсимільних комунікацій; зменшення адміністративних і трансакційних витрат в ланцюзі постачань.

Є вдалі практичні реалізації цієї форми інформаційного обміну на основі стандарту EDIFACT [4] , наприклад в ВАТ "РЖД". У системах, що використовують EDIFACT, для формалізації документів реалізуються:

  • • єдиний синтаксис тексту документів;
  • • єдиний формат представлення елементів повідомлень;
  • • вибір елементів повідомлень з тексту документа.

Сама технологія EDIFACT включає:

  • • універсальна мова для формалізованого опису комерційних документів;
  • • набір класифікаторів (директорій) змісту реквізитів в комерційних документах (вантаж, країна, валюта, умови доставки і т.п.);
  • • набір стандартних форм документів (коносамент, зовнішньоторговельний контракт, вантажна митна декларація, документ контролю доставки та ін.)

Для подання документів в зручних для роботи звичних для користувача форматах застосовуються прямі і зворотні конвертори текстів. Формалізація вихідних документів здійснюється на основі міжнародного стандарту передачі повідомлень EDIFACT (ISO 9735). Для часто застосовуваних стандартних документів в сфері торгівлі розроблені типові EDIFACT-вистави. Повідомлення будуються на основі EDIFACT-директорій, які постійно розширюються. Розроблено програмне забезпечення для інформаційного обміну в стандарті EDIFACT. Сьогодні EDI-технологія розвивається в напрямку вдосконалення мов інформаційного обміну на основі специфікацій XML (extensible markup language) і OFX (open financial exchange) [5] .

В умовах високої конкуренції можливе формування віртуальних ланцюгів поставок, особливо при наявності розвиненої мережі віртуальних логістичних операторів. В цьому випадку інформаційні потоки можуть формуватися за схемою "споживач - оператор - постачальник - перевізник" у відкритих (Інтернет) або закритих корпоративних макромережі. Сьогодні ця схема успішно розвивається в формі електронного фрахту на транспорті. Ефективність цих технологій забезпечується завдяки високому ступеню автоматизації обробки інформаційних потоків.

Існуючі сьогодні EDI-системи досить статичні, обмін відбувається в строго фіксованому форматі за допомогою електронної пошти. Розвиток нових тенденцій об'єднання технологій XML і EDI забезпечує динамічний процес формування електронних документів та взаємодії між інформаційними системами контрагентів ланцюгів поставок. Тенденція об'єднання XML і EDI є найбільш перспективним напрямком у використанні електронних документів.

Великі роздрібні мережі (рітейлери) типу "Wal-Mart", "Kroger", "K-Mart" і ін. Використовують EDI Х12 для обміну електронними документами зі своїми торговими партнерами. Вони задають формат документів, які вони відправляють самі і які вони очікують від постачальників. Компанії-постачальники, які хочуть працювати з цими ритейлерами, зобов'язані використовувати ці формати - інакше вони не зможуть "зрозуміти", що замовляє ритейлер, або в компанії-рітейлері не зможуть "зрозуміти" інвойс.

Зазвичай набір документів, якими обмінюється рітейлер з постачальниками, включає в себе наступні:

  • • РВ ( purchase order, ордер замовлення) - який товар, скільки одиниць його і т.д. замовлено. Відправляє рітейлер.
  • • ASN ( advanced ship notice / manifest) - документ по комплектації та упаковці товару, наприклад 10 палет, на кожній по 4 коробки, в кожній коробці по 100 одиниць товару. Вага такої-то, обсяг такої-то. Відправляє постачальник.
  • Invoice (інвойс, або рахунок (-фактури)) - рахунок за товар. Відправляє постачальник.
  • Remittance advice - підтвердження оплати. Відправляє рітейлер.
  • • FA (functional acknowledgement ) - спеціальний тип документів, які відправляються автоматично у відповідь на отриманий електронний документ (підтверджують отримання) і містять інформацію про нерозпізнаних / необроблених даних (якщо такі є).

Незважаючи на те, що стандарти ЕОД для певного типу документа (наприклад, ордера або інвойсу) включають в себе безліч можливих даних (допустимих сегментів), на практиці рідко хто повністю використовує повний набір сегментів і елементів. Зазвичай компанії "вибирають" зі стандарту тільки ті сегменти і елементи, які потрібні для їх бізнесу.

У ланцюгах поставок роздрібних мереж ЕОД є сполучною ланкою між постачальниками товару і ритейлерами. Рітейлер, визначаючи версію і формат EDI-документів, встановлює суворі правила на документообіг зі своїми торговими партнерами [26].

ЕОД дозволяє компаніям - партнерам з електронного документообігу звести до мінімуму ймовірність помилок (в першу чергу людських), уніфікувати свій документообіг, автоматизувати свої процеси, чітко налагодити комунікації зі своїми партнерами і багато іншого.

У 2009-2011 рр. в Росії почали реалізовуватися кілька глобальних державних ініціатив, пов'язаних з організацією офіційного електронної взаємодії між державою, населенням і бізнесом, спрямованих на підвищення рівня проникнення інформаційних технологій в різні аспекти державного і суспільного життя. До них слід віднести затвердження переліку державних послуг, що надаються населенню через Інтернет, і затвердження положень про систему міжвідомчого документообігу, які стали першими важливими кроками на шляху реалізації концепції електронного уряду.

Важливо відзначити, що питання про правову базу електронного документа досі залишається відкритим. Сьогодні діяльність учасників електронного документообігу регламентується законами і положеннями про використання електронного цифрового підпису, ГОСТами і інструкціями з діловодства та архівної справи, законами і положеннями про інформаційні технології.

  • [1] URL: vww.ecr.ru
  • [2] URL: unece.org
  • [3] URL: tirepd.org
  • [4] URL: editrans.ru, gost.ru
  • [5] URL: vww.dtforum.ru/artides/xmledibuild.shml
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >