СОЦІАЛЬНІ ОСОБЛИВОСТІ УПРАВЛІННЯ В ОРГАНІЗАЦІЯХ

В результаті вивчення даного розділу студенти будуть:

знати

  • • сутність процесу управління, властивості і функції системи управління в організаціях;
  • • організаційні комунікації;
  • • внутрішню культуру і зовнішнє оточення організації;
  • • питання соціологічного супроводу функціонування і розвитку організацій;

вміти

  • • формувати уявлення про основні етапи управлінської діяльності в організації;
  • • характеризувати зміст основних функцій та принципів управління;
  • • проводити аналіз каналів організаційних комунікацій;
  • • оцінювати основні проблеми функціонування комунікацій в організаціях;
  • • розпізнавати типи корпоративних культур і структур організації, види зв'язків організації із зовнішнім оточенням;

володіти

  • • навичками вибору стратегій організації у відношенні з зовнішнім оточенням;
  • • системою показників характеристик внутрішнього і зовнішнього середовища організації;
  • • практикою здійснення соціологічного супроводу функціонування організації по етапах управлінського циклу.

Сутність процесу управління в організаціях

Сучасні організації неможливі без особливого виду діяльності, спрямованої на перетворення різних сторін їхнього життя. Управлінська діяльність вкрай різноманітна і суперечлива. Про її складності говорить безліч прийнятих і використовуваних на практиці концепцій управління. І до цього дня дослідники організацій не прийшли до єдиної думки щодо сутності управлінського процесу і функцій управління.

Однак всі дослідники сходяться в тому, що основою процесу управління є досягнення цілей організації оптимальними способами. Практика діяльності людей в рамках організації показала, що оптимальним способом реалізації цілей є створення в рамках організації спеціального органу, який безпосередньо не включений в процес виробництва продукту, а знаходиться як би над ним. Так, керівництво відділу або служби в державній установі повинна контролювати діяльність виконавців, не виконуючи їх функції.

У найзагальнішому вигляді процес управління постає як сукупність дій особливого органу організації, спрямованих на зміни існуючого стану організації або її частини в напрямку досягнення цілей і балансу організації з зовнішнім середовищем. Ця сукупність на першому етапі передбачає ретельну розробку способів досягнення цілей, проміжних еталонів і виділення базисних точок, без впливу на які реалізація способів досягнення цілей неефективна або неможлива. Ці точки отримали назву "контрольованих параметрів". Завданням управління, таким чином, є утримання в допустимих межах контрольованих параметрів і, отже, дій окремих підрозділів організації та організації в цілому в напрямку досягнення поставлених цілей.

Вплив на контрольований параметр здійснюється за допомогою зміни ситуації або за допомогою стимулів. Для здійснення цього завдання керівники, які займаються управлінням, повинні орієнтуватися не тільки на контрольовані параметри керованого об'єкта, але і на взаємини цього підрозділу або організації із зовнішнім оточенням.

Блок управління виділяється з процесу виробництва, хоча і пов'язаний з ними двома комунікаційними каналами. У той же час блок управління являє собою відкриту систему, тобто повинен бути пов'язаний із зовнішнім оточенням. Таким чином, керівник зобов'язаний здійснювати координацію вимог зовнішнього середовища з існуючим станом процесу виробництва продукту в організації. Фактично для здійснення такої координації блок управління працює як перемикач.

Система управління організацією та її підрозділами складається з блоку управління і каналів управління, що з'єднують блок управління з процесором (тією частиною організації, де відбувається виробництво певного продукту). Блок управління є підсистемою організації, яка складається з чотирьох компонентів.

  • 1. Мета або еталон. Являє собою нормативно засвоєний орієнтир, який має деякий якісне або кількісне значення, з яким має відповідати значення певного контрольованого параметра. Найчастіше мети або еталони виражаються у вигляді пунктів або етапів плану, програми, технологічного ланцюжка, норми поведінки, частини дерева цілей і т.д. При формуванні мети або еталона для управління процесами в організації важливо, щоб вони були сумірні з контрольованими параметрами. В іншому випадку неможливо задіяти другий компонент блоку управління, а саме елемент порівняння і оцінки.
  • 2. Порівняння та оцінка. Даний компонент передбачає наявність постійної специфічної діяльності і критеріїв оцінки, що задаються характеристиками управлінського контуру. Грамотна і адекватна оцінка контрольованого параметра залежить також від комунікаційних каналів вимірювання. Основні вимоги до оцінки і виміру - точність і своєчасність надходження інформації до керівника, який приймає управлінські рішення.
  • 3. Перемикач. Роль перемикача в системі управління полягає в своєчасному блокуванні або, навпаки, розблокування каналів зв'язку із зовнішнім середовищем організації та каналів внутрішнього зв'язку з метою відсікання незначущих або непотрібних сигналів або потоків інформації. Пріоритет щодо передачі віддається тільки тієї інформації, яка необхідна для приведення контрольованих параметрів у відповідність з еталоном.
  • 4. Центр прийняття управлінського рішення. У цій точці сходиться інформація з боку зовнішнього оточення (контрольованих параметрів зовнішнього середовища) і з боку еталонів і цілей. Аналізуючи цю інформацію, керівник організації повинен:
  • 1) знайти шляхи впливу на процесор для зміни його стану для здійснення цілей організації;
  • 2) зберегти життєздатність окремих підрозділів організації, а також всієї організації як цілісної системи;
  • 3) впливати на саму систему управління з метою підвищення її ефективності та вдосконалення управлінських комунікацій;
  • 4) відсікати все непотрібні і шкідливі для організації або її підрозділів впливу з боку зовнішнього середовища або з боку підрозділів організації.

Простежуючи роботу управлінського контуру в організації, можна виділити наступні основні етапи управління.

  • 1. Надходження сигналу в блок управління. Інформація в блок управління може надходити із зовнішнього середовища (по каналу зовнішнього зв'язку) або з самої організації, від процесора (по каналу вимірювання). Блок управління постійно повинен бути готовий до прийому інформації за двома цими каналам одночасно. У цьому випадку керівник як суб'єкт управління зобов'язаний чуйно реагувати па зовнішній вплив, що отримується але каналу зовнішнього оточення, постійно зіставляючи інформацію з існуючим станом організації або її підрозділу. Це стан оцінюється, виходячи з повідомлень, що надходять по каналу вимірювання. Наприклад, керівник в організації відстежує обсяг продажів або рівень споживчих переваг і постійно порівнює вимоги ринку з якістю продукції, що випускається організацією. Слід пам'ятати, що чим більше об'єктів зовнішнього середовища підключено до каналу зовнішнього оточення (це можуть бути об'єкти ринкового і інституційного рівнів зовнішнього оточення) і чим повніша інформація надходить з цього каналу, тим більше гнучкість організації, тим більше у неї шансів успішно адаптуватися до зовнішніх умовами і досягти поставлених цілей.
  • 2. Відбір інформації, необхідної для прийняття управлінського рішення. Відбір інформації в блоці управління організацією заснований на зіставленні повідомлень, що надходять по двох каналах з існуючими цілями і еталонами. При цьому:
    • відбір інформації, що проходить по каналу зовнішнього оточення, відбувається на основі її значущості та корисності для діяльності організації. Якщо інформація корисна або значима для діяльності організації, то вона проходить як одна з підстав управлінського рішення. Наприклад, якщо керівник отримує інформацію про те, що продукт його організації не знаходить збуту на ринку, він приймає це до відома для зміни процесу виробництва або зміни самого продукту. У тому випадку, якщо інформація з зовнішнього оточення не представляє, на думку керівника або координуючого органу організації, цінності для процесу виробництва продукту, перемикач не замикається лінію прийняття рішень;
    • відбір інформації, що проходить по каналу вимірювання, проводиться за повідомленнями, що надходять з процесора організації. В даному випадку критерієм прийняття цього повідомлення для прийняття управлінського рішення є ступінь відхилення повідомлення про стан контрольованого параметра від прийнятого еталону або цілі. У тому випадку, якщо керівник вважає, що відхилення від еталонів перевищує гранично допустиме значення, яке визначається масштабом реакції на поведінку процесора системи. Інформація, що не впливає на роботу системи або що не представляє значущості для прийняття управлінських рішень, відкидається керівником або архівується (в залежності від корпоративних норм обліку, переробки та зберігання інформації в даній організації).
  • 3. Прийняття управлінського рішення. При прийнятті управлінського рішення кожен керівник повинен пам'ятати, що він являє собою лише одне з ланок рекурсивної системи, тобто його рішення повинні сприйматися іншими керівниками і доводитися до виконавців. Управлінське рішення завжди пов'язане з необхідністю впливу на об'єкт управління з метою приведення його у бажаний стан і, так як це вимагає витрат часу, можна говорити про процес прийняття рішень.

Процес прийняття рішень починається з розробки критеріїв прийняття управлінського рішення. Це означає прийняття і розрахунок керівником організації або її підрозділів альтернатив дій, що призводять, на його думку, до досягнення цілей організації.

  • 4. Доведення управлінського рішення до процесора. Вироблене в блоці управління рішення доводиться до процесора через капав управління. При цьому до каналу управління ставляться такі вимоги:
    • • управлінське рішення, яке передається по цьому каналу, має доходити до всіх структурних одиниць організації, яким воно призначалося по розгалуженої і надійної комунікаційної мережі;
    • • канал управління повинен бути єдиним для кожного підрозділу організації (відповідно до принципу єдиноначальності);
    • • канал управління повинен виключати двозначну інформацію.
  • 5. Сприйняття управлінського рішення як сигналу підрозділами організації і прийняття внутрішніх управлінських рішень. Відповідно до системної теорією і відповідно до принципу рекурсивності кожна підсистема організації сама є системою. При цьому управлінське рішення сприймається ними як зовнішній сигнал. Щоб цей сигнал сприймався так, щоб реалізовувалися цілі вищої управлінської системи, необхідно підкріплення цього сигналу владними ресурсами (матеріальними ресурсами, можливостями покарання і винагороди, авторитетом, впливом і т.д.). Якщо управлінські ресурси не присутні в управлінському контурі або вони недостатні, весь процес управління може стати неефективним. Оскільки організація є соціальною систему, на різні етапи управлінського процесу впливає поведінка людей, членів організації. У зв'язку з цим на даному етапі управління важливий не тільки авторитет керівника, а й прийняття членами організації сукупності норм корпоративної культури або, але принаймні, лояльності по відношенню до цих норм.

У підсумку ми можемо сказати, що для управління будь-якою ситуацією в організації потрібно мати можливість:

  • 1) вимірювати контрольовані параметри і порівнювати їх з еталонними значеннями, для чого цей параметр повинен бути "чистим", тобто звільненим від стороннього впливу;
  • 2) здійснювати корекцію, для чого необхідні необхідні владні ресурси управління;
  • 3) утримувати стан коригуючого впливу до прийняття наступного рішення, в іншому випадку рішення буде неефективним.

В ході функціонування управлінського контуру для керівника організації або її підрозділу важливо враховувати основні характеристики системи управління, до яких відносяться чутливість, стійкість і швидкість реакції системи.

Чутливість системи управління характеризує величину відхилення контрольованого параметра від мети або еталона, при якому управлінська система починає видавати регулюючий вплив на процесор. Величина максимального відхилення контрольованого параметра, після якого проводиться управлінський вплив, називається масштабом управління системи. Очевидно, що при занадто великому масштабі управління керівництво організації реагує тільки на досить значне відхилення контрольованого параметра від еталонних значень. При цьому виникає небезпека поступового розхитування норм життєдіяльності організації, так як через постійні, дрібних і не фіксуються порушень може бути втрачений авторитет керівників організації, поставлені під сумнів їх здатності контролювати ситуацію. З іншого боку, всеосяжний і постійний контроль, здійснюваний управлінським контуром за кожним порушенням (дрібний масштаб управління системи), може негативно позначитися на діяльності організації, так як в даному випадку витрачаються невиправдано великі ресурси управління, підлеглі роздратовані постійним контролем і відмовляються від поліпшення нормативної основи організації (розмиваються установки на творчу працю). Крім того, наноситься удар по неформальним відносинам в організації та участі неформальних груп в ухваленні рішень. Отже, важливим завданням для керівництва організації слід вважати пошук оптимального масштабу управління системи, при якому ефективно присікаються небезпечні відхилення від норм і в той же час контроль не гальмує творчу, творчу складову діяльності організації.

Стійкість системи управління - це здатність організації або її частини протягом певного часу підтримувати обраний органом управління режим функціонування. Практично в організації дана характеристика виражається в ступені і тривалості контролю за виконанням рішень органу управління. У нестійких системах відступ від рішень, прийнятих керівництвом, настає фактично відразу після їх впровадження. Ця обставина призводить до необхідності винесення додаткових повторних рішень або посилення організаційного контролю через примус. Навпаки, стійкі системи здатні після прийняття рішення утримувати організацію або її підрозділ в необхідному положенні аж до прийняття наступного управлінського рішення з даного питання.

Швидкість реакції системи па прийняте рішення - це швидкість, з якою система здатна змінювати свій стан у відповідь на управлінський вплив, коригувати відхилення від еталонних значень. Ця характеристика залежить не тільки від "послуху" керованого об'єкта, а й від здатності комунікаційних каналів в точності і швидко передавати інформацію до підрозділів організації.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >