Властивості і функції системи управління в організації

Функції управління в організації

Під функціями управління в даному випадку розуміється внесок органу управління в загальну діяльність системи, яку представляє собою організація. Будь-який процес управління незалежно від особливостей організації (розміру, виду діяльності, форми власності, технології і т.д.) включає в себе виконання загальних функцій. Вперше питання про такі функції управління поставив Анрі Файоль.

Теорія А. Файоля

Відповідно до цієї теорії управлінський орган повинен виконувати наступні загальні функції.

  • 1. Планування - є один з компонентів процесу управління, в ході якого формулюються цілі, створюються зразки і еталони, що є основою управлінського контуру в організації. При цьому важливо, щоб планувалися не тільки спільні цілі, а й позначалися етапи їх досягнення, обгрунтовувалися ресурсні можливості для досягнення цілей і виконання нормативів. Управління означає погляд вперед, який робить процес передбачення і планування центральним у підприємницькій діяльності, тобто менеджер повинен оцінювати майбутнє і передбачити його. Для ефективного функціонування організації необхідний план, який володіє єдністю, нерозривністю, гнучкістю і точністю. Ці характеристики реалізуються наступним чином:
    • • завдання кожної частини організації пов'язані один з одним (єдність);
    • • проводиться як короткострокове, так і довгострокове планування (нерозривність);
    • • є можливість адаптувати план до обставин, що змінюються (гнучкість);
    • • здійснюється пророкування напрямку дії (точність).

Планування засноване на з'єднанні цілей організації і її підрозділів із засобами для їх досягнення. Разом з тим планування побічно є інструментом контролю, так як воно не тільки встановлює цілі, нормативи і еталони діяльності, але і визначає межі відхилень від норм, порушення яких обумовлює прийняття координуючих рішень.

  • 2. Організовиваніе - функція органу управління організацією, сутністю якої є створення самої управлінської структури організації, тобто забезпечення необхідного рівня формалізації, залучення в організацію ресурсів і формування умов, необхідних для її нормальної роботи:
    • • формування системи відносин влади і підпорядкування, що виключає подвійне підпорядкування і має прийнятні норми керованості;
    • • забезпечення керівників всіх рівнів прерогативами і ресурсами влади;
    • • визначення системи санкцій за порушення норм організації;
    • • вироблення рольових вимог для кожного члена організації і визначення меж кожної ролі;
    • • забезпечення умов і ресурсів для виконання рольових функцій кожним членом організації.

Крім того, в функцію організовиваніе слід включати всі дії, пов'язані з конструюванням колективу організації та її підрозділів [1] .

Очевидно, що для керівництва здійсненням цієї функції найбільш підходить лідер-організатор - найавторитетніший член організації саме на момент створення структур. Як правило, такому лідеру нецікава буденна, повсякденна робота, йому потрібно кипіння життя і творення.

  • 3. Розпорядження - одна з основних функцій управління, суть якої - в пред'явленні керівником вимог до підлеглих щодо виконання ними рольових очікувань, розподілу відповідальності, постійного впливу на поведінку підлеглих. При цьому обов'язковим є застосування керівником певних прерогатив влади, які задані його рольовими функціями. Уявімо собі організацію, в якій сформована структура, визначені рольові обов'язки і норми діяльності. Тоді керівники організації повинні орієнтувати підлеглих на здійснення ними робочих операцій, так як цілі кожного працівника не обов'язково збігаються з цілями організації. Використовуючи різні форми влади (особистий авторитет, власні знання, примус і т.д.), керівник повинен розпорядитися, як, хто, коли буде виконувати доручену завдання.
  • 4. Контроль - найбільш важлива функція управління, кінцевий підсумок всієї управлінської діяльності. Головними моментами здійснення контролю є наступні:
    • • вибір способу контролю, наприклад керівник може спочатку вибрати жорсткі способи контролю виконання завдань або, навпаки, надати підлеглим реалізацію функцій контролю (через груповий тиск і правила дотримання групових норм);
    • • вибір масштабу контролю або частоти і сили втручання керівника в процес виготовлення продукту;
    • • вибір методу позитивного або негативного стимулювання для досягнення найменшого відхилення від планових норм.
  • 5. Координація є центральною функцією управління, забезпечує його безперебійність і безперервність. Завдання координування - досягнення узгодженості в роботі всіх ланок організації шляхом встановлення раціональних зв'язків (комунікацій) між ними. Характер цих зв'язків може бути самим різним, тому що залежить від координованих процесів. Найбільш часто використовуються: звіти, інтерв'ю, зборів, комп'ютерний зв'язок, засоби радіо- і телемовлення, документи. За допомогою цих та інших форм зв'язку встановлюється взаємодія між підсистемами організації, здійснюється маневрування ресурсами, забезпечується єдність і погодження загальних функцій управління (планування, організовиваніе, розпорядження і контролю), а також дій керівників.

А. Файоль вважав, що ці функції найбільш важливі і взагалі єдино значущі для керівника (зокрема, він вважав всі інші роботи не властивими керівнику), однак сучасний керівник доповнює рольові вимоги іншими (назвемо їх додатковими) функціями управління. Всі функції керівника перерахувати досить складно, так як багато функцій залежать від культури організації, соціальної структури, від ситуацій, які можуть складатися в ході управлінської діяльності, і т.п. Перерахуємо ряд найважливіших функцій, які виконують керівники в організаціях. Крім загальноприйнятих, обов'язкових і традиційних функцій керівники в організації можуть виконувати такі функції:

  • • придбання і розподіл ресурсів між членами організації або її підрозділами;
  • • сприйняття, фільтрування, поширення і використання інформації для досягнення організаційних цілей;
  • • планування та проведення інновацій;
  • • пошук, оцінка та використання коштів мотивації працівників.

Крім детального аналізу функцій керівників в організації Файоль розробив систему основних управлінських принципів, які регулюють нормативну і поведінкову основу діяльності системи управління. Розробляючи ці принципи, Файоль підкреслював, що незважаючи на те, що ці принципи наближають організацію до досягнення її основних цілей, вони не повинні розглядатися як догма. Навпаки, застосування цих принципів передбачає гнучкість і адаптивність до конкретної ситуації управління. Всього цих принципів управління, на думку Файоля, існує 14. Їх зміст детально розкрито в розділі 1 (п. 1.4).

Розвиваючи управлінську концепцію Файоля, відомий дослідник організацій П. Друкер також визначив основні завдання у діяльності керівників [2] :

  • • прагнення до досягнення специфічних цілей і виконання основної місії організації незалежно від виду її діяльності (наприклад, незалежно від того, чи комерційна це організація або некомерційна - лікарня, університет, політична партія і ін.);
  • • підтримку процесу виробництва продукту і оптимального рівня продуктивності, а також активності працюючих членів організації;
  • • управління соціальними факторами, що впливають на діяльність організації.

Таким чином, будь-яка діяльність з управління в організації пов'язана з виконанням функцій управління, жорстко регламентується існуючими принципами управління і орієнтована на виконання головних завдань управління.

Керівник, за Файолем, повинен бути лідером - людиною, яка своїм прикладом надихає підлеглих, стимулює їх діяльність з метою вирішення завдань організації завдяки доброму знанню справи і колективу підлеглих, постійного контакту з підлеглими і широкому баченню всього, що відбувається навколо. Коротше кажучи, такий менеджер є поєднанням інтелектуальної сили та емоційного впливу.

  • [1] Фішер Р., Юрі У. Шлях до згоди, або переговори без поразки. М., 1992. С. 63.
  • [2] Друкер П. Ефективний керівник. М., 1994. С. 13-15.
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >